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基于网络化的医院药品采购订单分发服务系统的介绍

2011-08-07任娜赵怀全甄健存北京积水潭医院药剂科北京市100035

中国药房 2011年45期
关键词:药库发票订单

任娜,赵怀全,甄健存(北京积水潭医院药剂科,北京市100035)

随着医药电子商务在世界范围内的广泛开展,其代替传统的医药经营模式成为必然趋势。必须充分了解发展医药电子商务的必要性和紧迫性,在实践中及时进行探索和总结。

我院是“三甲”综合医院,近年来使用的药品品种大幅增加,与药品供应商之间的往来更加密切和频繁。我院传统的手工发票录入方式人为影响因素大,工作繁重,耗费大量时间,且出错率高,已经不适应现代药库的药品管理工作要求。医院信息系统(HIS)的不断升级改进,计算机网络技术水平不断提高,为医药电子商务的发展提供了一个平台。因此,我院与软件公司合作,设计和应用了药品采购订单分发服务系统,以更好地保障药品信息的准确性和数据传递的可靠性,从而降低库存,提高资金的利用率。

1 传统的工作流程和新规划的基于网络化的药品采购工作流程比较

随着“医院管理年”活动的深入开展,建设节约型、效益型医院,实现医院物流、人流、资金流最佳配置、最佳利用是当代医院管理者必须重视的课题[1]。药品采购订单分发服务系统的目的是提高药品发票录入工作效率,进行药品信息监控,节省人工,节约时间,加强药品批号管理。

现将传统的工作流程和新规划的基于网络化的药品采购工作流程比较如下。

1.1 传统的工作流程

传统的医院工作流程是采购员通过电话或者网络终端制定采购订单,供应商根据订单人工生成发票,库管员根据各个供应商的纸质发票核对药品,无误后采购员根据发票信息手工录入并经过库管员核对后输入HIS,各个环节大多通过人与人之间票据的传递和多次人工录入衔接,发票录入工作量大,验收时不能与订单及时核对,很容易出现误差。传统工作流程如图1所示。

图1 传统的工作流程Fig 1 Traditionalworking process

1.2 新规划的基于网络化的药品采购工作流程

新规划的基于网络化的药品采购工作流程,在各个环节减少人为因素的影响,通过网络和信息媒介直接完成了发票信息传递过程,发票信息直接导入HIS,大大缩短了时间,节省了人力,提高了效率。基于网络化的药品采购工作流程如图2所示。

图2 基于网络化的药品采购工作流程Fig 2 Drug procurementwork flow based on network

2 药品采购订单分发服务系统设计和运行的软硬件平台

我院与软件公司根据实际工作情况,共同设计流程。软件公司采用M icrosoftSQLServer2008数据库软件设计了该系统,采用HTTPS安全超文本传输协议,加密传输数据;通过LDAP(轻型目录访问协议)、CA数字认证等传输检测协议保证了系统运作的稳定性、安全性及拓展性。

硬件平台:计算机1台,采用奔腾Ⅳ处理器及以上CPU,1 G以上内存,20G以上硬盘空间,宽带上网端口。软件平台:操作系统Windows XP,通过软件公司提供的Web Service平台方式可以与HIS进行整合,达到无缝连接的效果。

3 药品采购订单分发服务系统的实施过程

3.1 初期准备阶段

主要包括前期介绍及基础数据准备。软件公司提交书面协议,与各家药品供应商联系,商榷数据的对码和相关的传输工作。根据我院的实际情况,综合其他医院目前电子发票的使用情况,结合不同软件公司设计系统的优缺点,通过公开的选拔,确定了一家软件公司。选定公司后,由于其设计的系统与我院HIS是独立的2套系统,根据我院药品的编码、规格、价格等不同内容,实现数据的对接。

3.2 试运行阶段

准备阶段完成后,进行发票数据试运行,从供应商中选择几家药品数据相对全面的药品供应商,经过互联网在软件公司提供的网页平台进行数据文件的导入和导出,试传送数据,并根据出现的问题,进行调整。

3.3 应用阶段

主要是指第1批供应商试运行后,其他药品供应商进行网上数据切换阶段。试运行正常后1到2周为其他药品供应商提供接口,测试后,将药品供应商的数据切换(一般2周左右时间)。这个阶段比较长,其原因主要是各个药品供应商的配合程度不一样,这项工作还将继续努力和协调下去。

3.4 维护阶段

系统的日常维护工作,如数据库的升级,定期对新药品进行信息导入,根据医院需要调整功能。

3.5 药品采购订单分发服务系统发票信息传送流程

药品采购订单分发服务系统发票信息传送流程如图3所示。

图3 药品采购订单分发服务系统发票信息传送流程Fig 3 Drug purchase order distribution service system process

4 药品采购订单分发服务系统的优势

4.1 提高了工作效率

药库作为医院药品信息的入口端和医院药品的储备库,担负着重要的管理任务[2]。药库能在最短的时间内将入库药品发票批量导入,有效保障了医院药库实库存管理的进行[3]。传统手工发票录入工作量大,劳动重复,常出现库存药品与账目不符、药品失效浪费等问题。我院现在平均每月发票约1 000张,每张发票的录入核对项目为16项,还经常会遇到人工单位换算、价格换算等事宜,不仅发票录入的工作量极大且差错率高。现在系统全部自动换算,直接导入,基本不再出现错误,工作时间大幅缩短,录入时间减少为原来的1/4(例如原来需要8 h时间录入的数据现在只需要2 h)。

4.2 保证了数据的准确性

计算机管理系统软件在输入药品信息、出入库管理、往来账目、动态监控等方面可发挥其迅速、可靠、实用、准确、完整的优势,并兼顾药库管理和系统信息收集分析的双重职能,为医院药库系统化、规范化管理提供了依据。节省了医院和商业的重复性工作,只需一次接入,便可同接入平台的其他药品供应商交换数据,由于网上实时传送的数据经系统自动核对导入HIS,其他人员不用重复审核,保证了数据的准确性。

4.3 降低了差错率

以往我院专人负责发票入库,随着门诊量的不断上涨,药品数量和品种的增多,其工作量也日益增大。药库有大量的发票信息需要手工录入,单调、乏味、重复性工作易造成录入错误,需要人员仔细认真核对多遍[4]。该系统可以减少手工入库可能造成的数据录入错误,加快药品入库的速度,可精简环节、降低差错概率和人力消耗。

4.4 加强了药品批号管理

使得药品批号等信息从进入医院库房到分发至各个部门,全程进行电子记录、跟踪管理。

5 药品采购订单分发服务系统相关的探讨与建议

5.1 数据的保密性和安全性

随着医院对电子信息系统的依赖度日益提高,信息系统的安全问题越来越需要高度重视,要有安全的技术支持,才能保证数据的安全性。我院选择的系统属于被动调用型,不论是上传数据还是下载数据,所有的操作都是由使用药品供应商或医院触发,平台不会对使用者的内部系统造成任何影响,在数据交换过程中,全部以文本的形式作为交换载体,不会有任何形式的可执行文件。避免了计算机病毒都借助平台进行传播的可能。

5.2 信息系统的扩展性

药品采购订单分发服务只是信息双向互动平台的一个尝试,未来要加强其在电子商务应用中的信息化改造与升级,提高工作效率和管理水平。可以拓展方面:其一,根据实时的库存和药品使用情况,实现电子请领信息直接指导采购订单,提升采购行为科学性;其二,现代物流与电子商务有效整合,使得信息交流更加畅通;其三,采购需求与供应商之间通过网络平台对接,快速响应需求;其四,进一步实现库房电子收货、验货、出库,可以节省人力,保证药品的及时供应。

6 结语

随着电子商务的不断发展,互联网的普遍应用,医院越来越重视计算机和网络技术的应用。医院是药品流通的最后一站,承担着指导广大患者安全、合理用药的神圣职责。现阶段,医疗机构的药品消费占到我国药品消费总额的70%~80%,主导着药品消费市场的基本动向[5],因此其药品的管理尤为重要。药品采购订单分发服务系统经过半年时间的推行和使用,大大降低了药品采购管理时间成本,节省了人工,提高了效率和准确性,增加了数据的可控性及可靠性。该系统对电子商务在药品流通领域的应用进行了实践,对同行也有借鉴意义,值得进一步完善和推广。

[1]严家舜,解满平,张国桃.医院物资集中招标采购和供应管理初探[J].江苏卫生事业管理,2009,3(20):65.

[2]付 鑫,吕 琪,吴秀玲,等.电脑网络技术在医院药学部门的应用[J].中国药事,2008,22(4):304.

[3]沈 烽,张 健,杨传敏,等.我院药库物流信息化管理实践及体会[J].中国药房,2009,20(31):2 429.

[4]裴保香,冯 洁,刘皈阳,等.医院药库信息双向互动平台的开发与应用[J].中国药物应用与监测,2009,6(6):371.

[5]蒯丽萍,陈盛新,裘雪友.浅谈我国药品费用构成、增长及控制的机制[J].中国药事,2007,21(5):3 221.

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