关于加强干部人事档案管理工作的几点建议

秦莉

（甘肃省卫生学校，甘肃 兰州 730000）

关于加强干部人事档案管理工作的几点建议

秦莉

（甘肃省卫生学校，甘肃 兰州 730000）

在近期甘肃省卫生厅对厅系统各单位组织人事工作的全面检查中，我校干部人事档案管理工作暴露出一些问题。为此，笔者向兄弟单位取经并查阅相关资料后，提出加强干部人事档案管理工作的几点建议，以期尽快完善这项工作。

干部人事档案；档案管理；建议

新学期伊始，甘肃省卫生厅对厅系统各单位组织人事工作进行了一次全面检查。在此次检查中，我校人事制度改革、工资、编制、职称、人员调动和聘用、离退休人员管理、综合治理等工作都得到了厅领导的肯定，但在干部人事档案管理工作中暴露出一些问题。我校近几年大规模扩招，导致师生比严重超标，学校鼓励行政管理人员兼职教学工作，以解专职教师严重匮乏的燃眉之急，致使行政管理人员无暇顾及基础性材料的整理工作；加之档案管理人员岗前未经系统培训，不具备最基本的业务知识，这些均是我校干部人事档案管理工作存在问题的原因。为规范我校干部人事档案管理工作，笔者查阅了相关政策规定及资料，认为应从以下几方面着手。

1 了解干部人事档案的重要性

干部人事档案是国家机构、社会组织在人事管理活动中形成的记述和反映个人经历、德能勤绩，以个人为单位集中保存以备考察的文字、表格及其他形式的历史记录。它是干部成长轨迹的真实记录，记载了干部成长、进步的过程，是组织人事部门考察、使用干部及培养、发现人才的重要依据。组织人事部门历来把查阅干部人事档案作为考察、了解干部的重要环节和必经程序。干部人事档案收存的文字材料形成于不同时期，上面留有组织公章、个人手迹或印鉴等具有法律效力的标志。因此，干部人事档案能够为落实政策、调整工资、开具购房证明、解决生活待遇、更正年龄及参加工作时间等提供重要凭证。

2 干部人事档案材料的收集

收集是指人事档案管理部门根据本机关干部人事管理权限及干部人事档案材料的收集归档范围，有意识地、经常不断地将有关部门形成的干部人事档案材料集中，以备建立或补充干部人事档案所进行的工作。收集工作是干部人事档案管理诸环节中最基础、最重要的工作，既是干部人事档案工作的起点，又是贯穿干部人事档案工作始终的经常性工作。干部人事管理工作和其他工作形成的干部人事材料很多，档案管理人员必须清楚哪些材料属于收集归档范围，这在中共中央组织部下发的《干部人事档案材料收集归档规定》中有明确说明，档案管理人员应认真学习并参照执行，使干部人事档案达到“完整、真实、条理、精练、实用”的要求。干部人事档案材料收集归档是一项政策性强、艰苦、细致的工作，档案管理人员在把握材料收集范围与途径的基础上，还必须针对本单位实际研究收集方法。（1）经常收集：即主动将平时工作中形成的干部档案材料收集归档，并在每年其他工作相对较少的3、4月进行一次全面清查，缺失材料逐一登记后有计划地收集；（2）掌握特殊材料形成时间并及时收集，如我校每年教师节要表彰一批“优秀班主任”、“先进工作者”，每两年要进行中层干部的选拔聘用，这2项工作中形成的奖励材料、考察任免材料等都是特殊材料，要掌握它们形成的时间并及时收集归档；（3）普遍材料定时、重点收集，如我校每年年底要求职工填写年度考核登记表和正常晋升工资档次审批表，这些材料产生时间集中、涉及范围广，应划定一段时间重点收集归档。总之，干部人事档案材料收集工作要求档案管理人员严格依据有关规定，熟练业务，充分发挥自身主观能动性，及时、全面地完成收集任务。

3 干部人事档案的整理

整理工作是一项细致、重要的工作，为此，中共中央组织部专门制定的《干部档案整理工作细则》中指出，干部人事档案的整理是以干部个人为单位，将收集起来的干部人事档案材料进行鉴别、分类、排序、编目、加工和装订，并在此基础上不断对档案内容进行补充的工作，是干部人事档案立卷的全部过程。它既包括新建档案的整理，如新分配大中专毕业生、调入人员、军转干部等档案整理，又包括对原始档案补充材料的整理。干部人事档案整理工作即把文字材料转化为档案内容，是干部人事档案工作的重要环节，具有重要作用。（1）便于干部人事档案材料的保管。单页、单份的材料在取放、查阅、转递过程中易散落或丢失，应按照有关规定将档案材料分类组装成册，有效保证干部人事档案的完整性；（2）便于干部人事档案材料的信息获取。零散的档案材料给查找带来很多麻烦，而经过整理的档案则便于根据档案目录快速、便捷地查找相关材料，获取必要信息。要做好整理工作，必须做到鉴别认真、分类准确、编排有序、目录清楚、装订整齐，通过整理使每册档案达到“完整、真实、条理、精练、实用”的要求。所谓完整，是指整册档案材料齐全、手续完备，不缺页少份、缺章少印；所谓真实，是指档案材料的内容符合实际情况，凡是似是而非、张冠李戴的材料都应及时清除，使整理后的档案更能客观、准确地反映干部真实情况；所谓条理，是指档案整理要进行正确的分类、排序、编目，使整册档案内容有类有别、有理有序、一目了然；所谓精练，是指将档案材料进行精细的筛选，清除不属于归档范围的或重份的材料，使档案简练；所谓实用，是指档案的整理应以方便利用和保管为目的，使之更好地为干部人事工作服务。

4 干部人事档案的保管

保管工作是根据安全保密、便于查找的要求，对干部人事档案进行科学保护和管理的工作。它既是防止档案材料遭到破坏、保持档案完好的必要手段，也是维护干部人事档案材料收集、整理工作成果的重要环节。首先，要建立健全相关规章制度，如收集补充制度、整理工作制度、检查核对制度、保密制度、工作人员守则等；还要建立各种登记薄，如收集材料登记簿、缺失材料登记簿、查借阅档案登记簿、接受（转出）档案登记簿。档案管理人员要以身作则，严格按照各项制度开展保管工作，力求达到规范、细致、有章可寻。其次，要编制档案号。根据我校管理档案数量较少、专业技术职务系列单一的特点，可采用隶属编号法。即将档案按人员性质分成高级职称、中级职称、初级职称、职员、工人、离退休、辞职、死亡等若干大类，并分装入柜、分别编号Ⅰ、Ⅱ、Ⅲ……，对于隶属于每一大类的人员档案，可再按晋升职称、职务或辞职、死亡时间先后分别编号1、2、3……这样便于档案的管理和取用。最后，要建立干部人事档案花名册。按已编排好的档案序号，对应相应的人员姓名，制作成表格式花名册存入计算机，计算机保存既有利于人员信息的系统管理和在人员性质变动时及时进行修改补充，又有利于提高办公效率。如要查阅张某某的档案，我们可先在档案花名册上查出张某某的姓名，再对应档案花名册上的相应编号（假如为Ⅰ-012），通过这个编号，可以迅速获知此人档案位于Ⅰ（高级职称）柜中的第12位，并迅速从档案柜该位置抽取张某某的档案册，省时省力。

5 干部人事档案的保护

为尽可能延长干部人事档案寿命，应制定切实可行的措施，以防为主、防治兼施。（1）要有专用的干部人事档案封皮和档案盒；（2）要有坚实的铁皮档案柜；（3）要有达到“六防”（防火、防潮、防蛀、防盗、防光、防高温）标准的专用档案室；（4）要有必要的保护性设备，如驱虫用的樟脑块等；（5）要定期检查档案室，核对档案；（6）要严格遵守干部人事档案保管规定，遵守国家《档案法》、《保密法》。

6 干部人事档案的提供利用和转递

档案的提供利用是指提供干部人事档案给相关组织部门进行查阅、借用。该项工作主要依据《关于查阅干部档案的规定》和《干部档案工作条例》的规定，严格提供利用范围，同时填写查阅干部档案审批表，并办理其他查、借阅手续。档案的转递是由于干部工作调动、离职后再就业、异地安置等原因，档案管理单位发生变化，将档案转递至新的管理单位。转递档案须按干部档案转递通知单的项目详细登记，并通过机要交通转递或派专人取送，避免产生“无头档案”。

总之，做好干部人事档案的管理工作是做好干部人事工作的前提，既是为干部个人，也是为组织提供利用的基础。为此，加强干部人事档案管理工作是档案管理人员不可推卸的责任。

G472.3

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1671-1246（2011）13-0143-02