高校科研经费财务管理中存在的问题及对策

柏云燕

随着教育体制和科技体制改革的不断深化，高校由原来单一的人才培养功能，逐步向科学研究和服务社会等多项功能转变，科研实力不断增强，承担的科研项目和筹措的科研经费呈大幅度增长。高校科研经费管理是科研管理的核心内容之一，是财务管理的一个重要组成部分，贯穿项目管理的全过程，是项目管理的关键，做好科研经费管理工作是科研工作正常进行并取得预期效果的有力保障。如何实现对高校科研经费的科学、有效、合理和规范管理，保证科研经费可以充分发挥最大效益，使高校科研工作顺利开展，树立财务管理在科研经费管理中的中心地位，是高校面临的一个刻不容缓的课题。

一、高校科研经费财务管理中存在的问题

（一）科研经费实际支出与项目预算编制不符

在实际工作中，项目负责人普遍认为编制预算的目的是为了让科研项目成功立项，在编制预算时往往凭借提供科研经费单位的要求及项目申报经验来预估，使得预算不准确、不科学，从而在经费到位后无法严格按照预算执行。另一方面，由于财务管理部门与科研管理部门之间的信息不对称，项目合同或协议一般由科研部门存档管理，财务部门很难得到跟项目有关的财务预算，财务部门在科研项目申报阶段基本上不参与，对科研项目的运作过程不熟悉，谈不上对立项的预算是否合理进行监督，不能保证预算是否能真实地反映项目的直接成本和间接成本，失去了预算的严肃性和实际意义，最终导致审核项目开支时也只能依照定性的各级规定来核定报销范围，而不是按照课题立项时的预算核销开支，使得预算形同虚设，失去了预算对支出应有的约束力，为后续的经费核算和监督埋下了隐患。

（二）科研经费财务管理的制度不健全

在科研经费的报销中，由于科研经费支出的合理性标准很难界定，学校对于人员经费、差旅费、招待费、礼品等费用没有明确的支出比例控制，财务部门在具体审核时不好把握，只要有审批人签字和经办人及相应的正规票据，用途上能说过去的就能够报销，使得这部分费用在科研经费的开支比重日益增加。另一方面，由于财务人员一般情况下不参加科研项目的具体管理工作，即使报销收据中所列的明细账与实际情况不符，财务人员也无法对科研项目的支出进行有效的监督。

（三）项目管理与经费财务管理出现脱节

目前，多数高校科研管理部门注重于争取项目和提取管理费，不跟踪经费使用的合理性、有效性；而财务部门则对科研基金的筹集和运用全过程缺乏了解和有效监督，只是给予“记账”；再则部门之间缺少必要沟通，管理上没能协调统一。从事财务的不熟悉科研管理工作，从事科研的不懂财务管理，这就造成项目管理与财务管理严重脱节的现象，进而不能通过经费管理来控制项目进程。出现科研经费已经用完而科研项目却未结题，或者科研项目已结题，结余经费却长期挂账等情况。科研项目结余经费长期挂账，增加了管理成本，影响了会计信息的真实性，也影响了课题经费的使用效率和效果。

（四）内部管理和监督机制不完善

一方面高校内控制度不健全、管理监督机制不完善，使科研经费没有形成有效的管理制度；另一方面高校科研管理部门所制定的科研经费内部管理制度，往往只重视科研项目的规模、科研成果以及科研收入，忽视科研经费使用管理和绩效评价制度的建立。而财务部门是“重决算，轻预算”，审计部门缺乏全程跟踪监督，造成管理上的混乱。目前许多高校对科研项目的立项、经费拨入、使用、结算、成果转化等流程中经费使用的合理性、经济性、效率性等，均没有完善的制度做控制，造成科研经费监督机制不完善，管理职能缺失。

二、完善高校科研经费财务管理的对策与措施

（一）探索新型有效的财务管理运行机制

一般高校对于科研经费的财务管理，都由计财处负责，如果在科技处下设了专门性的财务室，负责科研经费的管理，工作人员由计财处派出。这样，财务管理人员不仅较易掌握科研工作的基本情况，而且还能从立项开始，全程参与科研管理工作。

（二）运用现代企业财务管理理念来管理科研经费

高校应针对当前科研经费使用和管理中出现的问题，根据国家有关规定，结合学校实际情况，制定出一套满足不同性质研究工作要求的校内科研经费管理制度，在制度中明确规定科研经费的使用原则、使用范围、使用办法和审批手续等，对其中的人员经费、评审费、管理费等都应作出严格规定，让财务管理人员及科研人员在实际操作中有章可循。一方面，高校应根据国家科研经费管理办法和相关财经法规，结合科研经费自身的特点，本着既灵活又规范的原则，不断完善科研经费管理制度。另一方面，高校科研经费管理，可以将课题组作为一个实体，引进现代企业财务管理的理念与方法，如成本性态分析、本量利分析、经营杠杆与固定杠杆的机制调节等，加强科研经费项目管理，防范财务风险，提高经费使用效益。以制度形式将资产保值增值能力、收益能力等指标为主的责任体系落实到课题主要负责人身上，确立责、权、利相结合的经济责任体系。

（三）建立科研经费管理信息网络平台

针对科研经费财务管理的特点与需求，财务人员可以与信息技术人员合作，共同开发科研经费财务管理信息系统，连接科研管理部门、财务部门、课题负责人以及审计等部门，进行科研经费的财务管理手段创新，对科研经费财务信息进行动态查询、统计、分析和管理，实现科研经费财务管理由结果控制转变为过程控制，由被动式管理转变为主动式管理。由科研管理部门将科研课题名称、下达经费单位、研究期限及经费预算方案等信息录到课题负责人名下；财务部门负责将收到的每笔收入、发生的每笔支出明细录到每个课题中；课题负责人通过密码可在网络上查看自己的科研经费使用情况及结余情况，做到心中有数；各职能部门可通过该网络平台及时快速地获取准确、完整的科研课题有关信息。该信息系统的财务运行步骤是：

1.根据到款金额设立科研项目代码XXXXX，同时输入控制程序使在该项目代码XXXXX下，分科目报销金额。比如分别为：资料费5万元、差旅费3万元、测试加工费8万元、人员费用7万元、设备费13万元、材料费7万元、鉴定费5万元、其它费用2万元。

2.日常工作时以原始凭证办理报销业务。当该项目所报销的资料费总额超过5万元时，计算机系统会提示费用已用完，自动停止；未超过时则自动通过。其余费用科目运行过程与结果同上。

3.项目完成结题时，按照真实的财务数据编制财务报表，其数据基本与经费使用计划一致。

4.依据财务报表提供的数据对项目进行成本分析和技术经济分析，得出真实有用的数据，为今后的科研经费管理提供可信的参考。

由此可见，启用科研经费财务管理信息系统，有以下优点：第一可以实现科研经费财务管理的全程控制。在项目初始化时，就将经费细分为资料费、差旅费、测试费、材料费、业务费、评审费等费用。在使用中如出现个别科目费用超支，系统会做出相应的提示。这就能保证科研经费按照申请计划使用，实现了事前控制；在系统运行中再根据实际情况的变化微调各科目具体支出指标，也就实现了事中控制；在项目完成时通过系统迅速作出财务报表，并进行相关财务指标分析，为今后的科研经费申请提供了有益的财务信息，为科研管理决策提供了可靠的依据，这就实现了事后控制。第二是可以将财务专用系统中的数据转化成科研人员能理解的语言和数据，将预算执行情况及时反馈给科研人员，实现财务管理信息的有效共享。第三是可以为财务部门和科研人员之间搭建起一个实时沟通的桥梁，为实施新的科研经费管理理念提供一个有效工具。

（四）加强科研项目结题结账管理

项目负责人应严格按照项目合同规定的时间开展研究工作，项目研究结束或通过验收后，及时办理结题手续。学校科研管理部门每年应定期将结题项目的有关信息通知财务部门，财务部门协助项目负责人核对经费收支结余情况，如实填制经费使用报表，对项目结余经费制定出合理的管理办法，明确项目结账时间和结余经费的用途，避免应结未结科研项目越来越多，长期挂账现象。原则上，项目负责人应在六个月内根据学校制定的科研经费结账管理办法办理结账手续。对于无正当理由逾期不办结账手续的科研项目，学校有权按照校内管理办法予以结账。

（五）切实加强对科研经费的监管和使用效益评估

为了确保科研资金安全并合理使用，审计、财政、科技和主管部门应定期或不定期地对高校科研经费的管理规定及经费收支情况进行监督检查，重点防止科研经费使用违反预算管理规定，以协作费、劳务费等虚假名义外拨科研经费，科研经费形成资产流失等问题。对违反科研管理规定、造成学校经济损失或损害学校声誉的，坚决予以惩处，挪用、贪污受贿触犯刑法的移送司法机关处理。

联合科研、审计等部门对科研项目进行评价与审计，有需要的话，还可以聘请独立的第三方对项目的科研结果和经费的使用情况分别进行独立的分析和审计，并将评价结论向相关单位报告。根据项目的完成质量建立相应的奖罚机制，对于那些经费使用合理，对实验室建设有贡献，项目完成质量好的课题组给予奖励，同时对那些经费使用混乱，项目完成质量差的给予惩罚，做到奖罚分明，以促进科研工作的健康发展。因此，项目结题不仅仅是发表了几篇论文完事，还应增加对资金使用效能的分析和报告。这样促使项目负责人合理地申报科研项目，谨慎地使用科研资金，增强资金的使用效果。

总之，高校科研经费管理是一项复杂而重要的工程，牵涉到外部的国家、地方政府等资金投入方以及内部的科研管理部门、财务部门、审计等部门的协同效应。加强高校科研经费管理，提高会计信息质量，需要各相关单位与部门的重视与关注，进一步完善高校财务制度，提升科研人员的成本控制意识，确保国家的每一份资金用到实处。