贯彻《归档文件整理规则》的思考

2011-08-15胡建平

黑龙江史志 2011年8期

关键词：页数事由整理

胡建平

（哈尔滨商业学校黑龙江哈尔滨 150000）

贯彻《归档文件整理规则》的思考

胡建平

（哈尔滨商业学校黑龙江哈尔滨 150000）

高校档案是为高等院校的教学与管理服务的，是可靠的信息资源和历史凭证，对建设规范化院校，培养高素质人才方面具有重要作用。因此，科学地管理档案，有效地开发利用，对学校的全面发展和经济建设关系重大。推行《归档文件整理规则》（以下简称《规则》)，是改革高校档案工作的一项重要举措，它使档案管理更趋于科学、规范，更适应现代化管理的需要，为新时期高校档案的持续发展指明了方向。因此，在工作中正确认识和使用《规则》，具有十分重要意义。

一、《规则》有利于推动学校档案工作的改革

1.减轻了学校档案工作的压力。高校档案分类多，内容复杂，繁重的立卷工作占用了文档人员的大部分时间。另外，由于立卷工作繁杂，难以熟练掌握，文档人员流动性又比较大，使得整理工作质量始终得不到保证，这无疑给提供利用工作带来诸多不利因素。因此，《规则》的颁布实施．能有效地满足学校文档人员简化手工劳动的要求，在保证归档文件整理工作质量的同时，减少了人力占用，缩短了工作时问，提高了工作效率。

2.节省了学校必要的财力物力。《规则》推行文件级管理，取消了案卷，不再对档案原件进行形式上的加工，在完整地保持档案原貌的同时，减少了归档文件管理工作所占用的财力、物力，有效地节省了资金，有利于档案管理现代化及学校档案工作其他方面的建设。

3.理顺了学校档案工作职能。《规则》推行了以“件”为保管单位，通过简化归档文件整理工作，对整理和利用之间的矛盾进行了调整，理顺了档案工作的职能，使学校档案人员将精力更多地投入深化检索体系、丰富检索途径、完善利用服务等方面。

二、正确理解《规则》的内容和使用要求，有利于推动档案实体工作的进程

1.要确定整理单位。《规则》对“件”进行了界定。一般以每份文件为一件，对于工作中形成的密不可分的文件，比如请示与批复；报告与批示等，《规则)要求根据具体情况，可视为一体，也可作为两件，作为整理的基本单位。

2.归档文件的分类。将全宗内归档文件的实体，按其来源、时间、内容和形式等方面的异同，分成若干层次和类别，构成有机体系。

3.归档文件的排列。归档文件的排列必须是在分类方案的最低一级类目内。按事由结合时间、重要程度排列。会议文件、统计报表等成套文件可集中排列。具体可分两步，先按事由原则，将属于同一事由的文件按一定顺序排列存一起，再采用一定的方法对不同事由的文件进行排列。

4.对归档件编号。归档文件必须按照分类方案和排列顺序逐件编号，在文件首页上端的空白位置加盖归档章并填写相关内容。归档章设置全宗号、年度、保管期限、件号等必备项，并可设置机构（问题）等选择项。通过编号，可使归档文件在全宗内的位置得以确定，并为后续的编目工作以及将来查找利用时的实体存取提供条件。

5.归挡文件的编目。归档文件应依据分类方案和顺序编制归档文件目录。也就是按照分类、排列的结果，逐类、逐件编制目录，以系统、全面地揭示归卡当文件全貌。编目应以“件”为单位进行，来文与复文作为一件时，只对复文进行编目。归档文件目录没置件号、责任者、文号、题名、日期、页数和备注等项目。

6.归档文件的装盒。将归档文件按室编件号顺序装入档案盒，并填写档案盒封面、盒脊及备考表项目。装盒时，应按分类方法的不同，将不同类别的归档文件装入不同的档案盒中，具体要求如下：（1）不同形成年度的归档文件不应放人同一档案盒；(2)不同保管期限的归档文件不应放人同一档案盒；(3)分机构(问题)的情况下，不同机构(问题)形成的归档文件不应放人同一档案盒；(4)应视文件薄厚程度，选适宜档案盒；(5)归档文件不要求同一事由的归档文件必须装在同一档案盒内，只需按照排列的先后顺序依次装盒，一盒装满后，顺次装入下一盒即可。

7.备考表。备考表置于盒内文件之后、项目包括盒内文件情况说明、整理人、检查人和日期．需要依次填写好。