元数据：电子档案的“生命线”

李德民

（哈尔滨市呼兰区妇幼保健院 黑龙江 哈尔滨 150500）

元数据：电子档案的“生命线”

李德民

（哈尔滨市呼兰区妇幼保健院 黑龙江 哈尔滨 150500）

随着信息技术的不断发展，大量的公文性电子文件在其归档后产生了一种新的档案形式——电子档案。电子文件是计算机中产生的文字、图形、声音、影像等多种信息的集合体，其信息形态是以数字化为主体，借助计算机读取。电子档案就是具有保存价值的电子文件。

电子档案由于其区别于纸质档案的特性，使原有的管理模式无法对其进行管理。现阶段，电子档案管理中还存着诸多技术问题。一是电子档案的法律效力难以得到保证。传统的纸质档案强调原件才具有法律的凭证作用，而电子档案的法律效力的确定无法与纸质档案文件相比。这主要是电子档案技术等方面的原因。二是电子档案有较强的依赖性。离开了计算机及相应的软件，电子档案就无法生成和识别。一般的计算机和软件更新很快，而光盘等电子档案载体具有一定的耐久性，可以保存几十年甚至更长的时间。这样待若干年后，很可能出现虽然有保存完好的数据，却找不到可读取的设备了。

技术问题是完善电子档案管理的关键。可以采取以原始形式的格式进行还原显示、规范电子档案管理系统等技术措施来保证电子档案的原始性。

元数据是各种技术措施的基础。所以，只有构建了一个完善的元数据体系，才能使上述的措施有效地实施。目前，元数据的应用已成为电子档案管理的关键，其重要程度被喻为电子档案的“生命线”。

所谓元数据，是对具体的资源对象进行定位和管理，并有助于资源对象的发现和获取的数据。元数据的标准取决于具体的资源描述对象，不同类型的资源对象需要用不同的元数据标准来描述。元数据最本质、最抽象的定义为：关于数据的数据。它在不同领域有其具体的定义和应用。可以给电子档案中的元数据这样定义：它是电子文件归档后进行合理管理的一种手段，把电子档案的数据加以综合分析、记录，使之更好地进行管理并提供利用。因此，它既可用于保障相关电子档案的真实性、完整性、一致性、关联性和长期有效性，又可以帮助对网络环境下的电子档案进行有效的集成管理和提供集成服务，更是构建数字档案馆信息组织体系必不可少的工具。

电子档案较纸质档案最大的不同就是保存在机读载体上，并要借助于计算机来读取。而元数据恰恰在探索解决由机读载体而带来的新课题上发挥出自身独有的优势，其作用体现在以下几个方面：

1.确保电子档案的真实性和凭证价值

电子档案因为具有信息与载体易分离、信息可操作等特点,使其原始性与凭证性受到质疑。而如果有了保证电子档案完整性的元数据,将电子档案的内容特征和档案形成、处理和利用的过程如实地记录下来，就能够证明其真实性和完整性。同时，将电子档案形成时的环境和背景信息记录在元数据中，有助于证明电子档案的凭证价值，便于档案利用者了解档案形成时的历史背景和真实内涵。

2.在一定程度上保证电子档案的长期可读性

由于电子档案有较强的依赖性，离开了计算机及相应的软件，电子档案就无法生成和识别。为了保证电子档案的长期可读性,除了把档案内容及时转录到新的存贮载体上之外,还应该在元数据模型中详尽描述电子档案的格式信息、制作信息、转换方式、技术环境等，以便于电子档案的转换与迁移。

3.能够补充电子档案的著录

依据传统方法编制的档案目录、档案指南以及其它检索工具已不能系统解决电子档案的著录问题。相比较，元数据在著录系统上进行了加强和提高,是动态的、多维的、过程性的。首先,元数据主要是在档案形成、利用、保管时通过计算机技术从档案中自动提取的。因此,元数据系统可作用于档案的整个形成过程与利用过程,它能动态地获取档案在这一过程中变化发展的情况。其次,档案之间的联系是多种多样的,不仅可根据档案的整理级别构成等级结构,也可以根据相同的责任者和主题将档案联系起来。也就是说,对于单一的档案来讲,它可以从不同时间、不同层面、不同等级结构对档案进行著录；对于多份档案来讲,它可以根据档案之间的不同关系建立起多方面的联系。

当然，元数据系统不能完全取代著录系统。它是安装在电子档案管理系统中的保存历史记忆的管理工具;而著录系统对档案的内容揭示得更详尽。因此，元数据系统可与著录系统进行有机的链接，以达到互补。

由于电子档案的本质属性，决定了它在收集、保管的过程中必须保证真实、完整。因此，在电子档案管理中运用元数据时，可以适当地借鉴图书界在有关元数据方面的应用经验，在其基础上建立属于电子档案的元数据运用体系，以保证电子档案的真实性、完整性。一是身份验证。这是保障电子文件及电子档案信息真实性的重要手段，是用户进入系统后的第一道防线。二是加密技术。采用加密技术可以确保电子档案内容的非公开性，对于传输中的电子档案具有很好的保护效果。三是数字签名。这是一种保障电子档案的非否定性的重要手段。

另外，在构建好一个电子档案元数据体系后，应该适时地建立行之有效的管理系统，定期地对元数据体系进行维护。同时，在新的管理系统中，各档案部门有必要对相关档案工作人员进行专业化的培训。只有这样，元数据体系才能体现出优势并发挥出最佳的作用。

1.何嘉荪.保存电子文件背景信息的重要手段——再论全宗、案卷形态的异化.档案学通讯，2001.5

2.冯惠玲.电子文件利用的障碍与对策.档案学通讯，1998.5

3.徐维等.元数据概念的产生、发展与成熟.中国档案，2003.84.[美]戴维·比尔曼著，王健等译.电子证据——当代机构文件管理战略.中国人民大学出版社，2000

5.刘琼瑶.国际档案界关于电子文件元数据之研究.四川档案，2003.2