试论改制国有企业档案处置工作

常丽丽

（齐齐哈尔市第一社会福利院 黑龙江 齐齐哈尔 161006）

随着我国现代企业制度的逐步建立与完善，国有企业的改制工作已全面展开并取得一定的成效。无论国有企业兼并、破产、出售、股份制改造等等，都涉及到如何处置原国有企业档案的问题。为了防止国有企业档案的流失，1998年国家档案局、体改委、经贸委、国有资产管理局联合印发了《国有企业资产与产权变动档案处置暂行办法》，其中第十四条规定：“国有企业被集体、私营和中外合资、合作等非国有企业兼并的，其党群工作、行政管理、生产技术管理、经营管理类档案按隶属关系移交企业主管部门或寄存所在地国家档案馆，也可由企业主管部门或所在地档案行政管理部门指定有关的企业代为保管。”

一、改制企业档案处置的重要性

（一）防止国有企业有价值的材料遗失。随着时代的发展与进步，部分国有企业已渐渐退出历史舞台，随之兴起的私营企业和股份制企业，有效地促进了社会经济的发展。国有企业档案积累了国有企业十几年乃至几十年的丰富经验，一旦国有企业档案遗失，是无法再弥补的。

（二）为有关部门的再利用服务。国有企业改制后，有的变为私营企业或股份制企业，它接收了国有企业的一些固定资产和有价值的东西，仍然延续着国有企业的一些经营模式，所以原国有企业的档案仍然有举足轻重的作用。例如到代管档案部门查询原企业的电梯图纸及安装资料、移交过程中签署的合同协议、有关改制中的一些材料等等。有时审计部门因为工作需要，还要查找多年前的财务票据和账册等等，这就充分显示了代管档案的利用价值。

二、国有企业改制后档案处置存在的问题

（一）保管时间不确定。企业在移交档案时往往缺少一定的手续，在档案移交给代管部门后，企业单位似乎卸下一副沉重的担子，对其以后的去向就置之不理了。特别是破产或出售的企业，人员全部分流，有谁还会在乎原企业档案的去向和将来的命运如何呢?而代为保管的单位或部门接收档案时，也只是听从上级领导或职能部门的指示代为保管，至于保管多长时间，仍是一个未知数。代管变成无期限保管，保管单位是一头雾水，保管到何年何月，无人告之，特别是破产或出售企业的档案，最后由谁来处理，都是未知数。

（二）代管存放有隐患。国有企业改制后，将所有的文书档案、财务档案统统交于代管单位就万事大吉了，不考虑存放的档案库房是否符合标准，只要有地方存放就行。代管单位人员缺乏，库房有限，只好找临时空房堆放，可想而知，档案是有地方存放了，可是时间长了，按照档案保管的要求，库房各项指标不符合标准，档案长时间在潮湿、虫鼠、灰尘等恶劣的条件下很难长久保存。

（三）代管档案费用无法确定。《国有企业资产与产权变动档案处置暂行办法》第十一条规定：“国有企业资产与产权变动过程中，档案的整理、鉴定、移交、寄存等工作所需费用，企业或接收单位支付，破产企业由破产费中支付。需要向地方档案馆寄存档案的，由原企业、破产企业在破产费用中支付一次性寄存保管费。”但在实际操作中发现，某个企业解散后，听从上级指示，将所有档案向当地有关部门移交，移交时无任何手续，无论是上级主管部门还是企业都没提及代管费用之事，这笔费用该如何收取无明确说法。

（四）档案利用梗阻。破产或出售的原企业单位的人员全部与原企业解除了劳动关系，各奔东西，自谋出路，代为保管的单位只是将原企业档案存放在某个库房内，这些档案与代管单位无直接利害关系，保管人员也从不了解该企业档案，所以在档案利用时存在一定的困难。例如出售给私营企业后，在办理某些业务时，需要查找一些原国有企业的档案和材料，就会困难一些，因为交接时手续就不规范、不标准，再者保管人员在日常工作范围内没有全身心投入到保管档案业务中去，使查阅档案更加困难。此外，财务档案堆积特别多，要想查一张单据更是要费一番周折等等。面对以上问题该如何妥善处置国有企业改制后的档案，是当前乃至今后档案归属的一个重要内容。

三、解决代为保管档案时出现问题的有效对策

（一）破产、倒闭企业或转为私营企业的档案不存在代管。破产、倒闭企业的档案除根据产权变化方式的不同办法去处置档案外。对原企业无去处的档案，必须按要求移交上一级主管机构的档案部门。移交档案时，一是把握好完整性，对具有永久、长期保存价值的各种门类和载体的档案全部接收进馆。二是控制好质量关，要求分类清楚，鉴定准确，装订坚固，符合要求。三是制订移交清册，逐件清点。

（二）对上交的档案要签订协议书。根据《档案法》规定，向档案馆移交、捐赠、寄存档案的单位和个人，对其档案享有优先利用权，并可对档案中不宜向社会开放的部分提出限制利用的意见，档案馆应当维护他们的合法权益。因此，档案馆应当与上交档案的企业签订协议书，明确规定保存档案的方式、费用、时间、使用权，明确责任和义务，以免后患。