浅谈档案管理电子化

阎 淼

（山西煤矿安全监察局档案馆，山西 太原 030012）

随着经济的日益进步，以纸质形式为主的档案资料无论从其形成、保存和查阅利用等各个方面都有很多局限。首先在以往的档案管理工作中，工作人员过多的依赖于手工操作，要求收集完整、齐全，避免漏写、漏抄；用笔规范、字迹工整、清楚；分类、统计准确无误，结果是费时费力。纸质的文件和图纸受温度湿度环境等影响较大，纸质档案的耐久性取决于纸张纤维素的性质，纤维素在高温、高湿、酸、酶、氧化剂等情况下容易发生氧化和水解反应，易遭到破坏。在档案保存过程中，稍不留意就可能造成不可挽回的损失，并且如图纸等大幅的文档都要折叠存放，多次折叠后会造成字迹模糊，难以辨认，折痕处也容易损坏断裂，大多文档在存放过程中因为年久会有不同程度的损坏，不利于查看利用，很难保存到要求年限。其次，纸质文档的检索和查看利用受地域和空间的限制较多，大多的查阅是在档案管理单位进行，而有很多成立于建国初的大型企事业单位分支机构多，有很多机构还在不同的行政区域，档案管理部门一般设置在总部，很多重要的档案也保存在总部，其他的分支机构要查阅利用就要派专人前往。因为纸质文档原始件只有一份，借出后容易造成丢失和损坏，只能复制原件，期间要耗费时间和精力，特别是对于比较紧急的境况，很不方便。要打破这些局限，就要运用计算机技术，实现档案电子化，以下是笔者对档案电子化的一点看法：

1 档案电子化的定义及其特点

从长远看，档案信息化是管理现代化的必然要求，所谓档案电子化，就是用微机对档案文献进行筛选和不同层次的加工，使之转化成为微机软件形式的二次文献供人们利用的过程。它主要包括电子文书、电子信件、电子报表、电子图纸等等。与纸质文件比较，电子文件具有以下特点：

第一，工作效率的大幅提高，计算机强大的信息处理能力是档案电子化的最大优点。在应用了计算机软件处理后，使文件资料收集、存储、分类、统计和查阅等环节变得十分方便、有序，因而无论是起草还是办理传递，都变得简单易行。电子档案能为档案部门提高工作效率，减少人力、物力、财力和时间的极大浪费，使现代化设备得到物尽其用；缩短二次文献信息的加工时间，提高档案信息的时效性，档案信息电子化，编者可直接利用机读形式的档案，利用电脑的功能完成信息加工工作程序，快捷地出版二次文献；档案信息电子化，还可实现一次投入，多次产出，信息成果可多份拷贝，这样就扩大了档案信息的社会影响，拓宽了服务范围。

第二，存储量大。信息得到充分交流和共享，运用计算机技术对档案进行管理后，档案管理由案卷级深入到文件级，由单位途径管理发展到体系管理，电子文件可以直接由计算机等现代办公设备迅速地处理和传递；电子文件的利用是可共享的，也不再受时间和距离的影响；并且计算机的存储量大，这样一个档案馆几十年、甚至上百年的全部馆藏信息，就可通过数字化的手段存储在电脑里，任何个人和机构都能很方便地进行查阅。随着计算机和网络技术的发展，可与其他信息系统建立共联，提供信息的横向与纵向，从而提高档案利用工作的质量和效率，保证很高的查全率和查准率。

第三，电子文件的保存更加稳定，电子文件的保存载体如VCD、DVD、U盘、移动硬盘等，这些载体的普遍特点为存、读方便快捷，易于传递，存储时间长。受外部环境影响小，不易损坏，具有较高的稳定性。

第四，文件的传递更加快速和安全，传统的纸质档案文件的传递是靠邮政系统传送，时间受距离长短的限制，文件容易造成延误和遗失。现在应用计算机网络技术，直接通过网络进行传递，实时收发，大大提高了文件传递的安全性和时间性。

2 档案电子化是社会发展和经济进步的必然要求

档案信息化建设是顺应潮流、适应时代发展的新举措、新要求。档案作为一种原生的信息资源，其重要性正日益凸显出来。普遍使用计算机管理档案,这样就形成了大量的数字化档案信息。档案信息化、网络化管理是档案工作发展的必由之路，是管理现代化的必然要求。档案信息电子化建设涉及的不是档案管理工作的某一部分或是某个局部，而是对整个管理工作起到牵一发而动全身的作用。

第一，形势发展的需求。21世纪是信息化的时代，一般档案馆都藏有数10万卷档案资料，数百万件档案文件，是本地区最丰富、最有实用价值的信息资源库，这样一大批浩如烟海且珍贵的档案信息资源不能充分地实现信息共享，及时地为公众服务，就失去了档案留存的意义。近年来，档案载体逐渐并迅速地被磁盘、磁带、光盘所取代或更替，电子档案的出现给档案馆提出了一个亟待解决的课题，那就是电子档案的收集、保管、保护和利用手段，而解决这个问题的途径只有一个，那就是档案信息的电子化建设。

第二，社会强烈需求。当今，人们的时间意识越来越强，决策需要迅速、准确；各职能部门工作查考要求快速及时；社会广大公众对档案信息需求量不断增加。那么，要了解这些详细内容恰恰只有档案馆才是最全、最新、最直接、最方便的一个场所，这就迫使档案馆这个信息保管和提供利用的部门必须尽快改变传统的原始管理、检索和提供利用的手段，以现代化、多功能的服务措施，使档案馆馆藏的信息能及时、方便地提供给各方面的需求者。

第三，档案管理工作的必然趋势。档案电子化，可改善档案管理工作。只有实现档案电子化，才能冲破档案利用的种种局限，使档案管理部门从封闭走向开放，从档案的保管和利用职能向信息采集、管理和服务职能转变，实现档案信息资源的合理配置、科学管理，为社会提供高效、优质的服务。

3 积极应对档案信息电子化带来的影响

电子文件没有草稿与印稿的区别，也没有正本与副本的差异，甚至文件与档案之间很难划定一条人为的界限，它给档案管理工作造成的影响与冲击必将是全面而深刻的。这些课题是电子文件能否转化为档案的关键，也是档案电子化的客观需要。为此，笔者认为，档案界应采取如下对策：

第一，加强投入，做好基础工作，一直以来档案信息数字化步伐进展缓慢。把馆藏的纸质档案变为数字化的档案是当前所有档案信息化建设的一项基础工作。大家知道，对工作中直接生成的电子文件全文数据库的接收和管理比较容易，但是如果把几十年形成的全部的纸质档案进行数字化，使其成为光盘、磁盘存储的信息，建立起一套档案全文数据库，就是一件非常困难的事情了，需要大量的人力物力。目前，在这方面工作进展缓慢，投入不够。

第二，提高技术支撑。技术是档案信息化建设的生命，没有过硬的技术支撑，档案信息化形同空话。首先，从硬件建设和投入上下功夫，要配备质量可靠、性能优良的硬件设备并添置相应的配套设备，不断改善硬件环境，防止电磁干扰、辐射等影响，从源头上减少自然毁损概率。其次，要设计开发出通用性的档案信息管理软件，使档案信息化建设与办公自动化系统融合贯通。其三，要采取有效措施保证软/硬件安全运行。

第三，加强人才建设。档案信息化建设的最终落实都要靠人来执行，作为信息化社会的档案工作者必须具备一定的计算机和电子文件管理知识。这就要求档案管理人员不断更新观念，学习新知识、掌握新技能，树立为社会和公众服务的意识。要从“自学为主，培训为辅”模式逐步转变为可持续终身教育机制，在档案人员间建立学习激励机制，保证档案人员的素质随经济发展和社会进步而不断提高。加大档案部门间、区域间系统合作工作的力度，学习交流兄弟单位利用档案资源进行转化、知识创新的经验，不断增加档案部门和档案人员的信息源和创新思维。

第四，解决好电子文件的保存问题。电子文件保存条件和环境要求与纸质档案不同，它对保存场地的面积要求不高，而对环境的温湿度、防磁性等条件的要求较高。以化学磁性材料为载体的电子文件，从理论上讲能够长期保存，因为它的读出是无接触式的，不存在磨损。把电子文件记录在介质层上，被密封在塑料保护层内，不怕外界磁场的影响，不会直接受到空气中的灰尘、水分及有害气体的侵害。对于长久保存的电子文件，需要定期进行复制，以防止损失。

第五，完善安全制度，加强文件的保密性。电子文件失去了固定的形式，内容易于变化，使得电子文件的保密性变弱。电子文件易于修改，并且修改后不留任何痕迹，虽然已经有一些技术手段可以防止伪造电子文件和在“原稿”上增删修改，但其内容发生变化的可能性总比纸质文件要大得多，把握其内容的原貌较为困难。电子文件不再具有特定的字迹，无法从字迹上分辨其原始性，人们可以根据需要以不同的字体字号输入输出文档，并且不能为每一份电子文件盖印或签名，也就无法借助字迹和签章等来判断一份电子文件是否为原件。这些都对电子文件的安全性提出了新的课题，并且随着网路技术的发展，网络窃密技术也在不断完善，进入网路中的任何文件都难以做到绝对保密。为此，要提高档案人员的警惕性，从根本上铲除黑客对信息系统的威胁。采取技术处理，将已归档的电子文件改为“只读性”文件，即只能读不能写的不可更改的文件，从而识别和保护电子文件的原始结构，保证电子文件的可靠性。可以使信息系统内/外网隔离，在内部信息化网路和外网之间，设置物理隔离。采用路由器过滤被屏蔽的IP地址、身份认证、防火墙、数据备份等安全防护措施来保障电子文件的安全性。

第六，制定统一的标准，要实现档案信息资源的共享，必须制定档案管理信息化的标准，这个标准不是单一某个方面的，而是一个标准体系，既要有档案管理网站信息系统设计和管理软件的应用标准，也要有纸质档案的数字化标准，还要有电子文件的接收、管理标准，此外，档案数据库与数据资源库互联的工作标准等也需要统一。

综上所述，档案信息化管理是一项长期、全面而具体的工作，需要所有档案人员的积极参与与配合。档案队伍素质对档案工作信息化管理的质量起着关键作用，因此，档案队伍计算机技能的提高是目前档案部门素质教育的重中之重。信息化是当今世界发展的大趋势，档案馆只有克服困难，迎头赶上，与其他行业同步发展，才能适应社会和时代发展的需要，更好地服务社会。