浅谈改善档案利用工作的几点对策

王丽春

（黑龙江省八五四农场 158403）

浅谈改善档案利用工作的几点对策

王丽春

（黑龙江省八五四农场 158403）

档案是一种资源，需要人们主动地去开发和利用。在当前改革开放的历史时期，如何使档案利用工作在农场的各项事业中发挥其社会效益和经济效益，实现档案的利用价值，是摆在档案工作者面前的一项重要课题。

一、档案利用工作中存在的问题

（一）室藏档案门类单一，结构不合理。农场综合档案室长期以来，保存的绝大多数是文书档案和会计档案，近几年来，随着农场小城镇建设速度的不断加快，科技档案数量虽然有所增加，但主要是为党政机关服务的，适应不了经济建设飞速发展的需要。而要适应为农场经济建设服务的需要，首先必须丰富室藏，特别是一些有关经济的、科学技术的、地方特色的诸多方面不同载体的档案材料。

（二）宣传力度不够，造成社会档案意识淡薄。档案作为一种信息资源，本身具有潜在的价值，只有通过利用才能被挖掘出来。然而，档案工作是一项默默无闻的工作，社会知名度比较低，至今社会上还有一些人对档案的作用存有模糊认识，对档案的利用工作缺乏了解，人们的档案意识还很淡薄，档案工作的重要性还没有被人们所认识。这说明我们对档案的宣传还没有跟上当前形势发展的需要，没有很好地服务于农场经济建设这个中心。

（三）提供利用档案处于被动状态。目前，机关档案的利用只局限于单纯地接待查阅，查什么提供什么，基本上处于被动服务状态。

二、改善档案利用工作的几点对策

（一）大力丰富室藏是做好档案利用工作的前提和基础。一是改变档案室室藏结构，加强档案收集工作。这就要求我们档案工作者要在传统的接收和征集方式的基础上，多方面地收集各种门类和载体的档案，以此来增加信息存贮量，使档案成为数量充足、质量优化、层次分明、结构合理的档案信息中心。二是处理好资料与档案的关系。丰富室藏以档案为主的同时，也要注意及时地收集与档案有关的，能较好地满足党政工作需要的政治、经济、文化类档案资料，尤其是各类数据性、资料性强的内部资料汇编等，以弥补档案材料不全和档案内容不详的缺陷。同时，加强具有农场特色的名人档案、名优产品档案、声像档案的收集工作，形成具有农场特色的室藏体系，为开展档案利用工作奠定良好的基础。

（二）加大档案宣传力度，提高社会档案意识。一是利用广播电视、板报等宣传工具，宣传档案工作信息。二是通过开辟档案宣传橱窗，举办档案效益展览，宣传利用档案创效益的典型事例以及利用档案收到的效益和没有重视档案工作受到影响的实例进行宣传，提高人们重视档案工作，积极查阅利用档案的主动意识。

（三）变被动服务为主动服务。要充分发挥机关档案的作用，必须变被动服务为主动服务。一是征询利用者对档案信息资源的需求和意见，变被动为主动。如：通过到机关各部门调查各阶段的中心工作和重点工作，分析工作计划等方式，预测可能要提出的需求内容，做好提供利用的准备。二是分析统计资料，摸清利用工作规律。2010年，我们根据农场在“抓城提档、工业提速、农业提质、民生提效”四项工程中所确定的工作重点，把那些在农场“四项工程”建设中将产生作用的档案资料主动提供给利用者，抓住重点，兼顾一般，有针对性地提供有效服务，使档案的潜在经济变为现实的利用价值，收到了良好的效果。

（四）注重收集分析利用效果。利用者到档案室查阅档案的目的，就是从中了解档案问题、解决问题，这就是所说的利用效果。利用效果是对档案利用成效的最直接、最具体的反映。近几年，我们在对档案利用效果的收集上做到了积极、主动，每次查阅完档案以后，利用者都要填写《档案利用效果》表。我们与每一位利用者都建立起联系，随时了解利用效果。对那些典型的，没有反馈回来的利用信息，我们都采取抓住线索、跟踪调查的方式，千方百计地获取反馈信息。同时，对利用者填写的利用效果，我们按其重要程度、效果大小、作用如何、分门别类汇编成册。近几年来，我们根据农场档案利用的需要，先后编制了《档案提供利用实例效果汇编》、《2002—2010年干部任免职情况汇编》、《各类人员奖励》等。并在此基础上分析研究，通过小效益看到大作用，通过直接效益发现间接效益，探寻利用工作规律，发现利用工作中存在的问题，以利于我们在今后的利用工作中克服不足，最大程度地发挥档案价值，提高工作效益。