智能会务管理服务系统

文｜上海金桥信息股份有限公司 蔡坚宏

如今在大型机关、团体、企业里面，繁忙的工作任务和交流，带来了诸多的会议，同时也带来了众多的会议中心群体。

在会议中心里面，都有超过几十间的会议室群，会有很多的会议在这样的大型会议功能场所中同时召开，有限的几个会议室管理人员要负责很多间会议室的使用、管理和维护，任务非常艰巨，而且常常会出现很多差错。

为方便人力资源管理和提升管理效率，采用智能化专业会议服务管理系统，来简化管理流程、提高服务效率、完善会议保障能力，成为一个必然需求和科技发展的趋势。

智能化会务管理服务系统一般包含会议室管理和会议预约两部分，以下是这两部分内容的详细介绍。

1 会议室管理功能描述

（1）对所有的会议室，包括设备和功能进行集中监控管理，可以设置多个级别、多个用户帐号。

（2）系统的每个变化都有日志记录下来，包括投影电源、系统电源、灯光的使用时间和帮助，管理员可以查看所有房间的日志，每一个房间最高达到150个可自定义的变量。

（3）通过在右键菜单上弹出的功能，实现设备的控制。

（4）所有的日志，帮助和使用信息都会被存储到数据库里。

（5）数据库可以通过ODBC进行简单的连接，包括标准的报表模板和标准的输出文件格式。

（6）通过管理软件，监控可控投影机的灯泡等易耗品的使用寿命，当配件寿命达到更换前，系统可自动提示更换配件和耗材，数字指令可以控制相关设备的开关。

（7）通过管理软件来实现对所有备品备件的管理，避免突发事件的发生 。

2 会议预约管理功能描述

传统的会议管理和预约都是由专人负责，一个部门负责人针对某项目或某议程举行会议，首先要打电话给会议室管理人员申请会议室（本人此时无法确定某间会议室某段时间是否可用），然后确定好时间、地点、人数等会议信息，再通知与会人员时间、地点等。如果有意外事件，需要改期，又要重新通知和申请一遍，看似简单，实际很繁琐、很浪费时间和资源、效率也很低。

传统会议预约管理流程，如图1所示。

图1 传统会议室预约管理流程

如果只是简单的几间会议室，由一个专人负责就可以了，但在大型会议中心中，一个会议室管理人员要负责数十间会议室的预约、使用，任务是很难实现的。

通过智能会务管理服务系统，我们就能很好的解决这些问题。该系统能够很好的解决如此多的会议室预约管理问题，无论会议室的大小及规模，都可以通过两种方式来实现会议预约：一是在每个会议室之外安装显示触摸屏系统，实现会议的预约；二是通过办公电脑，在OA系统上实现会议预约。

2.1 通过触摸屏能够实现

◆ 显示当前会议室的使用情况，会议室占用、空闲等状态；

◆ 显示当前会议室的预约情况，可以预先看到本会议室在不同时间段的预约情况及与会简要内容；

◆ 如果当前会议室正处于空闲状态，而且当前时间段也无人预约，那么可以即时占用，通过触摸屏的Reserve就可以即时预定；

◆ 外面的人员可以通过触摸屏显示状态知道会议室内的使用情况，而不需要开门进入察看，以免打扰会议室内的活动；

◆ 可以通过触摸屏查询会议预约情况，并可以通过触摸屏权限认证后控制会议室内的灯光、投影、幕布等相应模式；

◆ 会议预约无需向会议室管理员申请，只需要通过Roomview Server察看预留会议室，然后确认房间同时发送邮件给与会人员，只需通过一封邮件，就可以既预定了会议室，同时又通知了参加会议的人员时间、地点、内容。

会议触摸屏预约界面，如图2所示。

图2

通过会议预约管理系统，会议发起者无需每次繁琐地去寻找空闲会议室，匆忙地准备会议，通知大家开会。完全可以有条不紊地在最短时间内把所有的事情都处理好，大大地提高了工作效率，不再为开会而烦恼。同时，不再需要大量的会议管理人员忙得团团转，只需要几名普通的保洁人员在会议结束后按时清理房间卫生即可，而无需对会议室内的灯光、AV、窗帘、投影等设备维护和操控，整个环境可以由会务系统集中管理、定时管理、分时管理、无人自动恢复管理等多种模式管理。

智能会议预约系统流程图，如图3所示。

图3 Crestron智能化会议预约管理流程

2.2 通过办公电脑在OA系统上进行会议预约及审批

（1）会议预订可以通过OA系统登录后直接进行网上预订，个人电脑无需安装任何终端软件。

（2）在会议预订时，预订人员可通过查询会议室及其设备的状态、会议通知、预定情况等相关信息浏览会议室的预定情况。

（3）在会议预订时，系统能够提供会议室基本信息，包括会议室名称、地点、容纳人数、设施情况、位置、图片等信息，当预订人员进行预订、选定会议室时，系统同时显示会议室的名称、面积、状态、类型、位置等信息，使预订人员更直观更快捷地选择会议室；能实现会议室分组、分批管理。

（4）有自动审批功能，以先到先得原则进行审批，系统能检测到会议室的预订情况，自动批转该申请。

（5）为了处理重要会议情况，系统具有手动审批功能；会议预订过程中，系统管理员能够进行人工干预，例如会议室预留、人工审批、强制取消预订等。

（6）会议审批通过后，预订人员可以在网上选择发布会议预订信息：会议名称、会议地点、会议时间、会议通知等；并可以预先上传会议内容供参会人员提前下载观看。

（7）系统可与信息发布系统进行互联，能够自动将预订好的会议基本信息（会议名称、会议地点、会议内容等）适时地发布于相应会议室的电子显示屏上，方便参会人员查找会议室。

（8）系统可与邮件服务平台、短信服务平台、通信录互联，自动把会议通知和会议相关信息通过邮件或短信的方式发送给会议的参会人员。同时通过自动回复功能，系统能够自动确认接收人员是否收到。

（9）如会议地点、时间发生变化或者会议被取消，系统能够自动根据会议变更内容，通过邮件、短信方式通知参会人员。

（10）在会议开始10分钟前，系统能够通过邮件、短信等方式自动提醒会议的出席人员，保障会议能够准时开始。

2.3 会议数据统计及分析

（1）能够通过多种方式查询（名称、时间、参会人员等）会议类型及会议室的情况等。

（2）能够查询会议跟踪事项的办理结果（包括设备故障维护、系统更新等）。

（3）能够统计出故障及使用率最高及最低的会议室。

（4）能够统计出出勤及缺勤率最高的员工。

（5）能够统计出故障及使用率最高及最低的设备。

（6）能够统计每间会议室的使用率、使用时间及故障率。

（7）能够统计设备的使用率、故障率及维护率。

（8）能够按年按月统计各部门使用会议室的情况及出勤率。

（9）能够按年按月统计个人召开会议的情况及出勤率。

（10）能够按年按月统计某单位会议室的情况。

（11）能够按年按月统计后勤服务费用支出及收入等数据进行统计和分析。

（12）能够统计某项目的会议次数、会议时间、会议记录、参会人数。

（13）能够统计某单位开展会议的时间、参会人数、会议费用及后勤服务费用（餐饮、水果、点心、文具等）。

通过建设一套集会议预定统筹、会务集中管理、设备智能控制、数据统计分析为一体的智能化会务管理服务系统，实现会议简单快捷预定、通知高效及时发布、后勤服务自动统筹、会议过程自动提示、参会人员自动确认、各种设备智能控制、故障维护自动报警、会务管理智能高效、会务人员统计分析等功能。从而实现会议全程智能化、自动化、电子化，保障会议中心的高效运行。以简单的管理操作完成繁锁的工作任务，提高工作效率，减少差错率，节省成本。