浅谈信息时代下的医院档案管理工作

彭 超

（泰州市中医院，江苏泰州 225300）

浅谈信息时代下的医院档案管理工作

彭 超

（泰州市中医院，江苏泰州 225300）

医院档案信息化管理是时代发展的必然趋势，是医院发展的必然要求。文章通过分析医院档案信息化工作的特点以及所面临的挑战，就医院档案管理信息化的现状、意义和解决对策进行一番探析，以期能够促使医院的档案管理更上一层楼。

医院档案；信息化；管理

随着信息技术的迅猛发展，我国社会已经步入信息化时代，新时代下档案的处置和管理也在发生着巨大的变化，传统的文书处理和档案管理体系已不能适应新时代的需求。而在医院这一综合性单位，如何利用成熟的信息技术和设备，处理相关档案，加强信息时代下的医院档案系统建设和管理这一问题，给目前医院的档案管理工作带来了严峻的挑战[1]。

1 医院档案管理的现状分析

1.1 重视程度不够，基础设施不完善

虽然现代化的医院已逐步建立了完善的信息网络，电子病历、HIS系统、远程会诊等一系列医疗新技术已经成熟，且得到广泛应用。但是，与之相配套，且在医院管理决策中发挥重要作用的医院档案管理信息化系统，却由于种种原因得不到建设和完善。大多数医院仍存在档案管理设施不全，档案设备比较陈旧、档案管理技术落后、档案管理人员素质低等问题，医院决策层注重经济效益，而忽略了档案管理方面的投入，致使最新的计算机设备、网络信息技术不能运用到档案管理方面，大大降低了档案处理的效率、制约了医院档案管理工作的发展。

1.2 档案管理体系制度陈旧，缺乏统一标准

随着医院的快速发展，档案的形式也呈多样化、动态化发展，如：文本文件、音视频文件、电子报表、电子病历、图像文件、数据库文件等，对档案的管理方式、调用形式、信息互动等方面提出了更高的要求，传统的档案处理系统已不能适应多样化需求。同样作为医院这个特殊部门，医院收费系统、病例病案系统、检验系统、影像系统等系统规格不一，也与档案系统存在着接口、存储方式不同和无法交换等问题，档案信息资源无法共享，在档案资料的采集、保管时间、硬件和软件使用要求等方面，没有统一的标准和规章制度可循。

1.3 档案管理人员水平参差不齐

目前大部分医院的档案管理人员，知识面较窄、学历偏低，对计算机信息技术不够了解，且自身不注重补充新知识、新讯息；而大多数医院重视医疗卫生人员的培养，忽略档案管理人员的培养，档案管理人员缺乏系统的培训，不能接触到前沿的档案管理信息，导致档案管理人员的管理水平和综合素质普遍不高，从而致使整个医院的档案现代化管理水平不高。

1.4 档案利用率不高，档案管理手段传统化

目前大多数医院受条件制约，档案管理仍停留在传统归档管理阶段，仍沿用以手工为主、计算机辅助的档案管理模式，沿用以纸张为主要的存储介质，手续繁琐、效率低下。虽然医院大环境已实现信息化管理且拥有广泛的档案资源，却不能合理运用信息技术实现档案全文存储与目录检索，不能将纸质档案迅速转换为标准格式的电子文档，更谈不上运用信息技术进行现代化的档案管理，从而导致医院档案管理水平落后。

总体来说，目前大多数医院的档案工作仍然是一种封闭式、局限于上门查阅档案的保守方式，难以方便地提供利用，也就谈不上充分发挥档案信息资源的作用了。

2 医院档案管理信息化的内涵及意义

2.1 医院档案管理信息化的内涵

医院档案管理信息化通俗的讲主要是指应用现代信息技术对医院在日常工作中产生的各类医疗档案、办公档案、人事档案等信息进行系统集成、有序分类和开发应用，对档案的鉴定分类、编目、排序、调用等进行全过程的数字化的管理，促进管理创新，提高工作效率。

其信息化管理主要分为两个方面:一是传统数据载体的信息化，即传统的文字、图像、表格等文件不再单纯地以纸质文件、磁带、相册等途径保存，而是通过计算机、扫描仪、网络等设备和技术以统一规范的数据格式录入计算机，以硬盘及网络空间、移动存储设备为载体，以备随时处理和利用；二是常规档案工作流程的信息化，即通过计算机、专门的管理软件以及信息网络替代传统手工实现档案归类、编目、排序，检索、归档、保存、调用，减少人为出错率，提高档案归档及调用的效率。

2.2 医院档案管理信息化的意义

（1）提高医院档案处置的效率。通过网络和专业的档案处理软件，组成医院档案处置的自动化平台，使档案处置从原始的人工化向自动化、现代化转变，大大提高档案的处理效率。

（2）提高医院档案的利用率。档案管理人员将收集的档案资料，通过技术手段和管理软件转换为统一格式进行录入、整合和调取。医院各级部门可以通过平台，根据需要随时随地调阅相关档案，大大简化了以前调阅档案繁琐的手续，并且不受时间、空间的限制，不仅提高了医院档案信息的利用率，更实现了档案资料信息管理的系统性、有效性和共享性。

（3）提高医院档案的检索率及正确率。通过信息化系统，可以进行快速、精确地查找档案，先进的自动化检索功能既适合于各种复杂条件的精确检索而且也满足各种模糊查询，大大地提高了检索率及检索的正确率。

（4）完善了医院档案管理模式。档案管理系统的信息化将逐步改进和完善原有的档案管理模式，通过信息化平台的建立，和原有的管理模式互补，既优化资源配置、提高档案管理效率、减少差错率、压缩管理费用，又保障了档案的原始性、机密性和安全性。

3 医院信息化档案管理系统的建设

3.1 医院领导决策层的重视

医院领导要与时俱进、更新观念，具备现代化管理的意识，医院的现代化发展离不开先进的档案管理系统的支撑，系统的先进与否，是确保医院能否可持续发展的关键。加大电子信息技术和设备在档案管理方面的投入，不仅将提升医院的整体档案管理水平，还将为医院的快速发展提供有力的保障。另外，电子信息档案管理的专业性极强，涉及面很广，要有领导组织管理、协调才能把电子信息档案的建设和管理工作做好。

3.2 良好的基础设施建设以及新技术的运用

在医院档案信息化进程中，良好的基础设施和新技术的合理运用是医院档案管理能否顺利实现信息化的关键。其中，基础设施包括硬件平台和网络平台的建设，如配置采集和转换设备、存储设备、交换机、服务器等现代化设备[2]；而新技术则包含当前最新的网络技术、数据库技术等，以强大的硬件为支撑，以网络为平台，以各种技术手段为方式，构建一个档案管理信息化平台。通过平台，将完成整个医院档案的转换、录入、编码、备份、检索等一系列工作，从而提高档案管理的效率，减少不必要的差错，形成现代化的档案管理体系。

在设备的更新和新技术的运用上医院应该着眼于实际、着眼于未来，要有科学性、前瞻性，所更新的软硬件设备以及新技术的运用要与医院原有的系统相互兼容，并符合国家制定的相关标准。要以方便临床、操作简单、务实高效为第一位，而不是一味求新、求好。

3.3 完善的档案信息化管理体系和标准的建立

随着医院档案信息化工作的快速发展，传统的医院档案管理制度和体系标准已不适应时代发展的需要，成为医院档案信息化管理的一大障碍。一方面，要设立一个独立的面向医院整个组织的档案信息管理部门，统一协调各部门并规范档案信息管理行为，为医院各个部门提供更加完善的档案信息服务。

另一方面，要建立一个完善的、科学的档案信息化管理制度。医院作为特殊单位，档案种类繁多，各种档案不仅类别复杂、存储介质也不尽相同，医院档案工作人员要利用设备，将纸质文件和各类影像文件，统一电子化存储，同时对原有出台的文件管理和档案管理等业务文件，按照统一标准和规范进行修改完善，尤其是以前各部门之间的规定不协调，甚至相互冲突、矛盾的规范性文件进行重点修改。保证及时传达医院管理决策者的信息和保障档案信息系统的安全，正确分配使用档案信息资源，不因个人好恶而随意修改数据。

3.4 档案管理人员业务素质的提高

在医院档案管理系统信息化建设过程中，大量的新技术、新软件和新的管理方式得到了大量应用，这就对医院档案管理者提出了更高的要求。

主要通过以下方法来提高档案工作者的能力：一是要加强档案管理人员的责任心。档案人员要充分认识到档案系统信息化的重要性，认真严格地按照档案有关规定管理档案，并能够自觉的接受各种新鲜事物。二是要加强在职人员的培训。通过各种形式的继续教育和岗位培训，使档案管理人员在短期内能迅速掌握各种新技术、新设备、新方法[3]，使其既具备现代档案管理的基本知识和一定的医疗知识，又懂得计算机技术，胜任文档存储、编辑、检索、利用等工作。三是建立完善的考核制度。利用考核制度，督促档案管理人员不断的更新知识，完善自我，与时俱进，以适应整个信息化系统的发展。

3.5 档案管理系统信息化建设的安全防护

在医院档案管理系统信息化建设过程中，将运用各种信息技术及网络平台，在方便医院职工调阅档案的同时，也加大了档案泄露及被黑客攻击、篡改的风险，如何切实做好安全防护工作，确保整个系统的良好运行和保障档案数据的完整性、机密性，是医院档案管理系统在信息化建设的重中之重。

一是要提高认识，加强档案管理人员的安全防护意识，定期开展网络安全知识培训讲座，更新观念、与时俱进；二是要加强管理，制定严格的档案安全保密制度和档案调阅制度，严格执行各项档案管理制度；三是要有完善的软硬件设施，利用最新的防火墙和加密技术构建完善的档案管理网络体系和严密的流程化处理机制，加强监控，构建完善的防范体系；四是要做好纸质档案的保存和重要电子档案的备份工作，确保档案信息的安全存储[4]。

4 结语

现代化医院的建设离不开先进的档案管理系统的支撑，作为医院工作重要组成部分，档案管理系统的信息化、现代化建设迫在眉睫，我们要以战略的眼光看待和发展信息化档案管理系统，运用最新的信息、网络技术，更新观念，加强投入，大力推进医院档案管理系统的信息化建设，深入开发和利用档案资源信息，为医院的飞速发展提供有力的保障。

[1]杨亦军.关于加强医院电子信息档案建设和管理的思考[J].广西医学,2010,（04）:495.

[2]卢幼华.医院档案信息化管理初探[J].云南档案,2009,（11）:18-19.

[3]刘少德.浅谈新时期医院档案信息化管理[J].工企医刊,2009,（06）:88-89.

[4]王艳.如何确保信息化档案管理的安全[J].中国科技信息,2010,（09）:225.

Brief Talk about the Hospital Record ManagemenTUnder the Information Age

PENG Chao
（Taizhou Hospital of Traditional Chinese Medicine,Taizhou Jiangsu 225300,China）

The computerized management of the files in hospital is the inexorable trend of the development of times,anDAlso is the inevitable demand of the development of hospitals.From the analysis of the characteristics and challenges of the computerized management of the files in hospital,this paper analyze on the current situation,significance and solutions of it,in order to improve this kind of management.

the files in hospital;computerized;management

R197.323.1文献标设码：B

1671-0142（2011）06-0044-03

彭超（1981-），男，江苏泰州人，助理馆员.

（责任编辑刘 红）