信息时代档案和图书管理互鉴研究*

2011-04-13马秀峰

河南图书馆学刊 2011年3期

关键词：档案馆图书分类

马秀峰

（郑州大学图书馆，河南郑州 450000）

1 档案和图书管理互鉴的依据

1.1 档案和图书管理互鉴的含义

档案是一切政治、经济、生产管理、文化、科教等社会实践活动中，直接产生的文字、图表、声像等各种形态和载体的原始记录性的文献信息，它是以保存、备查考为目的，是生产、工作、学习、研究的第一手参考资料，往往只有一份。

图书则指的是以文字、图像、公式、声频、视频、代码等手段将信息、知识，记录或描述在一定的物质载体上，并能起到存贮和传播信息、知识的作用。它是将原始记录的档案经过整理、选择、编排而成的，以传授知识，供人们阅读为目的，给人类社会的生产与活动提供知识、信息，是人类社会不可缺少的一部分。

档案和图书同属文献信息的范畴,共同构成了社会信息资源的服务体系。随着信息时代的发展，读者需求日趋广泛,专业需求的特色性和层次性不断提升,需要更大范围的共建和共享服务。面对繁杂、浩瀚的文献信息资料,任何一个档案和图书部门都不可能独自收集，并加以整理、加工、保存和利用。只有档案和图书协调与合作，才能最终实现协同发展和共同进步，方能适应社会需求，为用户提供全面的、个性化的信息服。因此，如何充分利用现有的信息资源，完善系统建设，达到全面服务社会并高效发挥其综合职能的目的，已经成为一项理论界和实务界必须面对的课题。

1.2 档案和图书管理互鉴的基础

1.2.1 工作内容相同

知识信息是档案和图书的共同研究内容，都是通过特定物质载体存储、传递信息的，同属于知识信息系统。知识信息是档案和图书的本质，是二者相互联系的纽带，也是二者共同的基础和出发点。

1.2.2 载体材料相同

人类从远古的石器、甲骨以及后来的竹器、纸张，再到现在的磁带、缩微胶片以及磁盘、光盘等等，无论在任何阶段，档案和图书的载体都是相同的。

1.2.3 基本职能相同

对知识信息的输入、存储和输出都是档案馆和图书馆具有的共同职能，不同的只是输入、存储和输出的品种、数量以及质量不同，输出时的服务人群不太相同而已。

1.2.4 工作程序相同

档案和图书部门都是要经过收集、加工、整理相关的文献，进行一系列开发传递，向社会提供相关信息服务。在信息的输入、加工、存储和输出方面，都是要经过分类、标引、编目、组织目录、检索、借阅这几个环节。

1.2.5 现代化手段相同

一是采用现代的计算机技术，使二者工作自动化，包括了收集、编目、检索、流通等；二是采用光学技术，使二者存储和传递缩微化；三是采用声像技术，使二者视听化；四是采用现代通信技术，使二者传递网络化。

2 档案和图书管理互鉴的意义

2.1 各自发展的需要

档案与图书管理互鉴，是档案和图书工作为适应改革开放、创造效益、求得生存的需要。档案和图书在各自的管理过程中，相互吸收借鉴对方管理中的先进经验，探索出一些符合自身发展的新路子，这样可以减少摸索前进的环节,提高在管理中的效率，使图书和档案工作发挥出更大的潜能，这不仅仅是改革开放的需要，也是图书和档案事业自身发展的需要。

2.2 社会的迫切需求

在这个信息时代,社会对信息资源的需求在方式和内容上发生了根本性变化,对单一的馆藏信息服务方式人们已经不再满足，而在无时间、空间、地域、借阅限制一系列的多元化个性信息服务，需要提供新颖全面的内容、类型完整、形式多样和来源广泛的信息，需要从更广阔的空间和更短的时间获得更多有价值的信息。对社会的这种全方位和综合化的信息需求，已经不是一个图书馆和一个档案馆所能满足的，所以现在档案馆和图书馆之间唯有进行良性互鉴和取长补短，才能够实现信息资源共建共享。

2.3 为科研提供强有力的支撑

从信息管理事业的发展来看，图书和档案的管理方法可以进行相互借鉴,从信息服务的功能上看,它们又是相互补充的。图书馆的工作是为科研人员提供科学技术方面的知识,档案的工作主要是成果管理的服务,既具有征集和存贮研究成果之功能,又具有利用之功能。图书和档案各具独特性,它们二者不能互相代替，但却是相辅相承的。这么一种相辅相承,只有在综合体制中才能完全表现出来。档案和图书实现良性互鉴之后，我们查找信息才会越发便捷。科研人员在接受有关研究课题后,首先是查阅图书资料,然后再查考有关档案资料,图书和档案互鉴后体现出的科学性和实效性，为科研人员的研究工作提供了强有力的支撑。

3 档案和图书管理互鉴的内容及建议

3.1 在行业立法方面互鉴内容及建议

无规矩不成方圆，所以，档案和图书管理互鉴的第一步就是要明确二者的法律法规。档案管理法律法规有《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》、《档案行政处罚程序暂行规定》、《高等学校档案管理办法》等等一系列全国性法律法规，各省、市还都制定出了各自的档案工作法规和制度。这些法律法规对收集管理和利用档案，维护历史真实的面貌，保护人类历史和文化遗产，推动档案事业发展，发挥出了不可估量的巨大作用。

图书馆界立法方面还显得较为薄弱，新中国成立后，相关部门多次颁布了有关图书馆事业的行政法规，这其中主要有：1955年文化部颁布的《关于加强与改进公共图书馆工作指示》；1955年文化部颁布的中华全国总工会《关于工会图书馆工作的规程》；1957年国务院颁布的《全国图书协调方案》；1981年教育部颁布的《中华人民共和国高等学校图书馆工作条例》(1987年国家教育委员会修订更名为《普通高等学校图书馆规程》)；1982年文化部颁布的《省(自治区、市)图书馆工作条例》；1987年中国科学院颁布的《中国科学院图书情报工作暂行条例》。以上这些法律法规，在特定的历史时期起到了保证、监督、规范图书馆事业发展、调整图书馆的社会关系以及人际关系等方面的作用，但是随着近年来社会和图书馆事业自身的新发展，这些法规已渐渐不能满足新形势下图书馆事业发展的要求。

档案管理的立法在当前的状态下基本完善，图书管理在立法方面相对滞后，唯有通过法律的一些手段才能调整好国家、图书馆、社会之间，以及图书馆与图书馆之间、图书馆内部的各种关系，因此首先要尽快制定出我国的《图书馆法》，为图书馆事业的发展以及文献资源建设提供好法律保障。

3.2 馆舍馆库建设方面互鉴内容及建议

近些年来，公共及高校馆在图书馆的馆舍建设力度都比较大。特别是高校图书馆，基本每所大学都建有专门的图书馆大楼，由于各高校都已经意识到了图书馆对于大学的重要性，认识到了图书馆对教学科研的巨大推动作用，目前多数高校的图书馆大楼均在上世纪末和本世纪初陆续翻新改建。另外一方面，高校新建校区位置都普遍偏僻，附近生活娱乐设施较少，图书馆也就成了大学生们课外学习和休闲的主要场所。

档案馆这方面与图书馆有所不同。档案的馆库建设主要还存在以下问题：首先，馆舍馆库的建设发展不平衡，各地区或高校因各自的社会、经济、规模、人力等等方面不平衡的发展，造成档案馆舍馆库建设的速度与规模差距明显；其次，部分馆库的面积偏小，选址不当和结构的不合理，年久失修等问题；第三、馆库设施设备较为简陋；第四、档案馆馆库建筑布局不尽合理，功能比较单一，不能满足现代档案馆的“四位一体”功能要求，离现代档案事业的发展需要还存在着较大的差距。

进入二十一世纪，档案馆具有的本质属性和一般属性已发生了明显变化。档案馆除拥有保管档案和储存传播文化遗产的功能之外，还具有了提供社会教育、休闲消遣以及公关协调等等社会功能。在新馆库的建设方面应该适应新形势，开拓视野，面向社会，要在功能上超前拓展，要在内部设计上真正地满足人民群众工作、生活以及文化休闲的需要。

3.3 馆藏分类互鉴及建议

档案分类，是根据档案的内容和形式的异同，采用一定的分类标准，遵循一定的分类原则和方法，对档案采取类的划分。档案分类的目的和任务是对机关印发文件进行立卷归档,并为档案馆（室）的案卷排放做的基础工作。档案分类包括实体分类、信息分类两种方式。这两种分类方法无论是工作对象还是目的上都是相同的。

图书分类是依照图书的学科属性和内容等，在一定哲学思想指导下，运用知识分类的相关原理，采用逻辑的方法，把图书进行类的划分。图书分类的目的、任务都是揭示图书内容的学科属性以及其它属性，让藏书组织成一个有机的体系。图书还具有很多的属性,图书内容的学科性质就是其中最为主要的、具有决定性的、又常常被其它属性所依附的属性,这些就决定了多数情况下要把图书内容的学科属性特征作为图书分类的主要标准，图书的其它属性特征可作为图书分类的辅助标准。

经过对比，我们可以发现，图书分类方法不仅可以用于排架，还可以用于检索。既能满足图书馆内部管理之需要，还可以满足广大读者在检索方面快捷方便的需要。可以实现管理和利用方法的有效统一。而档案的实体分类则是用于排架，信息分类则是用于检索。两种分类的方法只有相互结合，相互补充，才能为发挥出档案的服务功能提供良好条件。

3.4 信息资源建设方面互鉴及建议

3.4.1 图书馆信息资源建设状况

图书馆的信息资源涵盖了传统的纸质资源及电子资源两个部分。目前各类型图书馆的藏书建设情况中印刷型的纸质文献仍然占据着主导的地位。图书馆的电子资源建设有购买和自建这两种途径，以购买为主，自建为辅，自建的方式主要是对现有的印刷型纸质馆藏，通过特定手段使之数字化。

图书馆的信息资源建设的目的在于怎么合理配置和有效利用现有资源,从而最大限度地发挥出图书馆的效能,以满足广大读者日益增长的对文献信息保障的需求。尤其是在电子文献信息这个方面，只依靠图书馆个体是难以全部加以购买的，这里就要求各图书馆之间讲究分工合作，通过一定的行政组织或者行业协会进行联合采购，通过合理布局，来实现资源的共享，这种方法已经取得了很好的效果，不仅仅给图书馆节省了巨额经费，还使各图书馆的读者都能够利用到海量的数据库资源。

3.4.2 档案馆信息资源建设状况

档案资源建设是各个档案部门的立身之本，是各档案部门面向社会服务的能量之源，也是实现档案事业可持续发展的非常重要的基础性工作。拥有结构合理、内容丰富的档案资源不仅是档案工作的基本前提，还是实现档案工作“服务功能”的最根本保证。目前在档案资源建设上情况却不尽如人意，问题体现在：①馆藏的档案资源不完整；②馆藏结构较单一；③数量不够充分和“胀库”现象均同时存在；④内容不够丰富；⑤特色不够明显；⑥档案编研工作滞后，档案编研产品的发展无法满足社会公众的需求；⑦馆藏资源的电子化程度还比较低等。

3.4.3 档案、图书信息资源建设的建议

根据图书馆的现状，我们认为，必须改变当前以收藏文献品种数量作为评估图书馆的规模、等级以及服务能力的思想观念；国家应该加强信息资源上的宏观调控，建立一个与目前经济相适应的管理机制；加快现代化进程，建立全国性图书馆计算机网络。档案资源建设还应该借鉴一些图书馆资源建设方面的成功经验，例如向上级的有关部门申请增加经费；有意识地广泛宣传、积极公关，使相关部门在档案法律意识和移交积极性上有所提高；激发档案工作人员的工作主动性和积极性；继续加强馆际间交流与合作；大力组织人力、物力、财力对本馆纸质档案进行数字化建设；还要以法律法规的形式赋予各级国家综合档案馆在档案资源建设中拥有更多收集档案的权力。

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