浅谈高校教学改革中学生档案管理工作机制创新

2011-06-13宋学铭

东北电力大学学报 2011年1期

关键词：档案管理材料工作

宋学铭，秦力

(1.东北电力大学档案馆，吉林吉林132012;2.东北电力大学建筑工程学院，吉林吉林132012)

最近，胡锦涛总书记“七一”讲话中指出，“我党事业发展来自人民、植根人民、服务人民，是我们党永远立于不败之地的根本。这就要求我们，在工作中以人为本，体现全心全意为人民服务的宗旨。”这句话同样鞭策着广大高校档案工作者。

对高校学生档案管理工作者来说，所服务的对象就是大学生，必须始终把他们的利益放在第一位，把管理好档案工作作为出发点和落脚点。必须改变过去的“管理”观念，强化现在的服务意识，想方设法，进一步做好本职工作。

1 强化服务意识，超前思维，夯实档案管理关键环节

以我校为例，每年入学的新学生人数在4000人以上，每到9月就是高校学生档案管理工作的第一步——档案接收工作最繁忙的时期。这项工作的质量，直接决定着以后学生档案管理是否顺利、高效。

在日常工作中，有很多重要的问题值得关注:学生档案自带，引发档案不完整、不安全频频发生;外省学生档案与我校学生档案管理不匹配等等，每到开学这些问题就成为牵制档案管理人员精力的事情，也难免会发生错误。笔者认为，这些问题是可以避免的，关键就在于超前思维，提前入手。

以前的学生档案归档，大多在学生入校以后，由上级招生办统一转入，零星材料则由各院系主管学生工作的部门送交，所以学生档案的归档相对统一、集中。而现在则发生了变化，有学生自带、教育部门统发、团体送交等多种归档形式。

新时代的来临，为现代档案工作者提供了一次“从幕后”走到“台前”的绝好机遇。设想如果我们把工作超前、做细，所产生的结果一定会不一样。首先，做好新入学自带档案学生的告知工作，激发他们主动精神，在入学前就抓好归档工作，努力做到即收即归，保持材料的齐全和连贯，以避免缺件情况发生，给学生档案的整理工作带来不必要的周折;其次，还要在开学前积极与外省相关部门联系，根据经验共同商讨学生的统一发送工作，做到一次性办结;最后，各院系以下有关负责人、辅导员也要统一思想，提高服务意识，精心组织和培训相关人员的业务能力，为学生负责，积极协助学生档案管理部门做好相关工作。

2 丰富学生档案内容，延伸档案管理内涵，以档育人

“高等学校学生档案是学生在校期间学习、生活和各种社会实践活动的真实记录，是学生就业以及在今后的学习和工作中接受各级组织、选拔、任用和考核的主要依据。”［1］学生档案应该综合反映学生在校期间的情况，当学生面临毕业即将走上工作岗位时，档案是学生的“资本”。

“高校学生档案内容单一僵化，不能如实反映学生在校的情况”［2］目前，各高校学生档案材料综合起来看，主要是反映学习经历、成绩、学历、学位和政治材料以及极少的鉴定和奖惩材料等。普遍缺少反映学生在校表现、进取精神、工作能力、组织管理能力、实践能力、科研和学术水平的材料。随着市场经济的发展，学生自主择业，用人单位在选人用人的标准越来越高。一份材料齐全的学生档案将有助于就业时获取优先权，为今后的发展奠定良好基础。因此，学生档案管理人员必须以对学生高度负责的态度，扩大收集档案材料范围，充实档案内容。如诚信、助人为乐、道德作风、考试有无违纪行为、参加社团活动、班干部、学生会干部工作情况等。真实记录用人单位希望了解的个人素质、成就、能力、诚信等方面的内容，杜绝那些材料内容空洞、政治术语多，呈公式化、口号化，没有全面真实体现学生在校期间的全貌和个性发展的无用的档案材料。

这就要求教育工作在没有私心的同时，有一个正确的工作态度和良好的工作方法，将学生的每一个优点，每一个缺点，记录得清清楚楚，在对学生进行评价时，好在哪里，差在何处，谁好谁差，有证有据，一目了然。

更重要的是，笔者认为，这些档案内容如果向学生个人公开，会进一步激发他们的上进心和能动性。那就需要我们建立一个平台，方便学生自行查问和对比，促其自省、自改。而平台的建设又可以是多方面的，以目前科技发展和大学生知识结构来看，互联网、局域网都是不错的选择。

相关工作不仅在形式上创新档案管理工作，更要在深入挖掘档案管理的内涵上下工夫。笔者认为，档案管理不应该仅仅停滞在电子记录和纸质档案的收集和保存上，要通过这项工作，促进学生在校期间的全面发展。让他们了解自己的档案，“书写”自己的人生。

笔者有一些不成熟的建议:在理论上，每届新生入校时就应宣传和培训，提高学生对档案理论的重视和认识，坚持每届新生都对此有所了解。也可以请专职档案员定期到各个学院讲授有关档案方面的知识;在实践上，应定期组织学生到学校的档案馆以及各级人事档案部门参观了解档案的形成、保管以及如何利用和发挥档案的价值，使每个新生从入学开始就对自己的档案有高度的认识。这样一来，学生必将会对自己在校的学习、品行加以重视，为他们今后的学习和生活提供一个有效的道德规范。

3 创新档案管理机制，建立档案自查系统，为高校教学管理提供信息资源平台

“尽管新时期我国档案事业不论是设备，还是人员素质、管理都有了显著的改观，但是传统的工作方式仍占主导地位，这就是档案体制改革比其他行业改革更为艰难的原因所在”［3］。这种艰难也反映在学生档案管理的具体工作实践中。

“目前大部分高校的学生档案管理还只停留在纸质阶段”［4］，忽视了电子档案的建立与健全。随之暴露出来问题是，一方面由于现在的学生档案管理模式还很分散，一部分纸质学生档案材料还由各院系、处(室)保管，等到毕业生离校时，档案邮寄工作时间紧，档案管理人员就要加班加点进行整理和归档。用人单位提前调档或者查阅参考时，又无法提供完整的档案材料，影响了毕业生的就业。另一方面，学生毕业后，需要咨询学校档案管理部门来了解自己档案的去向，而随着学生人数不断增加，流动频繁，就业方式多元化，档案投递单位复杂化等，使之工作繁重而效率低下。事实证明原有的学生档案管理模式已经不适应现在的学生档案管理的发展需要，同时也限制了学生档案工作的标准化、科学化、现代化的进程。

高校学生档案管理必须建立一套完整的学生档案信息管理系统软件，充分利用网络新技术、新设备，采取以计算机技术为核心的现代技术，采用纸质档案与电子档案并存的形式，以自动化检索为主要利用方式的现代管理模式。

如图1所示，图中表示学生档案信息的流向。具体操作过程为，新生一入学，由各院系学生档案管理人员或者兼职档案员通过网络版学籍管理软件将《学生登记表》中的基本信息录入数据库中，各系应根据学生平时归入的各种材料，及时录入学生各种新的信息数据，动态记录大学生成长历程。学生毕业时，再由有关部门分别录入学生的综合信息，如成绩单、毕业论文、各种奖惩信息、心理素质测评、获得的各种结业证书、专业证书等情况，形成大学生在校

期间较为完整、准确的信息数据库。在档案馆网站上建立学生档案数据查询窗口，学生可以通过个人账户查询到自己的部分档案信息，如成绩单、毕业论文、各种证书编号和档案去向等，方便了学生的查询利用。用人单位也可以通过学校档案馆网站对毕业生质量、人才需求和标准进行反馈，使学校可以及时调整招生计划、专业设置、教学计划、教学内容、教学方法和手段，主动适应人才市场，培养学生综合素质和基本技能。

笔者认为，档案馆可以与学校就业处等相关部门进行沟通，把最新就业政策、学校通知公告、就业新闻、招聘信息等与学生档案自查系统进行连接，学生通过平台了解信息后，可以把自己可查询档案和个人简历与用人单位进行数据共享。这样用人单位可以更直接和真实的了解学生情况。当然，档案信息内容的透明化和公开化，也将带来一些弊端，如个人隐私的泄露以及伪造相同证件等，这些都将是下一步实践工作中需要注意的问题。

结束语:档案工作者应充分意识到学生档案在学校教学管理中的重要性，创新管理理念，查找存在问题，从各个方面不断地提高学生档案管理工作水平，为毕业生就业提供有力保障，进而提高学校的整体教学管理水平，为社会培养出高素质人才。