名人档案征集和利用工作刍议

2011-08-15王立新

黑龙江史志 2011年7期

关键词：名人档案馆利用

王立新

（佳木斯职业学院黑龙江佳木斯 154004）

名人档案征集和利用工作刍议

王立新

（佳木斯职业学院黑龙江佳木斯 154004）

名人档案是档案资源的重要组成部分，为名人档案立档是新形势下档案部门的一项重要职责。本文立足于新时期档案工作实际，着重论述了如何加大名人档案的征集力度与加强名人档案利用工作。

名人档案；征集；利用

在社会发展的各个时期，都会涌现出许多著名人物。他们或在某一学科、领域、行业有过重大贡献或在社会上具有一定的影响力，并得到社会和历史的承认。《中国大百科全书》这样定义名人档案：“国际或国内著名的人物在其个人、家庭和社会活动中直接形成的历史记录。”也就是说，名人档案是名人在从事政治、经济、军事、科学技术、文化、宗教等活动中形成的具有保存价值的历史记录，是社会发展的历史见证，是档案资源的重要组成部分，也是极宝贵的精神财富。因此，为名人档案立档是一项惠民工程，是新形势下档案部门的一项重要职责。本文拟就名人档案的征集和利用工作谈一下粗浅的认识。

一、拓宽思路，加大名人档案的征集力度

（一）发挥优势，突出特色

在社会发展的各个阶段涌现出的著名人物数不胜数，档案部门要征集所有的名人档案是不现实的。因此，要做好名人档案的征集工作，就必须发挥优势，突出自身的地域特色，尽量多征集一些当地具有影响力的名人档案，既给档案征集工作带来了新的亮点，又便于向当地人民群众广泛征集历史资料，节省征集经费，同时为社会利用提供便利条件。

（二）全面征集，多元发展

由于名人一般社会地位较高，社会交往范围广泛，因而，名人档案不同于其他档案，其内容十分丰富，具有多元化的特征。从涉及范围看，包含政治、经济、文化、教育、科技等领域的各个层面；从形式上看，有声像档案、纸质档案、书籍剪报出版物、口述档案、证书、家谱、生活用品、奖品等各种载体。档案馆在征集名人档案时，要注意其全面性和多元性特征，尽可能将各种内容、各种载体的名人档案征集进馆，以展现名人的生活全貌。

（三）拓宽渠道，以点及面

名人在其社会活动中，会与各色人物形成千丝万缕的联系。由于一些人档案意识不强，名人档案缺失的情况是经常发生的，一些资料即使名人本人也不会存留，这就要求我们不仅要向名人本人征集资料，还要以发散思维，以名人为中心向其社会生活的各个领域全方位辐射。包括其朋友、学生、同学、领导、老师、同事等等，必要时可借助新闻媒体进行广泛宣传，以便尽可能全面地征集到与名人相关的资料。

（四）主动征集，灵活掌握

名人档案不同于文书档案，一般私藏在名人家庭中。这些名人档案是名人一生的财富，显示出名人一生取得的成就，名人不愿意将这些成就移交档案馆是正常的。这就要求我们开拓思路，灵活把握征集方式。一是充分利用广播、报纸、电视、网站等媒体加大档案法宣传力度，提高档案意识，鼓励名人将其档案移交档案馆。二是主动出击。与政协、文联、协会等组织和非党派人士联谊，通过召开座谈会等手段，向代表们进行征集名人档案的宣传；三是采取多种奖励措施，根据实际采用多种征集方式。包括捐赠、赠与、移交、寄予或者代保管的方式征集。对于愿意捐赠的，向捐赠人颁发荣誉证书，并给予表彰或适当奖励；愿意出售的，与出售人签订征购协议，支付征购款，并颁发荣誉证书；对于暂时不愿意移交档案馆的名人档案，可通过征求其意见，以移交复印件进馆的形式进行征集，以使名人档案得到最好的保护。对于捐赠、出售、寄存档案的机构和个人，还可享有优先和免费利用的权利。

二、开展特色服务，加强名人档案的利用工作

（一）规范管理，提高档案利用效率

对于档案部门来说，征集名人档案不仅增加了馆藏数量，而且也为档案馆增加了新的服务亮点。为了提高利用效率，要把名人档案管理纳入档案馆集中统一管理范围，要建立名人档案资料库，为名人档案设立独立全宗，按人名实行集中管理，实行一人一号，按进馆顺序依次排序。做到介绍简洁，目录清晰，系统保管，并及时做好利用记录。建立健全名人档案收集、管理、鉴定、保管、利用等各项管理制度，使名人档案管理工作有章可循，并严格按照规章制度为社会提供利用，使名人档案管理做到规范化、标准化、科学化。

需要特别强调的是，档案馆在将资料为社会提供利用的时候，要充分尊重名人本人或其家属的意愿，依法保护名人的知识产权等合法权益。对名人档案的形成者或捐赠者，通过提供优先查阅权等优质服务，营造良好氛围，以鼓励社会各界人士向档案馆移交名人档案。

（二）积极组织，开展名人档案研究

组织开展名人档案研究是名人档案利用的一个重要方面。要积极组织人员开展名人档案研究，使档案馆成为名人档案研究的学术基地。有条件的档案馆还可以组织有一定学术水平的研究人员专门对征集的名人档案进行全面而系统的研究，编研出学术成果，编辑名人档案系列丛书或名人档案汇编，既可以提高档案馆整体理论研究水平，同时也可以为社会提供学术借鉴。名人档案中日记、手稿、书信等具有私人性和主观性特点，在编研时要去粗取精，加以甄别，同时要征求名人本人或其家属的意愿。