为老板节约2万个小时

[美]罗塞娜.博得斯基

2000年5月，《新闻周刊》做了一篇报道，描述我“在美国的顶级老板身旁”的职业生涯，给我起了个绰号：杰克·韦尔奇的“秘密武器”。这是一个不错的赞美，但是并不恰当。赢得企业经营胜利的不是秘密武器，而是士兵。只有士兵的队伍每天都处于良好的战备状态，公司和军队才会获胜。这就是我过去所做的事情，现在也在这样做。

就我而言，不算什么大秘密的窍门之一就是我知道如何创造时间。虽然没有准确的方法来衡量，但我想，在10多年的时间里，我给杰克·韦尔奇额外节省了两万个小时，这相当于每周增加了一天的时间。

我为杰克做准备工作时，往往是我帮他用两小时进行电话沟通、阅读成堆的文件、审核各种报告材料，然后杰克就只需用30秒的时间进行最后的处理。我递交给他做决定所需的重要材料，他就可以立即做好决定，然后继续进行其他事情。如果他递给我一张便条，问一个我还没有料到或无法回答的问题，那么就说明我的工作做得还不够好。

我是否善于读透别人的心思呢？答案是否定的。但是我善于注意周围正在发生的事情，并确保自己了解它们为什么发生。我假设自己是一个因果问题的研究者，这样就能够相当准确地估测主管需要什么样的材料，然后适当地压缩材料。这种准备工作主要包括信息收集、沟通和协调，任何一个想成为精简材料专家的人都要这么做，无论他的具体工作任务是什么。

如果你这么做，你的老板就能够跳过费时的基础性准备工作，把精力集中于最终结果上。我筛选杰克·韦尔奇收到的每个事项，确保里面没有无关紧要的内容或其他可以由另一层级的人员处理的事件。如果杰克问我：“哈里怎么处理这件事情的？”下次我就会把关于这件事情的汇报文件递给他，因为我会事先联系哈里，问一些基本问题。时间太宝贵了，不能浪费，除非绝对必要，否则不要多接触一页文件、一个项目或一个问题。有时大量接触是不可避免且必要的，但是训练有素的文件精简方法为上司提供了额外的缓冲时间，让他可以把更多精力用来发展企业，或者消除有可能毁掉整个企业的潜在危险。

你今天做的工作是否有助于达到这个目标？无论你的工作、薪水或职位如何，如果你不是在帮忙，那么你就是在阻碍工作。

注：罗塞娜·博得斯基，曾在通用电气工作了25年，其中13年担任首席执行官和董事会主席杰克·韦尔奇的行政助理。韦尔奇于2001年9月退休并创建了私人咨询公司，博得斯基又跟随他成为其首席助理和员工主管。

（文燕摘自《支撑：做副手的智慧》

机械工业出版社）