冶金地质档案数字化利用与保密对策

彭桂

冶金地质档案是指冶金地质工作人员在野外勘查和试验过程中形成的具有保存价值的重要文字、图表、数据和声像等各种形式载体的文件材料，是冶金地质工作最为珍贵的、不可重复获得的第一手地质资料，是一项重要的信息资源，也是国家的宝贵财富。冶金地质档案的数字化，简单地讲就是对现有的冶金地质资料采用扫描或照相技术，将纸质或实物资料信息用数字记录方式存入计算机硬盘或光盘等介质中，实现冶金地质资料档案的数字储存并进行计算机管理和利用。当前，在充分利用冶金地质档案为我国经济建设服务中，不可避免地要面对档案保密问题，如何处理冶金地质档案数字化过程中充分利用和保密这样一对矛盾关系，本文将谈谈自己的几点看法。

一、加快冶金地质档案数字化建设，是科学发展观的需要

当今社会是个信息瞬息万变的社会，网络和信息无处不在，每时每刻都影响着我们的工作和生活，然而当前我们的网络上并没有多少可以查询、阅读和传输的冶金地质档案信息,难以最大程度地供社会共享、为经济建设服务。冶金地质档案数字化利于档案工作者用计算机快速高效管理，利于使用者便捷和快速的查阅，从而提高档案利用率，并且也是一种有效地保护原始实物档案的方法。因此,变革传统的冶金地质档案储存和管理手段,加速冶金地质档案数字化进程是档案工作在知识经济时代所面临的重大课题，是时代的需要，更是科学发展观的需要。

1.充分认识冶金地质档案数字化的重要性

目前多数冶金地质档案检索绝大部分仍是手工作业，速度慢，已不能适应档案利用者的要求。冶金地质档案部门需尽快采用计算机等现代化手段 ,加快对档案资料进行著录、加工、综合分析,建立起不同类别的冶金地质档案资料信息数据库，并建立相应的电子文档，有利于管理和查阅资料。单位工作人员和社会使用者要求能够快捷、方便地查询到自己所需要的信息，社会形势要求冶金地质档案转变传统的服务方式。

冶金地质系统对冶金地质档案数字化认识不到位，没有形成共同推进的合力，冶金地质档案数量巨大，种类繁多，档案的数字化建设繁重，绝非凭一馆之力，以一朝之功就可以完成的，需要有关单位和各个部门的通力合作目前，地质档案数字化建设中，缺乏权威机构统一组织协调管理，导致各个单位的档案馆在地质档案数字化上处于各自为战 的状态，数字化建设进展不平衡，忽视了地质档案数字化成果的共享功能建设。冶金地质系统应积极参加本局、本单位的网络建设,努力实现地质资料的资源共享及地质档案的有偿服务。

2.大力培养冶金地质档案数字化的人才队伍

档案人员知识结构的变革迫在眉睫，冶金地质档案数字化建设是传统业务方法与现代科学技术紧密结合的一项专业工作，需要一批具有冶金地质学知识和掌握档案信息整理技能，并精通计算机技术的复合人才。冶金地质档案数字化建设中人才的缺乏已成为制约数字化成效的关键问题地质档案数字化建设的成效，很大程度上依赖于专业人员在数字化之前的校对、整理和注释说明，以消除冶金地质档案在内容方面存在的各种阅读理解利用障碍。地质档案管理人员要适应信息技术和档案事业的发展就必须采取积极措施抓好知识更新,加强计算机应用知识和技能学习,以适应信息技术发展的需要。同时冶金地质档案管理部门也要注意吸纳引进专业人才。

3.逐步提高冶金地质档案数字化的技术手段

冶金地质档案数字化的技术,不能简单地理解为买计算机,编程或买一份软件,输入或扫描计算机，而是一个开发过程。积极转化引进的科技技术，加强高科技和设备的自主研发及相应的管理措施。应加大在高科技技术和设备研制开发和技术改造及维护方面的经费投入和人才支持，鼓励自主知识产权技术的开发，加强其开发的速度和力度，尽快建立适合于档案数字化建设的计算机汉字编码字符集与影像处理系统，以快捷完善的技术取代逐字输入的落后方式，确保地质档案数字化过程中的高保真效果，以满足现代科技快速发展的需要。

二、提高冶金地质电子档案利用率，是加快社会经济建设的需要

1.进行冶金地质电子档案权限设置，分级共享

从档案利用的现状来看,档案部门为了充分挖掘档案资料,提高档案资料的使用效益,更好地为经济建设和改革开放服务,紧紧围绕 "开放档案" 做文章,采取了一系列积极措施，档案利用工作收效明显,这一点毋庸置疑。但是,在具体操作过程中，确定档案的密级，就是为了让档案工作人员根据不同的密级采取不同的管理措施，最大限度地提供利用档案。保护期内的地质资料只公开资料目录，也可有偿利用，但利用国家出资勘查、开发取得的地质资料的，按照国务院地质矿产主管部门的规定执行。一旦秘密保管期限届满 ,使失去了保密的价值。向社会各界开放的档案，必须是到了一定时限的档案，要开放，必须先进行划密解密，把未解密的列入控制使用的范围。对所保管的注有密级的档案，应当定期解密，否则就会影响档案的开放利用。利用者必须承担保密义务这样既可提高档案的利用率,又可防止涉密档案的扩散和泄露。同时对用户进行分类，进行权限设置，对应于档案的保密级别。

2.加大冶金地质电子档案的共享宣传，建成良好激励机制

在过去,冶金地质档案管理人员十分重视档案保密,工作尽职尽责。但是在传统保密观念的影响下,档案工作普遍存在重保轻用、利用不足的现象。由此产生一些弊端:大批档案得不到充分的利用,有些很有价值的档案长期被束之高阁,变成一文不值的废纸,造成档案资源浪费；使领导不能及时全面地了解情况,有效利用档案，档案管理人员的管理价值也大打折扣,造成恶性循环的浪费。冶金地质档案工作者的重要使命就是开发和利用档案信息资源 ,不断创新档案服务机制,积极主动地为冶金地质行业安全管理服务,为生产经营服务,为全面建设和谐社会服务。通过人机对话,依据使用者的要求,只要输人任意一项关键词 ,如资料名称、类别、所在区域等相关信息均可从数据库中检索出有关的冶金地质档案信息,提供方便快捷的服务方式。通过冶金地质档案的网络建设,努力实现冶金地质资料的资源共享及冶金地质档案的有偿服务。

三、 加强冶金地质电子档案保密工作，是可持续发展观的需要

1.健全各种法规和管理制度

贯彻落实《保密法》、《档案法》和《矿产资源法》,完善和严格档案管理制度，加强对冶金地质档案保密工作的领导，建立保密责任制，加强监督与失泄密的责任追究。由业务主管领导亲自抓业务范围内的工作，明确责任，准确界定涉密范围，落实谁主管 谁负责的原则。加大保密宣传，关注和解决保密宣传教育和日常保密工作中出现的实际问题，定期对涉密人员、涉密载体进行监督检查，对存在的隐患及时进行处理，有效预防失密、泄密事件的发生，并严追其责任、必要时交司法部门依法处理。

2.提高保密人员和使用者素质

档案工作者是档案利用制度的直接贯彻者，对档案的保密安全负有直接责任，必须具备较高的政治素质、业务素质和文化素质。加强涉密和保密人员的保密教育，使其了解保密法律法规、保密义务及责任，营造浓厚的保密氛围。要通过保密培训学习，使涉密人员、保密人员掌握相应的保密技能，特别是计算机和互联网的保密技能方面，注意电脑安全和涉密内容安全，并定期更新杀毒软件，避免在通讯和办公自动化系统中泄密，掌握必要的技术防护和物理隔离知识，使保密人员具有一定的反窃密意识和能力。同时必须加强对档案保密工作的宣传，是档案保密建设的客观要求，能让档案利用者受到教育，知晓保密法律法规，明确在档案利用过程中，尤其是在密级档案的利用过程中所应承担的法律责任与义务等， 使其知法而不犯法。

3.完善保密技术和手段

加大提高保密技术手段和网络安全，通过现代反窃密技术的研究，将有利于我们更好的开展保密工作案的查阅要根据利用者的情况确定相应的利用方式，不能无原则地向所有利用者提供全部利用方式，应依据电子档案内容的密级层次进行有效的管理，对于内容未能完全开放或未解密的电子档案，要有防下载和拷贝的加密措施，对有密级的信息内容要进行加密处理，并对所使用的密钥进行不定期的更换应对利用的过程进行有效的、系统性全程监控，并自动进行相关IP地址和账号记录，作为查证的依据根据，监控的内容定期进行分析、整理，查找不足，便于今后保密工作的开展。

正确处理好冶金地质档案数字化利用与保密的关系，积极寻找科学的管理方法和模式，结合工作实际，在确保信息保密安全的同时，合理利用档案，为实现资源共享，实现可持续发展和技术创新提供服务。