浅议高校档案工作的拓展路径

陈海静

（常熟理工学院 档案馆，江苏 常熟 215500）

当前，高校档案工作若仍坚持传统管理与利用模式，势必影响相关工作的进一步发展。《高等学校档案管理办法》（下文简称《办法》）的颁布，为高校档案工作的拓展引进了一些推动力量，如将学生类档案纳入高校档案机构的管理职责，规定有条件的高校档案机构开设档案管理选修课等。高校档案工作仍有进一步拓展的空间，在现有形势下，高校档案工作亟需加强三方面建设，即加强学生档案资源与利用建设，扩大宣传，增强教育功能。

一、加强学生档案资源与利用建设

加强学生档案资源与利用建设，是高校档案工作取得进展最为重要的突破口，而建立“接收有序、扎口明确、管理科学、服务便捷”的管理体制是加强学生档案资源与利用建设的前提。

（一）接收有序

完善学生档案接收制度的关键在于把好档案接收的两个关口：一是学生管理部门在新生入校时对高中档案的接收；二是档案管理机构的进馆（室）接收。传统新生高中档案转递方式分邮递与学生自带两种。邮递档案由学校学生管理部门（一般为学生处）统一接收后转往院系，由院系管理；学生自带档案则由院系直接接收。学生自带档案存在私拆、破损、涂改甚至丢失的风险，难免会影响档案的真实性与完整性，且这种做法严重违反中组部关于本人不能自带档案的规定。［1］

高校应规范新生档案接收方式，一律采用由新生原就读高中邮寄档案的方式接收。高校学生管理部门在发放新生入学通知书之时，应将新生档案的转递方式书面告知新生本人和档案来源单位。

（二）扎口明确

在规范学生档案接收方式后，学校学生管理部门理应成为接收学生档案唯一的责任主体。学生管理部门在新生档案接收完毕后，还需做好检查验收工作。首先，登记档案来源地、相关邮寄信息等，与档案同步归档；其次，进行档案载体与信息的安全检查，检查档案载体与信息是否齐全完整。

高校档案机构应该成为学生档案管理的责任主体，高校学生档案由学生管理部门管理转变为由档案管理机构管理，体现了“大档案”管理理念，是实现高校“档案资源整合管理”的有力举措。国内已有高校进行了这种管理模式改革，如海南大学。［2］学生管理部门在学生档案接收并检查完毕后，移交学校档案管理部门，办理移交手续，档案邮寄材料一并移交。高校档案机构承担学生在校期间的档案管理、利用服务及毕业时学生档案的转递工作。

（三）管理科学

1.加强信息内容控制

学生档案中经常出现不同登记表显示数据不一致，登记表记录奖励而档案袋内缺乏辅证材料等现象。档案管理机构在日常管理中要加强档案信息内容控制，建立健全修改机制。学生管理部门要与档案管理机构建立联动机制，学生管理部门应及时将学生信息的变动情况准确提供给档案部门，便于档案信息内容的实时更新。

2.加强信息化过程控制

目前，大部分国内高校档案机构人员配备不充足，档案信息化多以外包或找勤工生的方式进行。学生档案载体原件及信息不可避免地暴露到除学校、学生之外的第三方。针对第三方的保密问题必须妥善处理，以维护学生个人隐私，保护学生档案信息的准确完整。一要严把第三方准入关，加强岗前培训；二要完善制度建设，加强宣教措施；三要落实防范措施，签订保密合同。

3.加强开放与保密过程控制

学生档案的开放设置，需要明确规定学生档案信息的知情权对象与豁免开放的范围。学生理应成为学生档案信息内容正确、完整与否的监督主体，学生家长与学生本人对于档案信息应有知情权。对于非校内人员获知学生档案内容的情形，需设立制度性预防措施。随着现代信息技术的发展，建立学生电子档案并提供利用，既能保护原始信息不被篡改，同时又能行使学生家长及学生本人对学生档案信息的监督权利。

（四）服务便捷

1.理清服务方向

学生档案的主要服务对象为学生本人、学校及就业单位。毕业生是学生档案的主要利用群体；学校与院系学生管理部门在进行学生综合测评、奖惩评定以及毕业生就业信息统计等事务中也需要大量利用学生档案；就业单位则视学生档案为人才招聘的主要凭证。高校档案管理机构在搞好学生档案资源建设的同时，要重点满足这几类人群对学生类档案的利用需求。

2.创新服务方式

建立学生档案信息检索系统，提供一站式服务是创新学生档案服务的主要方式。［3］高校档案部门应实现学生档案信息数据库建设，建立学生档案信息查询系统，通过系统提供学生个人情况信息、毕业生就业信息、档案转递信息、遗留学生档案信息等，向学生本人、学校及就业单位提供关键字段检索服务，通过一站式检索提高学生档案的利用效率，扩大学生档案的作用。

3.提高服务质量

抓好学生档案资源建设是提高服务质量的基础和前提。首先，高校档案管理机构首先要做好学生档案资料的跟踪收集、整理和信息化工作，为便捷高效的服务打下坚实基础。其次，要以优质的服务态度提供利用服务，不推诿，不懈怠，工作人员应本着“尽量让利用需求在我这里得到满足”的精神状态面对每一位利用人员，并注意美化利用环境。

二、扩大宣传

虽经多年努力，档案部门仍然不能揭开公众心目中的神秘面纱，档案信息的热量也未得到真正释放。据笔者对苏州地区两所本科院校的180名在校大学生档案意识调查的问卷显示，只有27%的学生去过学校档案机构或公共档案馆，超过47%的学生不知道学校档案机构在哪里。扩大宣传，提高高校档案机构的影响力和号召力，才能发挥档案在高校中心工作以及师生员工生产生活中的作用。

（一）宣传对象

高校档案宣传有社会和学校两个受众面。扩大档案宣传的社会受众面，最直接有效的途径是新闻媒体的宣传报道，高校档案机构在夯实基础业务的同时，还需主动出击，广泛利用网络、电视、报纸等社会媒体就利用实例进行外宣报道，扩大社会影响。

高校档案宣传的学校受众包括学生、领导和教职工群体。学生群体档案利用率遥遥领先。据南京某高校统计，在档案年利用量中，学籍档案利用占85%。［4］因此，提高大学生档案意识，应该成为高校教育体系中不可缺少的一环。然而，上文提及的调查还显示：虽然在校大学生对档案的认识相对模糊，却有73%的在校大学生认为有必要进行档案知识培训。鉴于此，高校档案机构加强宣教功能也是大势所趋。领导群体是高校档案工作发展的推动群体，也是高校档案宣传中应该积极争取的强势群体。学校领导可以通过政策与人、财、物力的支持，全面推动高校档案工作发展。教职工群体是加强高校档案利用建设的潜在力量。高校档案对于教职工教学、管理、科研、职称评定、工资晋升等均具有很高的利用价值，因此做好教职工群体的档案宣传工作，能够成为高校档案利用建设的突破点与增长点。

（二）宣传内容

高校档案馆藏的丰富程度影响宣传效果，但馆藏并非决定档案宣传成功与否的唯一因素，对宣传内容进行合理设置才对宣传效果起决定性作用。高校档案宣传可以从档案内容、利用、法制、职业等方面着手。

档案内容宣传包括编制馆藏全宗指南等材料，介绍馆藏档案的内容；通过学校档案网站发布代表性的新型介质档案图片，如珍贵实物档案图片、珍贵照片等。档案利用宣传需要在区分不同利用群体的基础上，有针对性的编制利用范围、程序、时间、地点及责任老师等材料，做好利用宣传指导工作；信息化基础好的高校档案部门宣传档案网络利用的方式、方法；宣传档案利用典型事例与典型效果。高校档案机构要不断加大档案普法宣传力度，强化执法主体意识，对外宣传和对内教育相结合，抓好档案法制宣传。提高社会档案意识，需要宣传档案职业，让社会了解档案职业。宣传档案工作内容、职业特点、职业道德等信息，让群众了解、尊重、支持档案职业。

（三）宣传途径

1.社会媒体

可将高校档案部门的特色工作业绩形成汇编或撰写简报，报送本级或上级档案行政管理部门与教育行政管理部门，通过政府门户网站发布，广泛进行社会宣传。将档案学理论与本校档案工作实际相结合，积极进行科研活动，形成科研成果，通过档案学专业杂志与报纸，进行业界内宣传。

2.校内媒体

学校新闻网和校报是学校主要的宣传工具，可用来宣传学校档案工作动态、业绩、档案业界动态、重要法律法规等。高校档案机构应重视档案网站建设，并在访问量大的部门学校网页上建立档案网站链接，从而提供更为全面、专业的档案信息与服务。

3.创新性宣传方式

可在校园人流量大的区域，悬挂普法宣传条幅，宣传新的档案法规、条例；利用学生处或团委，开展档案知识有奖竞答活动宣传档案知识等。常熟理工学院档案馆曾联合校团委，利用多种方式，如发动600名学生参加苏州市举办的《苏州市档案工作条例》网络试题有奖竞答活动，向部分院系学生发放档案意识调查问卷，从而更好地向在校大学生宣传档案意识及档案知识。

三、增强教育功能

高校档案机构具备承担档案教育的资源优势，随着高校准入制度的推行，高校档案队伍的人才结构层次越来越高，高校档案机构也具备承担档案教育的师资力量，教育功能应该成为档案馆功能建设的题中应有之义。高校档案机构的教育功能可通过下列途径来实现。

（一）以辅助教学形式进行补充式教育

高校教学课程体系设置，除档案学专业、文秘等相近专业开设档案课程外，其他专业缺乏档案课程。为向在校大学生普及档案知识，高校档案机构可尝试一些辅助教学方式，如开设档案管理选修课，针对毕业生进行档案知识培训，接纳在校生进档案机构定期实习，参与本科生毕业论文设计与指导等。通过多种方式的结合，提高大学生基本档案素养，增强其自我管理能力。

（二）利用管理平台建设校内实习基地

高校档案机构亦可建设校内实习基地，接受本校学生实习，一方面对学生起到实践教育的作用，另一方面可进一步巩固档案机构的基础业务。高校档案机构可与学生和后勤管理部门以及相关院系沟通协调，建设校内实习基地，分期分批接受相关专业毕业生或在校大学生进馆（室）实习。

（三）促进高校档案馆与校史馆整合管理

高校档案馆与校史馆整合管理的实例屡见不鲜，具备条件的高校大多采用这种管理模式。［5］对高校档案馆来说，校史馆是一个更好的宣传教育平台，也更容易进入学生乃至公众视野。高校档案馆与校史馆二馆整合管理，可着力打造“一个基地、一个平台”，将档案馆发展为校园文化资源建设与供给基地，将校史馆建设为校园文化的展示平台，二馆的资源与功能优势互补，能够更好发挥教育效果。

［1］王伟.高校学生档案管理工作现状与对策［J］.现代企业教育，2009（2）：135-136.

［2］范明.对高校建设大档案管理体制的思考［J］.中国档案，2009（12）：27-28.

［3］戴翠萍.建立高校毕业生管理系统为就业服务［J］.兰台世界，2010（3）：21-13.

［4］张志敏.高校学生档案利用的现状问题及对策［J］.兰台内外，2010（2）：25-28.

［5］朱玉玲.论高校档案馆校史馆一体化建设［J］.中国档案，2009（5）：42-43.