探索档案管理模式促进继续教育发展

2011-08-15杜文辉

赤峰学院学报·自然科学版 2011年10期

关键词：档案室数字化档案管理

杜文辉

（赤峰学院继续教育部，内蒙古赤峰 024000）

探索档案管理模式促进继续教育发展

杜文辉

（赤峰学院继续教育部，内蒙古赤峰 024000）

分析了当前继续教育档案管理模式的现状与问题，提出了改进继续教育档案管理工作的基本思路.

继续教育档案；管理模式；思路

近年来，随着现代科学技术的飞速发展，传统的档案管理模式已经难以适应时代的要求.作为一名高校教师培训机构档案管理工作者，感到迫切需要探索全新的管理模式，更好地发挥档案管理服务中小学教育、服务社会发展的重要作用.快速发展的信息化建设，深刻影响着人们的生产生活，逐步改变着我们的工作方式，这一方面为档案工作进一步发展提供了更广阔的空间，另一方面也对档案管理工作提出了更高更新的要求.面对机遇与挑战，档案管理如何适应社会需求，开拓创新，是摆在我们面前的首要任务.走自动化、信息化之路，用档案管理的自动化、信息化方式，参与并服务于中小学教师继续教育管理，利用现代信息技术记录管理、开发利用档案就成为必然.

继续教育档案是教师从事继续教育教学培训、科研、管理等活动中直接形成、具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的原始记录.它不仅是继续教育发展的珍贵历史资料,更重要的是它对今后的继续教育培训、科研、管理等方面具有重要的参考价值和凭证作用.完整、准确的继续教育管理档案既是一个地区继续教育教学发展的重要依据和必要条件,也是进行科研工作的信息资源.继续教育档案管理工作就是用科学的原则和方法管理继续教育档案,为地区继续教育服务的工作.

1 当前继续教育档案管理模式的现状与问题分析

由于工作需要，继续教育档案管理一直十分注重运用现代化技术，致力于将最新的计算机技术运用于档案工作，无论是早期只能对室藏档案进行目录管理的单机档案管理系统，还是对各项工作和档案资料进行全方位、多层面管理的档案信息管理系统，都在一定程度上解决了档案管理中信息共享、自动化处理以及数字化档案的初步要求，但这仅仅是实现了一些计算机技术的运用，档案管理现代化的模式仍是计算机技术加上传统的档案管理模式，实质仍是传统档案管理模式运用新技术的改进，是对传统档案管理模式的数字模拟，并未从根本上真正改变管理方式.

继续教育档案仅仅是以单一的纸质档案为主，由于纸张的老化变质和经常查阅取放的自然磨损，使介质档案保存期不长且存放不方便，占用面积又大，难以达到永久安全保存，以至对信息的转化、利用与传输都停留在较为落后的基础上，不适应信息化建设的发展及社会的新需求.主要体现在：

1.1 电子文件这一新型载体的产生，给传统管理模式带来了极大冲击

20世纪90年代以来，信息技术在继续教育系统的办公活动中广泛应用，出现了新型载体文件-电子文件，信息流通的基础结构发生了变化.比如赤峰市高中教师教育技术培训过程中，文件的下发，计划的上报均是以电子邮件的形式传达的.电子文件的产生，决不仅意味着一种新型载体档案的诞生，也标志着人类记录信息、传达信息、存留信息的方式发生了革命.这场革命是纸张产生以来，是近现代档案学理论诞生以来，文书、档案工作领域最剧烈的一次变革，它直接影响到档案工作的运作方式、基本理论乃至思维观念.档案管理也冲破传统的档案学的束缚，摆脱了传统的“档案实体”的狭小的实践范围，进入到信息与信息系统领域.针对传统档案管理的“一元理论”，提出了档案实体管理和档案信息处理及网络信息处理并行的“多元理论”.

1.2 纸质档案与电子档案并存的现状，对改变传统的管理模式提出了迫切的要求

教育档案涉及种类众多，而存在了上千年的纸张已经作为一种传统，深深扎根于人类社会，它凭借载体的稳定、信息的可靠等优势，不会轻易退出历史舞台.同时电子文件的原始性、完整性、安全性、可读性等一系列棘手的问题还摆在我们面前.因此电子文件不会在一朝一夕替代纸质档案，二者将长期共存.

现实与理论都向我们表明现有的档案管理模式已很难适应新的需求，面对实体档案、电子档案并存，面对社会需求多样化的现状，教育档案管理迫切需要建立一套新的管理模式来面对的新形势的挑战和发展机遇.

2 新型管理模式的内涵与功能

新型管理模式要求我们从管理思想、管理方式、管理手段上进行变革，采取新管理加新技术的方式.我们认为新型管理模式应是一种以档案实体及其相关信息为管理对象，采用文件、档案、信息一体化集成管理的方法，利用现代高新技术，实现对档案信息的多功能开发、利用，对档案实体达到有效保护的一种管理方式.新的管理模式是一种多元化的并行模式，它既是传统档案室与数字档案室的并行，又是档案实体与信息的并行，也是传统档案载体与电子载体的并行.

新型管理模式将采用现代高新技术和数码信息处理技术对继续教育档案进行收集、整理，利用各工作环节进行优化，实现继续教育档案资源的合理配置，积极营建继续教育档案资源共享的策略与环境，加快促进继续教育档案服务机制的创新，为社会提供一种全新的传播、交流继续教育档案信息的方式与高质量的继续教育档案信息产品，使继续教育档案工作更好地为继续教育服务.

预试问卷设计主要通过项目选编和评估，确定“高职院校数学教师核心素养量表”初测版．具体地，首先依据理论框架因素及要义编制项目，在项目表述上注意做到语句简单明了、通俗易懂、措词准确、没有模棱两可．项目初步拟定后，请专家评价这些项目．一是参照各因素的含义，评价每一个项目是否准确反映了对应因素的内涵；二是根据量表的语言要求，分析每一个项目的语言表述和可读性，注意分析是否存在歧义，表达是否符合高职院校教师的职业特征、专业水平等．根据综合评价意见进行修改，形成预试问卷．

3 改进继续教育档案管理工作的基本思路

面对电子档案文件数量急剧增加，网上利用档案文件信息的要求越来越高，档案部门力求在数字化、网络化方面多做文章.如何改进档案管理工作？根据《全国档案信息化建设实施纲要》，《高等学校档案管理办法》及多年档案工作的实践经验，以档案网络建设为基础，以档案信息资源建设为核心，以扩大档案信息资源开发利用为目标，加快推进档案资源数字化、信息管理标准化、信息服务网络化的进程，使档案管理工作更加科学系统.

3.1 加快档案信息化基础设施建设.建设数字化档案室，大致包括档案室库房建设，档案室室藏建设，检索工具建设，规章制度建设等.继续推进运用计算机管理档案，提高档案室计算机和网络技术的应用程度，逐步提高档案信息化水平.

3.2 促进档案信息资源建设.要建设数字化档案室，首先要用现代信息处理技术对档案室中存储的档案包括纸制档案，照片档案，录音，录像（视频）档案等各种载体的档案和现行文件进行数字化处理和存储，即进行数字化档案室室藏建设.

3.3 加强档案目录数据库建设.继续教育档案室的核心问题是信息资源库的建设.信息资源库应成为继续教育档案室资料存储中心和档案资料处理中心.充分运用计算机技术，加快档案目录数据库建设，提高档案检索利用服务质量.要求各科室向档案室移交档案时，要尽量做到同时移交电子目录及电子文件夹.

3.4 积极推进档案全文数据库和多媒体数据库建设.条件具备时档案室应通过接收电子档案，对各种类型档案进行数字化管理等方法，积极建设相关的全文数字库和多媒体数据库，尽快实现档案全文信息查询，不断提高服务效率和质量.

3.5 加强电子文件归档管理.档案室要根据档案管理的要求，加强对本单位电子文件积累、鉴定、著录、归档等工作的监督、指导，保证各科室产生的有保存价值的电子文件真实、完整、有效.研究电子档案接收、保管、利用的技术方法，制订电子档案管理办法.最后实现档案信息处理计算机化，信息存储数字化，信息采集实时化，信息服务利用网络化.

4 初步实践成果

笔者认为继续教育部门（高校教师培训机构）档案管理工作应该把服务作为永恒的主题，以创新为作好档案工作的根本动力，走档案工作信息化的正确途径.只有找准继续教育档案工作的切入点，才能适应新时期档案工作的需要.档案室把怎样为中小学的教学、科研、管理等各项工作服务好作为继续教育档案工作的切入点与结合点，重点做好档案室信息化建设，力争两年内把档案室建成数字化档案室.我们制定了档案室信息化建设“两步走”的计划：第一步，2011年末实现当年进档案室的档案网上查询；完成近10年的室藏档案文件级目录网上查询，并且实现全部培训档案网络立卷；第二步，2012年末实现全部室藏档案文件著录和网上查询，实现数字化档案室的目标.

初步成效表现为：

4.1 档案接收齐全完整

实践证明档案利用是否满足各方面需求，首要的问题是档案是否齐全完整.只有档案收集得齐全，才能为广大利用者提供珍贵的档案资料.为此，我们部门推行了科室领导和档案室共同把关负责的责任制，确保当年档案能收集齐全.在此基础上,为了确保档案信息完整性，我们对室藏档案中一些重要类别的档案进行了评估，如培训、科研等档案，发现问题，采取各种措施进行补救.我们还改革了过去一些立卷做法，实行了年度立卷和平时（培训结束）立卷工作相结合的管理办法；对部门重要活动和重大事件的档案随时立卷，比如赤峰市高中教师全员远程培训采用网络培训方式，一些数据图表及时总结截取存留立卷，保证了信息的完整可靠性；同时我们利用学院网络，随时发现信息随时收集立卷.此举收到了理想效果.

4.2 档案信息化建设进展顺利

2009年，引进由内蒙古自治区教育厅师范教育处委托呼伦贝尔市海拉尔教师进修学校研发的“内蒙古自治区中小学教师继续教育信息管理系统”软件，由手工立卷过渡到计算机单机立卷，再过渡到网络立卷，立卷工作发生了质的飞跃，证明了我部档案工作已经跃上了一个新的层次，为全市继续教育档案信息的收集和利用提供了一个数字化平台.