商务英语信函中礼貌与合作原则的对立与共存

吉林广播电视大学 刘巍

国际商务英语信函作为国际商务往来经常使用的联系方式，在业务联系与保持良好关系方面发挥着重要的作用。随着全球经济的发展及我国对外贸易的不断扩大，各地区各部门对外经济贸易业务日渐频繁。商务英语信函在国际贸易中的地位也越发重要。合作原则和礼貌原则是语言学中两个重要的理论，对商务英语信函写作有着重要的指导作用，在商务活动中应给予充分的重视。

1 合作原则和礼貌原则简述

1.1 合作原则

合作原则是指交际双方为使会话、合作顺利进行，以达到共同的沟通目的而必须相互配合，共同遵循的某些准则。合作原则是由美国语言哲学家格莱斯提出来的，合作原则包括以下四个范畴：

(1)量的准则(Quantity Maxim)。①所说的话应该满足交际所需的信息量；②所说的话不应超出交际所需的信息量。

(2)质的准则(Quality Maxim)。①不要说自知是虚假的话；②不要说缺乏足够证据的话。

(3)关系准则(Relevant Maxim)。说话要有关联。

(4)方式准则(Manner Maxim)。说话要清楚、明了。①避免晦涩；②避免歧义；③简洁，避免赘述；④井井有条。

1.2 礼貌原则

作为合作原则的补充，Leech提出“礼貌原则”。他认为，合作原则未能解释在现实生活中人们为何要采取间接的语言表达方式。人们为了不直截了当地触及对方的“面子”，只能拐弯抹角、含蓄间接地表达其真实的信息。礼貌原则包括以下6个范畴。

(1)策略准则(Tact Maxim)：尽量减少他人付出的代价、尽量增大对他人的益处；

(2)慷慨准则(Generosity Maxim)：尽量减少对自己的益处、尽量增大对他人的益处；

(3)赞誉准则(Approbation Maxim)：尽量缩小对他人的批评、尽量增加对他人的赞扬；

(4)谦虚准则(Modesty Maxim)：尽量缩小对自己的标榜、尽量夸大对自己的批评；

(5)一致准则(Agreement Maxim)：尽量缩小对他人的不同意见、尽量夸大与他人的相同意见；

(6)同情准则(Sympathy Maxim)：尽量缩小对他人的厌恶、尽量扩大对他人的同情。

2 合作原则和礼貌原则的关系

2.1 合作原则和礼貌原则同时并存

合作原则和礼貌原则相辅相成地运用于人们的日常交际中。合作原则是一条重要的会话指导原则，在会话中起着调节说话人说话内容的作用。但礼貌原则维护了交谈双方的平等地位和他们之间的友好关系，在进行交际时，礼貌原则解释了合作原则无法解释的问题，完善了会话含意，后者是前者的补充，二者同时并存。

2.2 合作原则和礼貌原则进退相让

合作原则与礼貌原则之间存在着一种进退相让的关系。语用学中的这两个原则是对立的，并在某些交际情景中反映出矛盾的关系，多考虑礼貌便不得不牺牲合作原则，多考虑合作就只能少顾及礼貌策略。

3 合作原则和礼貌原则的并存关系在商务英语信函中的体现

商务英语信函是国际商务活动的重要工具之一。合作原则和礼貌原则不仅充分体现在日常会话的互动交际中，在商务英语信函中也起着重要的调节作用。商务英语信函写作不同于日常英语书信写作，它有自己特殊的语言风格和写作原则，即“7c”原则， 指的是商务英语信函在选词、造句、内容、语气、写作态度等方面的7个以英文字母C开头的单词，即：完整(Completeness)、正确(Correctness)、清楚(Clarity)、简洁(conciseness)、具体(Concreteness)、礼貌(Courtesy)和体谅(Consideration)。这7个语言特点与合作原则和礼貌原则有着许多息息相通之处，正是合作原则和礼貌原则在商务英语信函中的体现和运用。

3.1 正确原则与质量准则

商务英语信函中信息的正确性是至关重要的。除了内容正确，语法正确，标点拼写也要正确。商务信函所涉及到的是商务活动，牵涉的是双方的商务关系和经济利益，用词必须严谨、准确。比如，商务英语中经常会有度量衡以及货币名称，如果把RMB误写成Us Dollar，后果不堪设想。合作原则中的质量准则要求我们不要说自知是虚假的话，不要说缺乏足够证据的话。正确原则正是体现了质量准则，要求函电中所有的信息真实可靠，这样才能得到对方的信任。

3.2 完整原则与数量准则

信函的内容要完整，结构要完整。一封合格的商务英语信函必须为读者提供所有需要的信息。在回复询价信的信函写作中尤其要做到这一点。这一点恰恰体现了合作原则中的数量准则，所说的话应该满足交际所需的信息量。

3.3 具体原则与方式准则

商务英语信函的语言要具体、明确。例如，在表达时间时，商务英语信函中应避免出现“the other day， yesterday， tomorrow”之类的容易引起歧义的，含糊而笼统的表达法。这一点体现了方式准则，即表达清楚，明了，不引起歧义。

3.4 简洁原则与方式准则

简洁指的是尽可能地用精辟的语句清楚地表达你需要表达的内容。商务信函应当在涵盖各种必须陈述的信息的基础上做到言简意赅、文字简洁。商务英语信函中，对于意义相近的词或短语，应该选择简洁的词汇， 避免啰嗦，如“decide, prefer, so,” 而不应该使用“come to a decision, express a preference for, in such a matter that。”这与方式准则的第三条“说话要简洁，避免赘述”不谋而合。

3.5 清楚原则与方式准则、关系准则

所谓清楚，就是内容表达清晰，避免让读信人产生误解。商务信函写作中，我们要注意逻辑上的合理，意义上的连贯，合理安排句子的结构，使用必要的连词或短语使句子连贯起来，这一点同关系准则要求的语句之间要有关联是一致的。比如：

Being the leader of the trade delegation, you could give us a reply.

Being the leader of the trade delegation, I hope you could give us a reply.

根据推断，前半句隐含的主语是“you”，第一种说法分词的隐含主语和句子的主语一致，表达连贯，清楚明了。第二种说法句子的主语是 “I”， 与分词的隐含主语不一致，表达不清楚，容易引起歧义。

同时在商务英语信函中选择简明易懂的词语，尽量避免意义上含糊不清的词句，这一点同方式准则要求的避免晦涩是相通的。

3.6 体谅原则与一致准则、同情准则

在写商务英语信函时，要把握“体谅”原则，给予对方充分的体谅和照顾。这就是商务信函中的：“为对方着想”。特别要注意，当双方观点不能统一时，我们首先要尽量理解并尊重对方的观点，尽可能地缩小对他人的不同意见、尽量扩大与他人的相同意见，尽量扩大对他人的同情。这恰恰是一致准则和同情准则的体现和运用。如：

We have to refuse your request for further reduction.

We regret being unable to comply with your request for further reduction.

显然，此时对于降价的问题双方意见不统一，第一种表达方式“refuse”，生硬而失礼；第二种表达方式“regret being unable to comply with”委婉许多，温和易于接受，考虑了对方的感受。

3.7 礼貌原则与各个礼貌准则

礼貌是商务英语信函的重要语言特点。一封彬彬有礼的信函能在读者心目中树立起良好的职业道德形象。当外商致信表示愿与你公司建立业务联系，或对你公司的商品感兴趣的时候，在复信是一定要表示感谢。恰当地运用礼貌词语有助于赢得读信人的好感，能让读者有一种被尊重、愉悦的心情。在商务信函中，礼貌原则的各个准则都得到了不同程度的体现。

4 合作原则和礼貌原则的对立关系在商务英语信函中的体现

4.1 合作原则优先

在某些信函交际场合， 当人们更关注信息内容时，常把遵守合作原则放在第一位，把礼貌原则放在第二位。商务活动中的签约双方，如果一方不能严格履行合同，就可能给另一方造成损失，受损失一方会向对方发出投诉信和索赔信。这种情况下，写信人会严格地遵守合作原则，实话实说，讲明投诉的依据，如货物受损或有瑕疵，延误交货，品质低劣等等，不会顾及对方的颜面，也不会太注重礼貌原则。

4.2 礼貌原则优先

商务活动中，客户们有时无法按时付清账单，公司需要写催款信。催款信既要有分量，又不会冒犯对方。为了和客户保持友好的业务关系，写信人会更注重礼貌原则，用亲切、公正有理、不失礼貌的语气进行叙述，给予对方充分的体谅和照顾，给客户留有余地，这种情况下，通常优先考虑礼貌原则，把合作原则放在第二位.

5 结语

合作原则和礼貌原则是并存互补、进退相让的关系。商务英语信函写作中既体现了两个原则的并存统一，又反映了两个原则的矛盾对立。不同类型的商务英语信函需要不同的礼貌策略和相应的合作原则。有的时候出于礼貌的考虑违反合作原则，有的时候出于交际的实际需要违反礼貌原则。在不同的交际场合，应该具体问题具体分析，根据实际情况采取不同的策略，才能达到预期的交际效果。

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