浅议现代商务英语信函的语言特点

2011-08-15吉林农业大学外国语学院张英满屹

中国商论 2011年3期

关键词：信函语言特点发货

吉林农业大学外国语学院张英满屹

浅议现代商务英语信函的语言特点

吉林农业大学外国语学院张英满屹

商务英语在国际贸易活动中起着重要的作用。现代商务英语信函具有自己的语言特点。本文通过详细的例证，阐释了现代商务英语信函写作应该遵循的一些基本原则。

商务英语信函简洁专业术语

当前，国际贸易竞争日趋激烈，时间、速度和效率变得至关重要，这必然带来商务写作风格和语言上的变化。同时，随着互联网上电子邮件的广泛使用，要求作为信息载体的语言要方便、快捷地传递信息，商务英语信函越来越呈现出口语化、简单化和非正式化的倾向。

1 简洁易懂

商务英语写作首先强调在确保内容完整、准确的前提下，简洁有效地传递信息。当然，涉及到许多问题的信函并不一定很简短，关键是要用简单明了的语言，清楚地表达复杂的事情，忌多余的修饰性表达。

1.1 开门见山，直奔主题

商务英语写作一般不需要礼节性的寒暄，而是要使读者尽快地了解其意图，从而迅速地做出反应。

如：In reply to your letter of March 16，we are glad to book your order for …….(应贵方5月6日的来函，我方欣然接受你方……定单。)

I am replying to your letter of June 21 asking us to clear our May payment.(该信函就贵方六月二十一日来函要求我方付清五月份款项一事进行答复。）

1.2 语言简练

由于商务人士业务繁忙，求实而重效率，在工作中无暇创造丰富多彩的词语，信函的读者也不愿意浪费时间去欣赏华丽的辞藻和深奥的话语。故商务写作避长就短，尽量选用简洁的词和句。多使用省略句、简洁句、简短并列句和简短复合句。

your invoice No.237.(兹通知贵方：237号发票已收到。)

(2)Your invoice No.237 has been received.(贵方237号发票已收到。)

显然(2)句简洁精炼，(1)句繁琐冗长。

做到简洁的另一个有效办法就是能用简单词汇就不用复杂词汇，能用短语的不用从句。

如：用consider代替take into consideration；用authorize代替give authorization to；用solve代替arrive at a solution; 用now代替at the present time；用because代替due to the fact that；用 Please note代替Attention should be called to the fact that等。

如：在As what you have requested， we are sending you our newest catalog.中，从句“What you have requested”用“as requested”来代替，则更简洁。

2 清楚准确

现代商务英语写作要求用词准确，内容清楚，说明具体，叙述完整。含糊不清、辞不达意的信函会引起误会，甚至会造成损失。

2.1 选择常用词

作为一种世界贸易语言，英语被一百多个非英语国家的商务人员在商务信函中使用，而这些人的英语水平参差不齐。因此，在选词上应注意选择那些简单的、为人熟悉，避免使用复杂、生僻和容易产生歧义的词及故弄玄虚的表达。

例如：用leadership代替hegemony；用change 代替metamorphosis；用quick代替expeditious；用first代替foremost。

2.2 说明具体

商务信函中，必须把谈论的事情交代清楚，特别是时间、地点、价格等，以免再次询问而浪费时间，甚至影响生意。如：

(1)We are shipping your order of September 21 this afternoon.(对于你方9月21日订单，我方将于今天下午发货。）

(2)Your order No.6543 will be shipped this afternoon and should reach you by the end of September。(对于你方9月21日6543号订单，我方将于今天下午发货，货物将在9月末之前到达。）

显然，(2)句比(1)句具体、明确，让读者没有疑问。

3 表达专业化

在涉及商贸活动时，现代商务英语信函大量使用缩略语、专业术语和具有商务含义的准商务术语。

3.1 缩略语的使用

商务英语在长期的发展中，逐步形成了许多约定俗成的缩写形式。这些缩略语不仅具有强烈的商业色彩，而且简明、规范、一目了然。缩略语的广泛使用与商务英语本身性质有关，同时也反映了21世纪快捷沟通的特点。

如：FOB (free on board离岸价)、CIF(cost， insurance and freight到岸价)、L/C(letter of credit信用证)、BL(bill of lading)提单、CIF(cost， insurance and freight成本、保险加运费价)，CFR(cost& freight成本加运费价)，EAT(estimated arrival time预计到达时间)，“W. P. A.”(with particular average水渍险)，AS(at sight即期)，FYI(for your information供你方参考)， Commercial invoice(商业发票)，SC(sales contract销售合同)，DD(demand draft即期汇票)等。

3.2 商务术语的使用

国际商务活动的行业术语源于国际惯例和约定，同缩略语一样，是在长期的国际贸易实践基础上逐渐产生的。有些普通词语在商务领域使用时，也有其特定的不同含义。

如：claim(索赔)，firm offer(实盘)，quote (叫价），offer(发盘），discount(折扣)， credit(赊购)，acceptance (兑付）draft(汇票)，discount/ allowance (折扣)， net price(净价)，ceiling /floor price (顶/底价)， market price(市场价)，promotional price(促销价)， (price)on the high/low side (价格偏高/低)，confirm(保兑)， average(海损）partial shipments(分装)， transshipment(转运)， royalty(提成费)等。