医院声像档案科学管理之浅见

孙长美

在当今信息化高速发展的时代，高科技的生产力在医院占据着非常重要的位置，尤其在现代化管理的医院里，记录资料的信息载体正向高科技、多媒体的趋势发展。临床声像技术资料因其图文并茂、形象直观、信息传播速度快捷方便而使其在医疗、教学、科研等管理活动中的应用日趋广泛，医院图书馆收藏文献资料的载体也由原先单一的纸质载体向磁、光、声像介质等多种载体发展，这些新生资料无论从数量上还是质量上都在迅猛增加，重要的利用价值和高效的使用频率，迫切要求医院必须科学有效地管理好这些特殊资料。

一 、如何理解医院声像资料的分类及其意义

（一） 摄影资料

医院的摄影资料是图像资料的一种形式，由单张的或一组照片组成，将医院在社会活动中直接形成的以静止摄影影响为主要反映方式的有保存价值的历史记录。摄影资料除照片外，还包括幻灯片、摄影片。

医院摄影资料的内容往往是医院的发展历程、医院的建设与规划、卫生改革、教学活动、科研项目、管理状况、环境及临床、手术、标本等的图像记录，是医院宝贵的历史资料和形象病案资料。例如，X射线摄影、内窥镜摄影、显微摄影、心电图示波器波形及超声诊断显示图像等已成为当今医疗辅助诊断的重要依据，医学摄影资料已在医学著述、远程会诊、临床教学、疑难病症研究、情报刊物和学术交流中大量使用，这足以证明医院摄影资料在医院声像档案中具有非常重要的地位。

（二）录音资料

医院录音资料是将记录声音的信号通过机械的、光学的和磁性的方法转变为电信号记录在录音载体上而形成的档案资料，如录音带、唱片等。在电话会议、健康教育、医患沟通、专家讲座等活动中录音资料既方便又灵活，所录制的原始声音是信息整理的可靠依据。

医院录像资料是通过录像技术将运动着的视像和声音组成的视听资料，如录像片、电影片。医院录像资料一般记录了院内重大的社会活动、各类会议、文体活动和医疗、教学、科研、国内外交流中有代表性的事件，以生动形象的视觉和听觉效果向社会及科技人员传递信息。它也是医院宣传自己、传递医疗科技信息、扩大知名度的有效方法，同时可以随时再现事件及活动当时的场景，感受当时的气氛。所以录像资料同样也是医院声像档案中的一大宝贵资料。

医院计算机可读资料是将所需信息存储在磁盘、光盘上，通过计算机作媒介，再现原始的声音、文字、图像的资料。随着我国计算机技术、多媒体技术、通讯技术水平日益提高，医院制作、使用计算机可读资料的数量、频率越来越普及，其中医院制作的许多教学用多媒体光盘，在医疗、教学、科研中发挥着重要的作用。医院的特殊行业特点，要求医务工作者必须不断学习新知识、掌握新技术、了解新病种，通过网络定期开展继续教育也是医院提高医疗服务质量的一个有效管理模式，以至于计算机可读资料同样成为医院声像档案中必不可缺的一大部分。

二、如何科学地管理医院声像资料

既然声像资料在卫生事业的可持续发展中发挥着极其重要的作用，那么科学地管理好这些宝贵的资料成为一项非常重要的工作。从业务方面分类，医院声像资料包括两方面内容：一是医院在医疗、教学、科研、管理活动中自制的反映院内各项活动的声像资料；二是为传递文献及其他信息由有关部门从院外采购的各种声像资料。无论是自制的或是采购的声像资料，都应进行科学化、标准化、规范化的管理。

只有成立专业的管理机构，才能有效地、科学地、标准化地、规范化地管理好声像资料，才能最大程度地发挥好声像资料的价值。医院应该成立信息管理中心（或电化教育中心），在信息管理中心设立声像资料管理室，声像资料档案库房配套，配备具有专业知识的人员进行声像资料的收集、制作和科学管理。如果尚无设立声像资料管理室，也可根据本医院的实际情况由图书馆（室）负责管理此项工作。信息管理中心需及时将声像资料送交图书馆（室），图书馆（室）应指定专人对医院随时产生的声像信息进行收集、制作和科学管理。

医院声像资料的管理制度参照档案管理制度执行。自制的各种声像资料应由相关科室或人员填写申请单，经管理部门核准后分配给制作人员制作。所有制作成品均应建立登记制度，由声像资料管理室统一入库归档保管。院外采购的声像资料也应交由声像资料管理室统一管理。所有声像资料必须备份后归档。

声像资料的价值还体现在它的再利用上，因此只把资料入库还不行，还需建立完善的借阅制度。科室和个人需借阅馆藏的声像资料时应认真阅读册内备考表或资料情况说明，填写借阅单，用毕及时归还，以保证声像资料的系统性、完整性和再使用性。科室或个人借阅声像资料需严格根据文献保密等级来操作。

由于信息产业化的飞速发展，从事医院声像资料管理的工作人员必须紧跟时代的步伐，以应对瞬息万变的信息化发展，做到科学有效地收集、制作、管理和利用声像资料，这就要求从事医院声像资料管理的工作人员要定期培训， 以期随时了解信息产业的新动态、获取信息产业的新知识、掌握处理声像资料的新技能。

只有对声像资料建立起一整套完善的管理程序，才能谈得上是对医院声像资料的科学管理，才能更好地发挥医院声像资料的科学作业。医院声像资料管理程序可以借鉴图书档案的管理，包括：分类、编目、馆内阅览和外借等工作程序。

对属于收集与归档范围的声像资料，应当按照规定定期向医院声像管理室移交，集中整理归档，一般不跨年度，任何科室或个人不得据为己有；对存有疑义的资料应采取必要措施进行鉴定；对反映同一内容的若干声像资料，应选择主题鲜明、影像与声音清晰、画面完整；对照片资料应底片照片一致、说明齐全。

由于声像资料记录信息的方式和介质不同于一般的印刷型资料，所以它的分类首先应按载体类型及规格分类。对同一类型与规格的载体再参照《中图法》按学科内容分类。在对声像资料分类整理的同时确定保管期限、密级。

对声像资料的著录应依据《非书资料著录规则》（GB3792.4-85）进行，也可参照《中国编目规则》中“录音资料”、“影像资料”、“静画资料”的著录项目与格式揭示各文献载体的外表特征和内容特征，并根据检索需要建立相应的目录或索引。

借阅分馆内阅览和外借两种形式。有条件的医院可在图书馆（室）内建立声像资料视听室，配备相应的视听设备，供读者在馆内视听。外借声像资料应该像图书外借一样根据外借制度办理，在其提供利用前应在缓冲间过渡几个小时。

三、医院声像资料的保管要求

声像资料的保管不同于普通纸质图书、档案的保管要求，由于其载体由胶片、磁带、光盘等特殊的材料制成的，保管声像资料就比纸质文献更为讲究，要求更严格。诸如对温度、湿度、包装、存放等方面均有严格要求，否则，将造成声像资料的过早退化和损坏，影响清晰度，给使用带来困难。如果保管不善将会给医院造成不可估量的损失。

胶片要有独立包装、手指不能接触表面。存放的环境温度在15℃～20℃，相对湿度为60%～70%，要防霉、防干燥、防晒和防尘。长期储存环境，24小时内温度的周期变化不应大于±2°C，相对湿度变化不应大于±5%。中期储存环境，24小时内温度的周期变化不应大于±5°C，相对湿度变化不应大于±10%。为保证储存库的温度温、湿度条件，应配备独立的调节系统。

使用和保管录音带的所在处，其外部磁场强度应低于50奥斯特，录音磁带应保存在抗磁盘内，避免激烈的碰撞和高温，取拿磁带应拿其边沿部分。要使磁带上的信息长期保存，必须定期地进行转录。保存环境温度应低于20℃，相对湿度为45%～50%。