浅谈科技档案编研工作

曹金柱

浅谈科技档案编研工作

曹金柱

阐述了科技档案编研工作的标准、作用、条件、原则，探讨了科技档案编研工作的选题和方法。

档案管理；科技档案；编研

现代社会经济建设的发展，使各级各类档案馆的馆藏结构已经发生了变化，档案成分的构成深刻地反映了社会发展的面貌。科技档案、专门档案、声像等档案的比重明显增加。特别是科技档案，通过编研手段，服务于经济工作的效果也越来越明显了。科技档案要达到科学管理，提高开发利用效率，编研工作是一项不可缺少的工作。

1 科技档案的编研标准

科技档案的潜在价值是由它的使用价值决定的，只有对它开发利用，才能实现其潜在价值，获得较大的经济效应。为了创造更大的社会效益，搞好科技档案的编研工作，把“死档案”变成“活档案”，就应该制定编研标准。

1.1 经济效应的标准

科技档案的开发利用是通过编研工作手段而实施的，那么科技档案所包含的经济效应就是科技档案的编研主要标准。只有按照这个标准，更好地开发利用科技档案的科技信息资源，才能把科技转化成生产力，从而促进社会经济效应的发展。

1.2 查阅方便的标准

科技档案的编研工作是为科研技术人员服务的，编出的成果应该方便科研技术人员的查阅，以这样的对象为标准，才能针对性地搞好编研工作。

1.3 长远服务的标准

科技档案的编研工作是为了科研技术以后长远发展服务的，所以制定编研标准要立足长远打算，具有前瞻性，使编研成果的时效效益得到长久的发挥。

2 科技档案编研工作的作用

当今社会经济飞速发展，信息资源不断开发，推动着科学技术的迅速发展，这就要求科技档案必须满足社会发展的需要，发挥其应有的作用。

2.1 促进科技事业的发展

科技档案怎样才能发挥其作用，给科技档案编研提出了更高的要求。只有加大档案编研工作力度，发掘科技档案的潜能，深入挖掘科技档案信息资源，扩大信息交流面，才能以此来促进科技事业的发展。

2.2 提升科技档案管理人员的水平

作为一个科技档案管理人员，应该熟悉自己所管理档案的内容和价值，做到心中有数；并且要加强业务学习，在编研工作实践中锻炼自己，提高业务能力，利用现代化的科学手段，管理好科技档案，提升自身对档案的综合管理水平。

2.3 为利用者提供快捷便利的优质服务

科技档案量大、种类多、内容广，科研技术人员要想查阅档案，寻找所需材料，经常要去查阅大量的案卷，会浪费很多宝贵时间，把有限的精力花费在大量的辅助工作之上，得不偿失。档案编研可以通过一个专题进行归拢，编纂出数字准确、内容齐全、一本类似全宗的东西，达到为利用者节省大量的时间、提供快捷便利的优质服务的目的。

3 开展编研工作所具备的条件

编研工作是科技档案工作中一个重要环节，要想搞好科技档案编研工作，必须具备以下条件。

3.1 完成基础工作

完成基础工作是档案工作的必备条件，所以一个类别齐全、内容丰富、制度完善的科技档案（馆）室，应该每年按科技活动范围去收集形成的文件材料给以分类，整理成套，构成一个系统，服务于科研技术人员查阅；同时在档案借阅服务中要认真听取科研技术人员的意见和建议，以解决他们在查阅中所遇到的不便，以他们的科研方向来确定编研课题。这样进行编研工作，就可达到事半功倍的效果。

3.2 丰富馆藏量

丰富馆藏量是编研的必须条件。要想搞好科技档案的编研工作，丰富馆藏量是其必须的条件之一。所以，科技档案 (馆)室就应该通过多种渠道、采用多种措施，针对缺陷扩大范围进行收集。不仅要搞好内部收集，还要搞好外部收集。这样才能为全面开展编研工作打下牢固的科技信息资源基础。没有这个基础，根本就谈不上编研工作。

3.3 配备足够的人员

配备足够的人员是编研工作的必要条件。为了搞好编研工作，必须配备足够的档案管理人员。因为档案管理人员平时不仅要搞好档案的基础工作，而且还要对档案进行验收、查阅服务性工作及每年一次的清点、账务核对，承担着大量的工作，如果再去搞编研工作，确实难以招架，所以根据实际需要，一定要配备足够的档案管理人员。配备人员的业务素质一定要高，既要具有高度事业心、责任感的思想素质，又要有专业知识。只有具备了这样的能力，才能正确地运用档案学的理论与实践相结合的原则，编研出高质量的科技档案信息资源的成果。

4 科技档案编研工作的原则

更好地服务于科技发展，为社会、企业创造出更大的财富，是编研工作的原则。

4.1 以用为主的原则

科技档案的编研工作，编以致用，以用为主，本着解决实际工作中存在的问题为主的原则开展编研，这样还会提高科技档案的管理水平。例如，怎样对一个单位的科技档案价值进行鉴定的研究、如何确定每类科技档案的归档范围并达到标准化、如何与科研单位沟通协作共同研究制定出切实可行的编研的最佳程序等等。

4.2 又快又好的原则

科技档案的编研工作，选题要精。一次要搞一个项目，题目要选准，适应社会经济的发展；目光要放远，具有前瞻性，要有超前的时代感；短小精干，以减少人力、物力、财力的浪费。经过多次编研，所积累编研成果形成一个整体系统，这样才能又快又好，务实求新，卓见成效。

4.3 以原材料为主的原则

编研工作必须贯彻以原材料为主的原则。要对每份科技档案的原始材料进行详细分析研究，把大量的、分散的原材料浓缩，通过一个专题进行归拢，编纂出一个数字准确、内容齐全、一本类似全宗的东西。这样编出的成果准确可靠，利于科研和生产的发展。

5 编研题目的选题

如何选题根据编研目的不同而定。一般通过两种形式进行，一种是编纂，另一种是研究。

5.1 以科技档案材料为选题

以科技档案材料为选题加以编纂：如各种科技会议纪要汇编、学术论文汇编、科技档案目录汇编、科技相片档案展示宣传活动汇编、采煤技术、采煤机制造技术、冶金技术、煤化工技术发展汇编等等。

5.2 以科技档案业务工作为选题

以科技档案业务为选题进行研究：如科技档案标准化的研究，国外利用先进技术管理科技、建立一定范围科技信息交换网的调查研究，档案保护技术研究等等。

以上这些选题，都可根据本单位的实际条件进行编研工作。

6 科技档案的编研方法

6.1 本单位科研人员和档案管理人员共编

本单位科研人员和档案管理人员共同编研，可以交流科技档案编研工作经验，互相学习，互相帮助，互相提高，掌握好的方法，使编研成果达到最佳状态。

6.2 各单位的科技档案管理人员合编

各单位的科技档案管理人员一同来开展编研工作。在同一课题下，采取共同交流、共同研究、分工合作、各把一块的办法进行编研。这样做的优点是：扩大编研范围，增加编研内容，加快编研速度。采取联合编写的方法，可把分散的专家材料编纂在一起，也可把别人编好的东西串成串，组成一个系统的全面反映一个方面的编研材料，以方便科研人员的查阅、利用。

6.3 科技档案管理人员与档案研究机关联编

档案研究机关和科技档案管理部门联手互相配合，可扬长避短，发挥各自特点，使理论和实践起到平衡作用，编出的编研成果水准高、效果好，实用性强。

总而言之，各个科技档案 (馆)室都应该创造条件开展编研工作，把数以万计的信息点汇聚成信息资源并传输出去，服务于经济建设，在创造社会经济效益的同时，以此来推动科技档案工作的发展，形成重视科技档案、营造从事编研工作的良好氛围，把科技档案的科技信息职能转化成推动社会生产力发展的巨大的能量，造福社会、造福人类。

Briefly on the Compilation and Research of Technology Records

Cao Jinzhu

This article elaborates the standard,the function,the condition and the principle during compiling and researching the science and technology records.Meanwhile,how to choose the titles and in which way to choose are also been discussed when doing the technology records.

file management;technology records;compile and research

G275.3

A

1000-4866（2011）01-0045-03

曹金柱，男，1957年11月出生，毕业于山西省教育学院，现在大同煤矿集团公司档案处工作，助理馆员。

2010-09-29

2010-10-15