浅谈技工学校的档案管理工作

王金玉

（黑龙江省技工教师进修学院 黑龙江 哈尔滨 150040）

浅谈技工学校的档案管理工作

王金玉

（黑龙江省技工教师进修学院 黑龙江 哈尔滨 150040）

作为一名档案工作者，必须清楚地看到，信息时代给档案工作提出了新的更高的要求。如何面对新形势，抓住机遇，发挥优势，完善自己，迎接挑战，已是摆在技工学校档案工作者面前的一项重要课题。

一、做好档案工作必须要转变观念

由于历史原因，技工学校档案室长期处于封闭、半封闭状态，档案工作者一直从事着简单的收集、整理、利用、保管等被动服务工作，由于科研、学术等方面档案利用制度条条框框较多，缺乏必要的对内、对外宣传工作，档案工作者变成了保管员的代名词，本应提供信息利用服务的档案室却成了信息闭塞的角落。在信息化程度越来越高的今天，信息传递量、传递速度与日俱增，技工学校档案工作者必须认清形势，增强责任感、紧迫感，解放思想，摆正位置，拿出新的举措，全方位、多角度地开发档案信息资源，更好地为技工学习及社会各界提供服务，作出自己应有的贡献。

二、做好档案工作必须要夯实基础

技工学校档案室信息资源具有学科多，分类细等特有的优势，我们必须在进一步夯实基础工作的同时，积极的发挥这一优势，才能不断壮大和完善自己。

1.积极主动地做好建档工作

坚持“提前介入”的指导思想，从关注技工学校各项工作文件的形成和积累工作做起，及时完整、系统地做好档案的收集、整理、利用、保管等工作。

2.加快技工学校档案信息数据库和网络建设，实现资源共享

我们应从传统的收集、分类、编目中走出来，将过去独立封闭状态的档案室建设成为行业或地域性信息系统的一个节点，由所有相关行业计算机数据库、网络系统连接组成的信息网，实现真正意义上的信息资源共享。

3.加强档案工作者自身素质建设，适应信息社会对档案专业人员的需求

21世纪的竞争，将是人才的竞争。随着科学技术进步，社会的发展日新月异，各行各业对人才的需求提出了更高的标准，原来单一型人才已远不能适应当今社会的发展需求，代之的是具备“一专多能”的复合型人才。作为具有专业庞杂、种类繁多、介质及形式多样的技工学校档案事业，对人才的需求更是如此。目前，技工学校档案工作的重点应放在对档案工作者观念的转变、职能的转变和思维方式的转变上，因为办公自动化系统、网络系统管理、维护、开发利用，档案信息资源开发、编研等方面的专业素质培训及人才的合理引进上，都离不开人的决定作用。

三、做好档案工作必须要积极开发档案信息资源

衡量档案工作好坏的最直接的标准，是档案部门能够积极主动提供优质、高效的信息利用和服务。档案工作只有做到“有为”才能实现“有位”。

1.积极挖掘馆（室）藏信息，把握信息服务的主动权，搞好超前主动服务

技工学校档案工作要从过去狭义的机关文书档案工作的小范围，转入面向技工学校及社会经济建设大范围的轨道上来，切实拓展技工学校档案工作发展空间，确立技工学校档案信息资源开发服务目标的合理定位。通过经常性的档案价值鉴定，去粗取精，将利用价值较高的档案按技工学校及社会需要重新加以整理和分类，编制成专题目录或专题资料汇编供各界利用。将收集、整理的“热点档案”在国内网上发布，供社会各界有效利用，最大限度地实现学校档案拥有的价值。

2.探寻技工学校及社会各界对技工学校档案信息利用的需要动向，搞好档案跟踪服务

学校档案工作要坚持“同步介入”的原则，紧密跟踪关注社会经济建设的发展动向，争取实现服务对象发展哪里，档案工作就延伸到哪里，切实拓宽发展空间，努力实现学校档案价值的最大化。

3.完善利用方式，制定灵活的管理制度，简化利用手续，提高档案利用水平

对于学校档案管理工作中一些过时的规定和工作方式要及时修改、完善，吸取当今社会新的档案管理理念、经验、技术、新的科技成果，制定满足工作需要的利用制度，采取灵活的服务方式，满足各界档案用户的利用需要。

四、做好档案工作必须要加强对内、对外的宣传与服务工作

我们要加大对档案工作的宣传力度，从根本上消除社会各界对学校档案室的陌生感和神秘感，引导社会各界积极利用学校档案，提高查阅利用率。

1.介绍馆（室）藏内容、分类和价值特点

重点介绍学校各历史时期的档案。按种类、形成的特点，吸引各界用户广为利用，为其提供较具体的档案来源与线索。

2.介绍学校档案有关使用管理方面的规章制度

通过宣传、指导、服务，向用户介绍学校档案利用的批准手续、具体要求、查阅范围及内部开放档案利用的界限，得到用户的理解与支持。

3.介绍学校档案检索工具及使用方法

主动向各界用户介绍不同检索工具的适用范围、作用、特点及使用方法，方便用户选择和使用检索工具，及时准确地查找到所需档案。

4.介绍学校档案的利用方式

随着各界用户对档案的利用越来越多样化，仅仅依靠单一的服务方式很难满足需要。我们采取多种利用服务方式，如，可尝试制发档案复制、档案证明、函查、举办档案展览、开放部分档案等服务方式，使用户对学校档案利用有充分的选择余地。

5.介绍学校档案编研成果

为准确把握社会利用导向，适时做好各种专题史料汇编，我们注意编研形式与内容的创新，以有效提高学校档案信息资源的开发利用水平。

五、做好档案工作必须要加强与外界的学术交流与合作

开拓思路，创造条件，通过各种渠道，采用各种形式，加强与国内同行进行学术交流与合作是摆在我们面前的又一新任务，只有加强同社会各界用户的信息开发利用合作，瞄准国内信息市场，才能抓住一切可以利用的机遇，发展自己，更好地服务社会，迎接更加辉煌的明天。