外贸英文函电中的拒绝策略

石家庄铁路职业技术学院 杜展 胡红 赵辉

外贸英文函电是外贸业务中最为主要和重要的沟通方式之一，外贸业务中各个环节所涉及的磋商和沟通主要通过函电来进行。因此，得体的函电撰写对进出口双方友好关系的建立至关重要。在实际的外贸业务往来中，常常需要对客户的某些要求做出拒绝。因为拒绝函传达的是客户所不希望的否定信息，因此，如何做到在不影响双方关系的情况下得体地拒绝是值得重视并研究的一个问题。

1 外贸英文函电中的礼貌原则

1967年，美国语言学家格莱斯(Grice)在他的演讲《逻辑与会话》中第一次论述了“合作原则”(cooperative principle)的具体内容，他将会话中说话者和听话者需要共同遵守的原则概括为量的准则(Maxim of Quantity)：交谈所需信息，交谈不超过所需信息；质的准则(Quality Maxim)：不故意说假话，不说缺乏足够证据的话；关系准则(Relevant Maxim)：说话要有关联；方式准则(Manner Maxim)：讲话要清楚明了。

1983年英国学者利奇(Leech)在“合作原则”的基础上提出了“礼貌原则”(Politeness Principle)，该原则具体又被划分为六项准则：得体准则(Tact Maxim)：少表达有损他人的观点；慷慨准则(Generosity Maxim)：少表达利己的观点；赞誉准则(Approbation Maxim)：少表达对他人的贬损；谦虚准则(Modesty Maxim)：少对自己表扬；一致准则(Agreement Maxim)：减少自己与他人在观念上的不一致；同情准则(Sympathy Maxim)：减少自己与他人在感情上的对立。礼貌原则要求在交际活动中要尽力让自己吃亏，从而使别人获利，以赢取对方的好感，促使交际顺利进行，最终使自己从中获得更大利益。

外贸英文函电是国际贸易中业务双方重要的沟通手段之一，礼貌是其必须要遵守的重要原则，一封信函是否得体、礼貌直接关系到双方业务关系是否稳固、持久。在实际的业务往来中，往往需要做出一些拒绝的表示，如何在礼貌原则下恰当地表示拒绝，对双方关系的促进有着重要影响。

2 外贸英文函电中的拒绝策略

2.1 使用缓冲语

缓冲语(buffer)是指在传达否定消息之前，先进行一些正面的或中性的相关陈述，以起到缓和语气的作用。缓冲语的使用推迟了坏消息呈现的时间，使收信人在被拒绝之前有了一定的思想准备，体现了对收信人的尊重和体谅，维护了收信人的面子，更容易为对方所接受，也有利于维护双方友好合作的关系。例如：

Thank you for your order of May 3 for five hundred bicycles.While we appreciate your interest in our products, we regret being unable to handle any order at present, because our manufacturers are heavily committed for many months to come and cannot supply your requirements in this case.

在上述例子中，首先使用缓冲语感谢对方的订单以及对其产品表现出来的兴趣，之后委婉进行了拒绝，表现出了非常诚恳、礼貌的态度。再如：

Much as we would like to expand our business with you, we feel very regretful that we cannot at present entertain any fresh orders for our blouses, owing to heavy commitments.

在上述例子中，首先使用缓冲语表达了与对方合作的意愿，之后委婉表示了拒绝，整个表达合情合理，更容易为对方所接受。

2.2 使用模糊语

模糊语指语义、界限不清的语言。虽然外贸英语函电的写作要具体、清楚、准确，但适当的模糊语的使用可以使表达更加灵活、礼貌、得体。在表达拒绝的时候，模糊语的使用可以使语气变得缓和，较少伤及对方的面子和情感，体现了外贸函电的礼貌原则，保证了双方外贸业务关系的维系。例如：

I’m afraid we are not able to supply as much as you require.

模糊语“I’m afraid”的使用，避免了拒绝太过直接，使得语气更加委婉、含蓄，保全了对方的面子，更容易为对方所接受。再如：

We believe this arrangement would better meet your department’s needs and be more economically advisable than additional repairs on the old unit.

通过使用模糊语“we believe…would better…”及“be more…,写信人委婉地对收信人的投诉要求进行了拒绝，但通过使用模糊语婉转提出另外的选择方案，充分考虑到了收信人的利益，更容易为对方所接受。

2.3 进行合理解释

在做出拒绝的时候，通常有必要给出合理的解释，有效、合理的解释可以帮助对方更好地接受和理解所受到的拒绝。例如：

Unfortunately, we are not in the right position of sending you the samples required since the materials you asked about do not fall in our scope of business.

We feel very sorry we could not supply you with the necessary information concerning T.J.Brown Co.with whom we have already stopped business dealing for five years.

上述两个例子中虽然作者给出了拒绝的答复，但因为给出了具体的原因、做出了合理的解释，让对方感觉到拒绝是自己处于客观事实不得已而为之的选择，从而让对方能够理解并接受。

2.4 提出可行建议

在表达拒绝之后，不应急于结束函电的写作，应从对方利益出发(You-attitude)， 试着给出可行的建议，以帮助对方解决所面临的问题。例如：

It would be possible for you to obtain a trade discount of 2 percent if the payment is made on a cash basis.

Would you please try the Best Tools and Instruments? They may offer you the equipment which has the specification you need.

可行建议的给出有利于缓和拒绝信息带给对方的失望，有利于双方合作关系的稳固及促进。

3 结语

随着全球化进程的加快，国家之间的贸易往来日益频繁，国际贸易在国家经济发展中发挥着越来越重要的作用。外贸英文函电作为国际贸易中重要的沟通方式，是否得体、礼貌关系到业务双方关系的建立、发展、维系及促进，尤其是不得不在函电中传达拒绝信息时，更要讲究策略，注意方法，体现礼貌原则，以使对方理解并接受，维护好双方友好的合作关系。

[1]杨磊.从文化差异看合作原则与礼貌原则[J].西南民族学院学报(哲学社会科学版)，2001(7).

[2]杨娅珍.礼貌策略在竞争类与冲突类外贸函电中的运用[J].浙江教育学院学报, 2008(1).

[3]王素清.国际商务写作教程[M].北京:对外经济贸易大学出版社,2003.