浅析信息时代的企业档案管理工作

刘晶梅

(哈轴集团公司 哈尔滨 150036)

企业档案是企业在生产经营和管理活动中所形成的对国家、社会和企业具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。随着信息时代的到来，以计算机技术及现代通讯技术为代表的技术革命变革了现代企业的信息环境，对作为企业记忆的档案及其管理带来了革命性的影响。计算机技术与网络技术在企业生产的普及，加快了企业档案信息化建设工作，使得越来越多的电子档案在企业中应运而生，企业档案工作者如何在传统档案与电子档案的变革中，建立起与之相适应的管理模式，实现企业档案资源的共享，提高工作效率，加快企业档案管理工作的发展，升华企业档案的价值，拓展企业档案的知识内涵，实现这一跨越对企业档案管理工作者来说至关重要。

一、信息时代电子档案管理的优势

1.合理利用资源，实现海量存储

电子档案是电子文件归档保存的形式，它满足档案的一切要求。过去，纸张一直是信息传递的主要载体和媒介，传统的纸质档案需要使用大量的纸张记录档案信息，并且还要有庞大的馆藏资源来进行档案文件的存放与保管，势必会带来资源利用上的浪费。随着信息时代计算机网络的出现和应用，纸张已不再是信息传递的主要承担者，取而代之的是计算机、网络、磁载体和光载体等高科技电子设备，在企业档案管理中也随之产生了电子档案，电子档案的出现，大大改善了传统企业档案管理工作的模式。首先，在保管上，电子档案可以通过电子档案载体有效地节省纸张，真正意义上实现了现代企业中所倡导的无纸办公；同时，还可以减少档案装具和馆藏空间的占用，合理利用资源，降低保管成本。此外，电子档案作为一种虚拟的文件形式需要依赖于计算机数字设备进行文件的传输和处理，电子档案载体所能容纳的信息量是传统纸质档案所不能比拟的，电子档案真正实现了文件的海量存储。

2.便于集中管理，加强外部沟通

首先，企业中传统的档案一般是由各部门分门别类地进行管理、保存，造成了企业档案的分散管理，不利于查找利用。而随着企业的发展，档案数量、种类的不断增加以及档案信息深层次的开发利用，档案管理人员还要定期对企业档案进行归档整理，这在一定程度上也耗费了档案管理人员大量的时间和精力。另外，企业领导为了节约资金，减少了档案管理人员外出学习交流的机会，从而减少了同行之间交流业务经验的机会，企业档案管理人员只能根据自己以往所学来整理本企业的档案资料，大大限制了企业档案所发挥的重要作用。随着信息技术的发展，各企业都不同程度地开展了档案电子化、网络化建设工作，根据自身的需要、特点及条件建立起计算机电子管理信息系统，使电子档案可以马上储存、随时归档。在企业内部，各部门档案管理人员通过电子网络共享一个办公信息管理系统，实现企业电子档案的集中管理；企业与企业之间也可通过局域网、互联网等的链接，加强档案管理者之间的业务沟通，最大限度的发挥电子档案的作用。

3.检索快捷高效，信息安全完整

信息时代，企业档案信息利用主体越来越多，而传统档案管理服务手段多是以手工检索为主，查找档案信息时，档案管理人员要从数以万计的企业档案文档中，通过条目索引查找所需信息，在一定程度上不便于操作，使档案管理服务方式被动、缓慢，不能达到及时便捷、高效易用的使用原则，远远不能满足信息化的现实需求。此外，当使用者想要借阅纸质档案时，必须先到档案室等档案管理机构办理借阅手续，然后还要经过复杂的借阅程序才能得到所需档案信息内容，需要复制档案内容时，还要再次通过复杂的审批过程；更值得一提的是，受环境因素及人为因素的影响，档案文件的多次借阅，势必会导致纸质档案的破损甚至丢失，使企业档案信息无法完整地保存下来。电子档案的出现，有效地解决了上述问题。档案使用者可以通过档案管理部门的办公自动化系统，快捷高效地对档案信息进行电子检索，直接查找、选择所需的档案信息内容，并可方便快捷地复制存储。同时避免了由于存储、借阅过程中档案文件的破损、丢失，真正做到档案信息的安全完整。

二、实现电子档案管理工作的具体措施

1.人才为先，提高档案工作者的素质

档案管理人员自身素质的优劣直接决定了企业档案信息化程度的高低。信息时代的企业档案管理人员不再一味的面对档案本身实施一系列的管理活动，而是很大一部分时间直接运用电脑、网络来进行电子档案信息的收集、整理和传输。档案管理人员只有掌握现代化信息技术，熟练掌握计算机在档案现代化电子管理中的应用技能，才能保证高质量的档案信息化管理和服务。各部门要通过引进高科技人才以及业务培训来加强档案管理人员的业务能力，不断提高企业档案工作者的业务技能，努力培养和造就出适合信息时代数字化和现代化需要的复合型人才，使企业档案工作者跟上社会发展的步伐，以竞争取代懒散、以创新取代守业，把握时代脉搏，为企业工作、科研保驾护航。

2.强化服务，健全企业档案管理规范

为企业服务，既是企业档案工作的出发点又是落脚点，它贯穿于企业档案工作的始终。在信息时代，人们迫切要求能够在网络中寻找到自己需要的电子档案信息。企业档案管理人员的信息服务工作内容，也应从传统的纸质馆藏转向以电子信息资源为主的服务模式。而适用于传统纸质载体档案的管理方式已经不再适应电子档案管理了，必须创新工作方式，强化电子档案服务模式，健全企业档案管理的规范和标准。加强纸质档案电子化建设的步伐，将企业馆藏档案进行全面电子化处理。同时，还要制定适应电子档案管理特点的政策和法规，编纂具有可操作性的、可对企业电子档案进行统一管理的规范和标准，保证电子档案管理模式在企业中长久、稳固发展。

3.安全保密，建立档案信息保障体系

在推进企业电子档案管理模式的过程中，档案信息安全已成为档案工作者值得重视的焦点问题。首先，电子档案的复制、查阅、保管等环节都应按照相应的规定做好各种登记、审批工作，要由专人负责，企业的保密、档案部门要定期检查，做好监督、监管工作；其次，对于电子档案的载体，如计算机、移动硬盘、U盘、光盘等，做好保管和利用工作，不得随意外出携带，严格控制其保管和使用范围，确保电子档案不受损坏、丢失。同时还需要对电子档案存储设备安装有效的防黑客扫描工具，定期对电子档案存储设备进行扫描，保证电子档案数据、信息的安全性、保密性以及完整性；再次，对企业电子档案要进行密级分类管理，对涉密档案的具体保管人员明确涉密等级和保管要求，加强企业电子档案信息的安全管理工作，以确保企业的权益；最后，要强化企业电子档案管理者的安全保密意识，档案部门要加强档案管理人员的保密培训工作，积极实施有关电子档案系统安全方面的各项措施，使其自觉地遵守各项信息系统安全制度，降低电子档案信息系统的安全风险。必要情况下，还可通过相关法律法规强化企业电子档案的安全保密管理。