优化档案管理完善档案收集

2011-08-15平静霞

黑龙江史志 2011年11期

关键词：纸质档案管理管理

平静霞

（杜尔伯特蒙古族自治县城市管理行政执法局黑龙江大庆 166200）

优化档案管理完善档案收集

平静霞

（杜尔伯特蒙古族自治县城市管理行政执法局黑龙江大庆 166200）

在市场经济迅猛腾飞的年代，档案的管理工作越来越体现出其重要作用。电子档案是现代信息技术发展给档案界带来的新的管理对象。它与传统档案管理在方法上存在较大不同，所以，创建电子档案管理学已是时代的要求。本文深入分析了传统的档案管理存在的问题，并对档案信息数字化管理的优势进行了探讨。

档案管理；电子档案；问题；解决办法

档案管理基本理论又称档案管理理论，是关于档案管理活动的总体性、宏观性理论问题和档案管理基本方法、原则的理论探讨，主要有文件管理理论、来源原则、档案鉴定理论等。

我国是一个具有灿烂文化的文明古国，作为历史记录之一的档案，是我国文化遗产的一个重要组成部分，商朝的甲骨档案是我们目前所能见到的最古老的档案，西周时出现金文档案，秦朝出现石刻档案。汉代利用档案比较普遍，在编史方面的优秀代表作就是司马迁的《史记》。纸的发明和推广使用，使档案种类和数量急剧增加。

随着全球化、信息化和网络化时代的到来，电子政务系统中大量的政府公文通过Internet发布、高效流转，档案已不再仅仅以单一的纸质形式存在，以磁、电、光等介质为主要信息载体的文件应运而生，产生了大量的电子文件档案。

一、档案管理中存在的主要问题

1.材料收集方面存在的问题

（1）相关规章制度不健全不完善。比如没有“文件材料归档办法”、“档案工作岗位责任制”等涉及到材料收集方面的规章制度，导致收集工作处于无序状态；有的单位制定了“文件材料归档办法”、“档案工作岗位责任制”、“档案工作考核办法”等规章制度，但不切合单位的实际情况，对单位文件材料收集工作没有实际的指导意义。

（2）相关制度落实不到位。执行的力度不够，导致档案工作职责没有落到实处。

2.档案整理方面

（1）没有分类办法；（2）有办法，但办法与实体分类不一致。

3.保管条件方面

有些单位档案保管条件比较简陋，达不到档案安全保管的基本要求。

4.传统的档案管理方面存在的问题

（1）利用效率低：主要体现在检索方式单一，只能以分类和主题等进行人工检索，档案内容的查询必须人工调取原档，查准率因人为的因素而受到极大的影响；

(2)档案管理意识淡薄,归档质量不高在实际建档工作中,往往由于档案员的档案管理意识不强,档案管理会存在许多问题。

（3）档案管理工作滞后，跟不上管理发展需要。档案管理工作是保证档案记录连续性、真实性和完整性的可靠保证。忽视档案形成的各个环节，势必影响档案的成套性和完整性。随着档案管理现代化进程的加速，无论是管理理念、控制手段，还是技术设备都发生很大变革。

（4）安全性差：档案调阅、查看和利用的过程中，原始档案容易丢失及损坏；

(5)缺乏有效管理机制，造成管理偏差。档案管理的资料从产生到归档经历相当长的一段时间，并经过许多环节，其中每一环节的差错都直接地影响档案的齐全、完整、准确性。

二、应从以下几方面对档案进行优化管理

1.提高档案人员素质，搞好工程建设，要把提高档案人员的素质放在重要位置

档案管理人员的业务素质水平直接影响档案管理工作的质量，为了使档案工作人员能够适应档案管理工作的需要，首先要充分发挥档案工作人员的积极主动性、创造性，努力提高档案人员的知识水平和管理能力。由于设备的现代化，档案种类和载体的多样化，管理方法要不断改革。应尽快培养一批既能掌握新技术，又能熟悉档案专业知识的人才，才能完成档案管理现代化的任务。

2.提升档案管理水平是做好档案管理工作的前提

（1）是档案管理制度化。将档案工作纳入目标管理考核范围，在文件的形成、收发、归档、利用、销毁等环节上建立了较为系统的管理制度，推行文书部门立卷制度和归档制度，档案分类准确、组卷合理、排列有序，根据信息化建设的需要，还制定了《电子档案管理办法》，确保了使档案工作有章可循、有法可依。

（2）是档案信息资源服务经常化。充分发挥硬件齐全、手段多样的优势，提供电话查询、网上查询、原件借阅、目录交流、代查、代复印、提供咨询、编写编研资料等多种服务。

（3）是档案库房安全管理规范化。严格执行档案的库房、办公、阅文三分开制度；定期检查档案库房的防火、防水、防蛀、防蚀措施；做好大型密集档案柜的日常维护；严格执行保密制度，确保纸质档案和电子档案系统等安全。

（4）是档案设备基础建设现代化。从物力、财力上对档案工作给予大力支持，先后投入经费购置了档案管理软件，除湿机、加湿器、空调、吸尘器等设备。

3.在材料收集方面，进一步完善相关规章制度，并制定切实可行的保障措施，确保制度落实到位

在材料整理方面，制定切合单位实际情况的档案分类编号办法，并按照办法实行，材料整理时应按照有关要求进行。在档案保管方面，随着单位的发展，应逐步改善。

4.信息保密、安全工作

档案室应防止机密文件泄密，制定保密制度及档案人员岗位责任制，实行专人负责制。在档案室内配置灭火器、防虫剂，切实做好防盗、防火、防蛀工作。

5.使用高科技的电子文件档案管理，其优势在于：

（1）操作方便

形成档案之前的电子文件，其增、删、改等都很方便，而且改后不留任何痕迹，保证了档案页面的整洁。并且电子档案具有高度的标准性，使之对电子档案的检索更加方便。

（2）占据很小的存储空间并节省纸资源

无限增长的纸质文件与有限的存储空间之间存在着日益激烈的矛盾，而电子档案占据的极少量空间能够很好地解决这一矛盾，例如：一张光盘容量可达600MB～4 000MB，可存35万张打印纸上的文字信息或10万页图形信息。而且，如果不移动存储载体，只处理信息，那么电子档案几乎无重量和体积可言，相比之下纸质文件的笨重就显而易见了。

（3）复制时信息不容易丢失

纸质文件复制或缩微品拷贝经常会出现清晰度下降、畸变、信息丢失等问题，而电子档案的复制，由于是数字化的信息处理，几乎不存在这些问题。所以完全可以做到复制后得到的电子档案与原来的电子档案无任何区别。

（4）传递速度快并能实现资源共享

一份纸质档案只能在某时、某地让能够接触到它的人阅读，而电子档案由于其处理环境是计算机和网络技术，因此可以不受这种限制。网络上传递电子档案的时间是按秒计算，而同样距离的纸质档案传递则是以天计算的，二者在速度上的区别非常明显。而且，一个终端上的电子束件也可以同时发给若干个网络终端，电子档案这种不受存储载体限制的特点，使利用者产生一种共享的感觉，从而摆脱时间和空间的制约。

（5）具有多种表现形式

随着多媒体电子计算机的应用，电子档案的形态也随之多样化了。文字、图形、声音、影像等多种媒体信息都可以单独或相互搭配成电子档案的内容，这就造成了电子档案的多媒体集成性，使电子档案比纸质档案更加全面、形象、生动。