浅谈机关档案发展之路

广东省体育局，1953年成立，广东省人民政府体育运动委员会。1956年，改称广东省体育运动委员会，1959年省国防体育协会并入省体委，两会两块牌子，一套人马，由广东省政府与省军区共同领导。1968年实行军事接管，成立省体委革命委员会。1971年，省体委革委会改称广东省体育局，对外仍保留省体委名称。1980年，恢复省体委。2000年，机构改革，广东省体育运动员委会改称广东省体育局。局由最的办公室、秘书科、群众体育科和运动竞技科等1室3科24人，发展到1999年行政编制处级单位10个，公务员编制79人，2000年机构改革后，局有办公室、政策法规处、群众体育处、竞技体育处、体育经济处、人事保卫处、监察（与纪检组、机关党委办公室合署）等七个处室，行政编制41人。2009年职责调整，办公室（与直属机关党委办公室合署）、群众体育处、竞技体育处、青少年体育处、体育经济处、科教宣传与交流处、人事保卫处（与离退休人员服务处合署）、派驻省体育局监察室等八个处室，至今编制51人。随着机构改革与体育事业的快速发展，历经几代档案人员的努力和开拓创新，省体育局档案工作也发生了质的变化，取得累累硕果。

一、近10年省体育局档案工作的发展情况

（一）档案工作机构变化

1995年，办公室设立了档案、保密室，属办公室职能范畴，成立省体委档案鉴定小组，组长办公室主任担任，成员主管文秘工作人员担任，一名兼职档案人员。2000年，局领导对档案工作十分重视，成立省体育局档案工作领导小组，组长是副局长担，副组长是办公室主任担任，成立了档案升级工作小组，2004、2007分别调整了档案工作领导小组和档案鉴定小组，2007年还成立了机关文件材料归档范围和文件档案保管期限表审查委员会。

（二）档案工作人员情况变化

近10年，我局档案工作人员从机关到基地到中心等方面有很大的变化，专职档案员从原来不到1个，发展到现在2个专职档案员，8个兼职档案员（下属基地、中心分别设了档案室和专兼职档案人员，不含下属单位人员），人员学历、素质也有了很大提高，其中有本科，中级职称2人，大家齐心协力，成为做好我局档案工作奠定了基础。

（三）档案工作硬件设施情况变化

近年来，我局档案工作在硬件建设方面得到很好的改善。档案专项经费从无到有，现把档案经费列入局经费预算。档案用房从原来不到20平方米（已经包含办公室，阅览室在内），至今已发展到70平方米（不含办公室、阅览室），改善了档案库存量。档案工作设备也从无到有，从有到多，从多到好，随着设备日新月异的发展与工作实际相结合，不断的换代和更新，档案室现有档案柜149个，3个空调，2个抽湿机，3套防盗防火报警器，4台计算机，打印机4台，复印一体机2台，数码相机3台，扫描仪1台，碎纸机2台，录音笔1个，塑管装订机1台，高速缝纫机1台。

（四）档案软件配备的变化

2000年前全是手动操作，目录也是用手功抄写，工作效率较底，从2000年开始，配备了档案专用计算机，使用档案专业管理软件，初时购买DARMS软件，2006年升级为超越2000软件，2010年升级为电子档案数据中心系统。从使用设备上提升档次，得到提高工作效率的目的。积极引用现代化技术和设备，进行档案数字化，（如把档案目录录入计算机，利用一次输入多次输出的功能，）查阅快捷、准确，利用效率高，我们得到有关部门充分肯定和赞扬。

（五）档案基础业务工作的发展

1、档案数量逐年递增，门类档案逐渐齐全。1999年总共有231卷文书档案，经过清理大量积压的文书、竞赛、声像等档案，档案室藏全部档案也只有685卷，档案排架长度为17.5米，尚没按照分类方法进行归档，到了2000年，遵照中央、国务院办公厅印发的机关档案工作条例、省档案局印发的广东省实施<机关档案工作业务建设规范>细则和广东省体育局档案综合管理实施办法，我局开始逐步建立了各门类档案，2008年已建立建全9个门类档案，室藏总数上升到891 卷，档案排架长度为25.6米，近年来，随着体育事业讯速发展，档案材料大幅度的增长，仅今年就归档4466件，比前年增长28%，经过10年的发展，如今已形成了门类齐全、整理规范的室藏格局。截止2010年6月，各类档案2310卷，46509件，室藏总数达2573卷，67872件，档案总排架长度为43.9米。

2、档案、资料利用情况的变化。10年来，我局档案室利用档案总数为3215人次，564卷次，2487件次，且趋于逐年递增。2000年仅共利用287人次，98卷次，2003年提供利用上升到467人次，116卷次，562件次，而到2010年，更达到862人次，135卷次，765件次，整体工作量居全局处室前列。其中包括为各地级市、各训练基地优秀运动员、优秀教练员免试上大学读书提供依据等事务，为有关体育部门提供查阅相关的材料，快捷准确，详尽的材料，总体利用效率高，主要事例具体体现以下方面。

（1）利用档案资料挽回经济损失。

为解决天河体育馆与远东公司就世界举重锦标赛欠款案提供文件依据。1998年10月，广州市天河体育馆就远东电视广播有限公司拖欠1995年世界举重锦标赛开幕式天河体育馆租金问题，向天河区人民法院提出申拆。天河体育馆专门到我局档案室查阅、复印有关档案资料，为天河体育馆取得胜拆提供了有力的依据。

（2）利用档案资料制定各类赛事事宜，使赛事更加圆满。为第十六届亚运会、第十一届全国运动会、第四届全国体育大会、第十二届省运会等提供参考资料，使他们能够尽快提出各类赛事筹委会、组委会工作计划、方案，人员的名单、职责、筹备工作要点，起到了很好作用，对各赛事筹备初期的文件准备发挥了较好的参照作用。

（3）利用档案资料编写组织没革、大事记，取得良好效益。为局下属单位省体育技术学院、职业技术学院等提供有关办学、招生、机构设置、人事任免、运动员、教练员表彰等档案资料，不仅为学院编写组织沿革，大事记提供了大量翔实的具有重要价值的原始依据性档案材料，使学院能够如期完成编研任务，而且也丰富了院校档案室藏资源，促进院校档案工作发展建设服务，取得了良好的社会效益。

二、省体育局档案工作发展方法

（一）刻苦学习业务知识。

档案工作专业性强，涉及面广，档案人员既要精通档案收集、整理、鉴别、分类、著录、编研等各个环节，还要熟练现代化办公设备的操作方法，不仅要巩固、加深现有理论知识，更要了解学科最前沿的变化。档案工作人员几乎都不是档案专业，加强档案业务学习更为必要。多年来，我室通过多种方式不断提高档案人员业务水平，请省档案局专业人员进行业务指导、作专题讲座和各种学术业务培训等，通过各种学习方式，丰富了知识，开阔了视野，提高了专业理论知识，工作起来得心应手。

（二）努力做出成效，争取领导支持。

我室以服务机关、服务基层为宗旨，受到各部门的信赖，尤其在利用档案为局系统服务，为体育事业建设发展服务等方面获得好评，同时也争取各处室对我室工作的支持，局领导、办公室主管领导对档案工作十分重视，经常听取档案工作汇报，指导和帮助解决资金、用房、设备等实际问题，领导重视给予支持是做好档案工作的基础保障。

（三）建立健全档案规章制度。

实现档案管理工作的规范化、标准化、制度化管理，关键在建立建全制度，从2001年到现在，我室根据体育事业的发展和工作中的实际，学习贯彻《档案法》和《广东省机关档案管理办法》等，制定了《档案管理制度》、《档案管理办法》、《电子文件与电子档案管理办法》、《归档办法》、《档案分类大纲》、《文件材料归档范围和保管期限》、《档案查（借）阅制度》、《档案工作保密制度》、《档案鉴定与销毁制度》、《档案库房管理制度》、《档案统计制度》、《档案管理工作岗位职责》等。做到了档案事前、事中和事后管理的各个环节有章可循，责任到人。建章立制，以制度管事，是使我局的档案工作在近年不断迈上新的台阶，取得新的进步的关键。

三、我局档案工作取得的成绩

2000年获省特级档案综合管理单位、2001年获全省重点建设项目档案工作先进单位，2002年获省直机关档案工作目标管理三年攻坚先进单位，2003年度优秀工作者，2006年获省直档案移交进馆工作先进单位，2006、2007年获省直单位档案工作年度评估优秀等级，2008年获省直单位档案工作年度评估免减单位。2005、2010年分别监督指导局下属单位，使省体育彩票中心、省体育职业技术学院档案工作获省特级档案综合管理单位，较好完成档案工作任务。

四、机关档案今后的发展趋势

（一）机关档案室结构更为优化

机关档案室结构、格局向优化趋势发展，建设更具特色，新增了实物档案库房，提升室藏的水平，改变最初比较混杂的局面，我局实物档案是竞赛奖杯、奖匾、火炬等居多，是体育事业发展中取得的最高荣誉，是永久保存无可估量的价值。此外，在扎实做好基础工作的同时，对档案信息资源作深度开发与编研，弘扬局体育事业发展历程。

（二）机关档案服务功能将进一步拓展

保管档案是为了更好地利用与发挥档案的利用价值，更好地为局机关服务，为体育界服务。随着体育事业发展，对档案信息的需求日渐增多，内容越来越广泛。近年来，我局在提供利用方面成绩突出，在服务对象的范围、服务内容、利用人次、查阅数量、利用质量等都大大超越了以前。不但为体育系统、各单位还为外单位提供及时有效的帮助。不但为局机关工作（如解决用地历史遗留问题、优秀运动员免试上学资格证明、科研项目研究）服务，还充分调动档案室藏资源，为体育系统内外人士提供细致周到的服务。时代的发展，社会信息的需求与人们对档案信息意识不断的增强，机关档案也必将进一步突破创新，将目光瞄向更广更宽阔的空间，更好地为体育事业提供更为优质的服务。

（三）机关档案室数字化建设

随着现代信息技术的迅速发展和大量的电子文件的产生，数字档案的研究和建设是当今发展的趋势，数字化档案与传统档案相比，有着丰富的数字化资源，而便捷的检索、快速的传输、信息的共享等优点，这些都是传统档案所不能及的。数字化档案的建设也必然成为当今档案室面临的发展趋势。目前，这方面的工作前景广阔，未来将更加持续深入发展。现在有些直属单位在这方面已先行一步，并且成绩突出，值得借鉴。

（四）档案信息化建设

近年来，我局信息与日俱增，信息技术已被广泛地应用于科医研究、人事管理、工资管理、资产管理等各个方面，我局初步实现了信息化，在体育事业发展和档案建设中起着重要的作用。

（五）对档案人员的素质要求更高

档案人员的素质要求将更高，要具有敬业精神、奉献精神和创新精神，在档案工作不断深入发展的过程中，人员素质内涵不断丰富，人员素质包括政治素质、业务素质和时代意识，目前，随着现代化的发展和社会的进步，对专业性要求更强，需要理论水平高，实践能力强，掌握最新科学技术的知识广博，结合合理的高层次的综合型人员，档案人员除需具备较高的政治理论水平，正确的政治态度及良好的职业道德外，还应具有丰富的、相关的专业知识背景，既要掌握档案学理论知识，还要熟悉与档案工作相关的文化，理论与科学技术，同时档案人员还要有信息意识和现代化意识，既要有积极采用现代化手段开展档案服务工作意识，努力学习掌握现代化设备的实践技术，如计算机技术、网络技术、多媒体技术、影视制作技术等，因此，具备全面综合素质也是发展档案事业对档案人员综合素质的一个重要的要求。

结束语

总体上看，十年来，我局档案工作有了很大的发展，但是今后的工作还任重而道远，这要求机关档案管理人员要不断努力，顺应新的发展趋势，面对新的挑战和创新，与时俱进，努力学习业务理论，不断提高自身素质，掌握新知识，新技术，深入开展档案信息资源开发和深入编研工作，更好地为利用者服务。积极参加继续教育学习，努力使自己成为博学多才，具有现代化管理水平的新时代档案工作者，进一步推动机关档案事业实现新突破、新跨越，希望为我省的体育事业发展贡献自己的微薄之力。

作者简介：

黄庆容（1966-），女，籍贯：海南，学历：广州体院体育教育专业本科 ，单位：广东省体育局，职称：中级，研究方向：档案系列。