煤炭企业档案管理之我见

2011-08-15李放

群文天地 2011年24期

■李放

在知识经济时代，各类信息多元化，档案管理工作也随之发生了很大变化。面对煤炭企业不断的改革与发展，以及新时期档案工作的新要求、新变化，对档案管理人员提出了严峻的挑战。如何能够把档案工作做好，让档案管理工作在推动煤炭企业改革发展中发挥更大的作用？笔者浅谈几点拙见。

一、加强对煤炭企业档案工作的重视

任何单位的任何一项工作只有单位重视了、领导重视了，工作才能顺利开展。以做好安全生产、经营管理，取得经济效益为目的的煤炭企业往往会忽略文件收集、利用、归档工作，伴随变改中的人员流动，出现的是文件资料、技术资料流失的现象；甚至有的煤炭企业档案工作的地位在企业改制中，出现挤脱现象。对档案工作人员来说，他们应该充分发挥其主观能动性，以自己的实际行动去影响，去争取领导的重视，以优质的服务吸引干部职工的注意，来提高本部门在企业中的地位。

（1）档案管理人员首先要爱岗敬业，为领导、各级管理人员、工程技术人员提供准确、真实、可靠的信息，为领导的决策，工程技术人员的科技攻关提供方便。档案工作人员自己怀着满腔热情的去工作，忠于职守，在领导和同事心目中树立了良好的形象，部门的地位也会逐渐提升。

（2）档案管理人员要积极做好宣传，使领导及干部职工增强档案意识。要经常向领导汇报档案工作情况，多谈一些档案工作对单位长远发展的影响，诱导和启发领导重视档案工作。

二、努力进行工作创新，实现档案管理的规范化

档案管理是一项专业性很强的工作，因此，作为煤炭企业的档案管理人员，在学好档案管理专业知识的同时，必须认真学习煤炭企业的安全生产知识，优化知识结构，提高综合素质，才能做好煤炭企业的档案管理工作。

（1）档案管理工作者要结合自己的工作岗位，边学习边操作，在提高业务素质的同时，特别要注重计算机知识、信息知识的学习，努力使自己成为具备信息知识、煤矿安全生产知识和网络知识的综合型档案管理人才，利用现代化技术管理档案。

（2）档案汇集着大量的知识，也记载着丰富的信息，是一种丰富的信息资源。但档案的整理工作繁琐，重复劳动多，劳动强度大，而利用计算机等现代化手段可以收到事半功倍的效果。一是人工立卷时，立卷人根据自己的理解对文件进行分类，尽管都按照统一的标准，但因每个人的理解能力不同，对同一份文件有不同的分类，因此不可避免地产生分类不准的现象，影响案卷的质量，给工作带来不便。而利用计算机模拟人工立卷，然后按类别将属于条目的内容打印出来，作为以前的那种以“卷”为单位时案卷目录这一检索工具的替代物，也可按文件形成的先后顺序排列打印，既降低了人为因素在文件归档工作中的影响，又发挥了计算机的管理优势，减少了手工操作，提高了工作效率，更好地为企业大发展服务。

三、稳定档案工作人员，提高业务素质

煤炭企业档案管理人员兼职过多，且大多不具备档案方面的专业知识。由于没有专职的档案人员，档案多是分散保存，极易造成档案严重流失。面对这种现状和档案工作性质，企业要确定专人管理档案工作，针对企业档案管理的特点和管理人员素质差的情况，企业领导要积极选送档案人员参加档案专业知识培训，提高档案人员业务素质，以加强企业档案管理工作。

要充分发挥档案工作人员的积极主动性、创造性，努力提高档案人员的知识水平和管理能力。

（1）建立教育培训的运行机制。加强制度建设，建立良性的运行机制是档案工作者继续教育的关键和保证。要建立继续教育的约束和激励机制，促使档案工作者产生紧迫感和危机感，主动地参加定期的继续教育，跟新知识，提高业务能力和水平。

（2）明确继续教育的方向。继续教育应该从煤炭企业档案管理的实际要求出发，按岗位、分层次、多渠道、多形式地进行。坚持“学用结合、按需施教、重视实效”的方针，切实遵守学以致用的原则。继续教育应给档案工作人员提供全面、系统的学习专业档案知识的机会，特别是档案管理方面的最前沿、最先进知识，给档案管理人员提供吸收、补充档案学新理论、新方法、新概念的机会，弥补一次性教育不足。要加强对信息技术、计算机、科技软件等新技术的学习，为档案的数字化、现代化管理创造条件。

（3）进一步提高档案工作人员对档案管理的认识。由于煤炭企业档案工作人员多为兼职，久而久之怨言在所难免，这就要在提高他们对档案工作的认识上下工夫。