浅析人事档案管理的信息化发展趋势

■李芳

人事档案事业是一项崇高的事业，是组织人事工作的重要组成部分，充分发挥干部档案的作用，对于培养人才、选拔人才、使用人才具有十分重要的作用。特别是通过研究干部人事档案记载的各种信息，可以掌握人才队伍现状，为研究制定人才发展规划和人才政策，提高人才工作宏观管理水平提供信息支持，无论是国家机关还是企业、事业单位信息化的技术水平越来越高，许多数据资源都依靠网络来实现远程存取，网络已成为大家的公告平台。

随着办公自动化以及互联网的快速发展，信息化建设在组织工作中发挥出越来越重要的作用。已有越来越多的单位将信息管理的概念渗入到干部档案工作中，开始运用计算机进行干部档案日常管理。将档案工作各个环节的计算机化，实现档案系统整体功能，是需要运用多学科知识，多专业配合，多部门协作，多环节配套的庞大系统工程，根据实际情况在档案管理活动中，全面应用现代信息技术，档案信息资源进行处置、管理并提供利用服务。

一、档案信息化管理的必要措施

“所谓档案信息化，就是在国家档案行政管理部门的统一规划和组织下，在档案管理活动中全面应用现代信息技术，对档案信息资源进行处置、管理和提供利用服务。”

众所周知，档案需长期保存，为提高存储环境，避免可能造成文档纸张受潮、虫蚀以及火灾等灾害，每年大量投入文档的保管经费已在所难免，且因无备份而又为每年不得不有的文档损失担忧。此外，档案需反复查阅，不可避免地存在原件受损或遗失，给文档的保管与利用带来管理上的困扰。电子计算机技术是当今新技术革命的先导技术。其运算速度快，精确度高，存贮信息和逻辑判断能力强以及自动进行运算等特点。

档案信息化基础设施建设整体规划包含了档案信息化建设的整个硬件平台和网络，因此首先要从硬件上配备电子计算机，提高档案室计算机和网络技术的应用程度，利用多种信息技术手段，将纸质文件、声像文件等传统介质文件和已归档保存的电子档案并且运用计算机进行档案的收集、整理、编制检索工具、内容介绍和编制内目录，还可用于库房的管理逐步提高档案信息化水平。其次要建立和完善局域网。使各项工作网络化，加强档案的利用，以达到资源共享的目的。

二、档案信息管理的统一规范化

传统的档案管理是以档案资料纸质或机读形式为主要物质对象，要运用现代信息技术管理电子文件，对档案文献进行收集、筛选和不同层次的加工，将物理形态的档案文献作符合信息化环境和目标的转化，实现档案网站和数字档案馆建设，可高效、适用的管理档案和利用档案工作。目前，很多档案信息系统和网络建设形式各行其是，层次不一，规范性、开发性、服务性、共享性较差，不能适应档案信息资源共享的要求，规范标准的制定和执行是信息化建设的保障。档案信息化法规、标准应涵盖信息化建设的所有方面，包括电子文件归档和数字档案管理的各个环节。很多档案部门使用的计算机型号不一，规格各异，各自开发的软件不能互用，并且没有一个既适用于文件检索又可用于档案信息管理的计算机管理软件系统，由于不能互调，就不能利用电脑完成信息管理工作，不能快捷地出版信息编辑成果，这制约了档案信息电子化的进程。数字环境下档案工作的根本目标依然是最大限度地满足社会对档案保管、利用的需求，信息化所要追求的正是如何最大限度地利用数字网络等现代技术手段来实现档案工作的根本目标。档案信息自动化建设的着眼点应是整个系统，制定档案信息化管理的有关标准，推广档案管理应用软件，促成系统的纵向和横向的各个环节都应达到一定水平，并通过网络加以联通，这样才能发挥整体优势，提高系统的综合能力。

三、培养信息化档案人才

档案信息化建设是一项长期、全面而又具体的工作，信息化建设的实现不是档案部门的单一工作，也不能仅仅单凭几个计算机技术人员就能实现的，它需要所有档案人员的积极参与与配合，因此，档案队伍计算机技能的提高是目前档案部门素质教育的重中之重。与其它行业相比，档案工作政治性、政策性、专业性都很强，在专业技能上，提高档案从业者的信息素养和信息技能，思想上有较高政治素质，保护档案的安全，不泄露档案内容等。

人才是信息化建设的成功之本，重视信息化人才的培养，造就一支适应档案信息化建设需要的人才队伍，是档案信息化建设的重要内容。由于电子档案信息内容的数字化，文档处理的一体化，电子档案保存的技术化，开发利用形式的多样化，使得电子档案的管理与纸质档案的管理有着截然不同的方法，这就对档案管理人员提出了更高的要求。档案信息化人才形势比较严峻，人才资源紧缺严重制约着档案信息化建设的发展，只有把人才问题解决好了，才能使档案信息化建设符合正确的方向，才能满足社会发展对档案工作的需求。以人为本，加强人才队伍建设已成档案信息化建设的当务之急

档案信息化是在国家总体规划和系统组织之下，采用现代信息技术改造传统档案业务，不断适应数字环境下档案活动的发展变化，最大限度地满足社会档案需求的建设过程。档案信息化的实质是档案工作目标与信息网络手段的结合，是传统档案业务向网络环境的迁移。

[1]杨公之.档案信息化导论[M].中国档案出版社,2001.