基层图书馆档案信息数字化建设之我见

唐艳艳

[摘 要]图书馆档案是指图书馆及其工作人员在各项活动中产生的具有查考利用价值并归档保存起来的材料，是图书馆工作在各个历史时期全面、系统、真实的记录。本文提出了加强基层图书馆档案管理的一些建议

[关键词]图书馆；信息化；档案

图书馆的许多工作的开展离不开档案工作的支持，日常工作活动中产生出大量档案资料，这些资料对于图书馆工作的创新、规划的制订、业务工作的良性运转及读者服务的有效开展等，都具有十分重要的参考价值。因此，加强图书馆档案管理工作显得十分必要。

档案信息化是指在档案管理活动中，从档案实体管理模式向档案信息管理模式重心转移的过程。它代表了信息技术在档案工作事业里的广泛应用，信息资源被高度共享，人的智能、潜力以及档案资源潜力被充分发挥，个人行为、组织决策和档案社会化运行趋于合理化的理想状态。

一、基层图书馆档案的形成和分类

1.基层图书馆档案的形成

基层图书馆档案来源于基层图书馆工作实践活动，是存储图书馆各项工作活动原始记录的载体，不仅记载着图书馆发展的历史，也是图书馆基础业务、读者服务、现代化建设等工作的真实写照，是图书馆实行内部管理的基石。

它主要包括图书馆在各个工作环节中产生和直接形成的，并对图书馆管理工作有一定参考利用价值的各种文字、图表、声像及其他各种形式和载体的文件材料。

凡是反映图书馆工作，具有查考利用价值的文件材料均属归档范围，无论收文或发文、普发或专发图书馆，或图书馆内部使用的文件、会议记录、图片、表册、声像材料、电子文件等，只要是反映图书馆人和事的、有查考利用价值的都应当立卷归档。

2.基层图书馆档案的分类

按照载体分类，目前图书馆档案分为文书档案、声像档案（光盘、照片）和实物档案（赠品、奖状等）三大类。

按照图书馆档案根据档案管理规定和图书馆业务工作的需要分类，图书馆档案主要分为党务工作档案、行政管理档案、工会工作档案、业务工作档案、设备家具档案、财务档案、人事档案、文书档案、读者档案、借阅档案、情报交流档案和图书馆科研档案 ,另外，还包括产品信息档案、图书馆学研究信息档案等。

二、档案工作对图书馆事业发展的作用

第一，档案是历史的原始记录，同样图书馆的业务档案是在为读者服务的各项实践活动中直接形成的文件材料转化而来的。馆内各部门工作的开展，始终离不开档案工作的支持，档案工作为各部门开展工作提供了查考凭证。配合馆内各项工作，积极提供档案资料，能有效地按照领导意图，按照文件精神开展工作，这将对于开创图书馆工作新局面起到积极的推动作用。

第二，图书馆业务统计工作以系统的记录作为工作的参考，并且有一定的连续性，从历年的图书馆业务统计档案中，提炼出数据，提出新思路、新观点，紧跟时代的步伐和节奏，结合自身的实际情况开展工作，明确图书馆的发展方向，促进图书馆的业务工作稳步有序地向前发展。

第三，公共图书馆评估定级是贯彻落实科学发展观和党的十七大精神，对图书馆建设成果的检验，加强对图书馆事业管理，提高图书馆水平，推动图书馆事业发展的有效途径。在基层图书馆定级评估材料的准备过程中，离不开档案工作。

因此，加强图书馆档案工作，对图书馆自身发展，对繁荣和发展我国文化事业都有着重要的意义。

三、档案信息数字化的概念和模式

1. 档案信息数字化的概念。档案信息化建设是指在各级组织的统一管理与规划下，全面应用现代技术，对档案信息资源进行处置、管理和为社会提供服务，加快实现档案管理现代化的进程。包括档案信息数字化，档案信息网站建设和数字档案馆的建设工作。

2. 档案信息数字化的模式。档案信息化建设的核心模式就是把档案实体资源转化为档案信息资源，安全有效地保管和向社会提供服务。同时，它也是一种信息载体的变化与转移，即由纸质载体和文字载体向光学载体（磁性载体）及数码载体的转移。无论档案转移的方式与方法的变换如何，其最终必须保证档案实体与信息相互印证和档案资源的社会化利用。

四、基层图书馆档案信息数字化的意义

早在1998年7月，国家图书馆就提出“中国数字图书馆工程”，将信息资源数字化目标定位于“将各级图书馆收藏的书籍、报刊、录音、录像、绘画和照片等传统形式的精品信息资源进行数字化处理和加工，服务于社会”。

信息技术的发展与广泛应用，要求图书馆档案实现以数字化的形式收集、存储并进行规范有序的管理。

首先，实施纸质档案信息的数字化转化，有利于形成符合图书馆数字化建设要求的纸质档案管理规范和流程，有利于促进档案整理、分类、编目、统计、鉴定等一系列基础工作的自动化管理，从而提高档案基础工作水平。

其次，保障纸质档案原件的安全，降低了纸质档案的老化速度，解决了纸张脆化和变质的文献保护问题。

再次，与图书馆事业发展相适应，加强档案工作的数字化与网络化建设，符合图书馆事业向科学化、规范化、网络化、信息化发展的整体要求。

因此，加强档案信息化建设,是适应时代发展的必然选择,是信息社会图书馆工作的需要,也是推进档案事业发展、提高档案信息服务水平的必由之路。

五、基层图书馆档案信息数字化具体措施

1.馆领导的重视。馆领导的重视是档案工作得以顺利开展的根本保障。 基层图书馆档案工作由馆领导主抓。 馆领导参与档案体系的建设工作，不但能够随时提供档案材料，而且在人力、物力、财力方面给予了档案工作大力支持。

2.设置专职档案管理员负责全馆档案的管理工作。专职档案管理人员负责全馆档案的收集、整理、归档工作。建立系统科学的档案分类方法，以图书馆的全部档案为分类对象，以方便读者利用为目的进行分类。

3.强化档案管理现代化意识。档案管理工作是图书馆工作中重要的组成部分，应引起足够重视。必须提高档案工作现代化管理意识，完善软、硬件设备和规章制度建设，这是进行档案数字化建设的重要前提。

4.加强软硬件建设。配备数字档案信息的存储设备，包括服务器、磁盘阵列、光盘等设备；配备档案综合管理系统软件；配备数字档案信息采集设备，包括扫描仪和计算机、照相机等设备，用于纸质档案的数字化转换工作。

5.规范进行数字化转化操作。

6.采用文檔一体化的操作模式，实现档案管理工作的信息化建设。

综上所述，我们要充分发挥基层图书馆档案的优势与潜能，解决基层图书馆档案工作中存在的问题，建立系统科学的档案分类方法，加快图书馆档案的电子化进程，不断完善档案管理体系，不断强化图书馆人的档案意识， 改善图书馆档案服务工作的方法和程序使档案管理走上标准化、规范化的科学轨道，最终实现基层图书馆档案管理工作的信息化。□ （编辑/穆杨）