提高档案管理科学化水平的路径选择

李国兰

(山东社会科学院,山东济南 250002)

提高档案管理科学化水平的路径选择

李国兰

(山东社会科学院,山东济南 250002)

提高档案管理科学化水平是新时期档案工作的重要课题,是提升国家文化软实力的需要,也是顺应信息化发展趋势的必然选择,对于推动档案管理规范化、制度化、标准化具有重要意义。从实践的角度,本文围绕如何提高科学化水平,分析了找准工作定位、推动档案管理实现“四个转变”的具体路径,并对相应保障体系建设提出了对策建议。

档案管理;科学化;路径选择

党的十七届四中全会提出了“提高党的建设科学化水平”的战略任务,十七届五中全会强调制定“十二五”规划的指导思想是“以科学发展为主题”,这都对新时期档案管理工作提出了更高要求。作为党和国家工作的重要组成部分,提高档案管理科学化水平是深入贯彻落实科学发展观的必然要求,也是推动档案管理工作与时俱进、创新发展的重大课题。

一、提高科学化水平是档案管理的时代要求

提高档案管理科学化水平,其内涵就是以科学理论指导档案管理,以科学方法推进档案管理,以科学制度保障档案管理,推动档案管理规范化、制度化、信息化,最大限度地提高档案管理的质量和效益。随着时代的发展,档案工作的地位和作用越来越突出,已经渗透到各行各业,融入社会生活的方方面面,成为单位工作和人们日常生产生活不可缺少的重要内容。其管理水平的高低将直接影响决策的制定,也关系着广大人民群众的切身利益。面对档案管理任务越来越重、信息服务功能越来越强的新形势,提高档案管理科学化水平的要求日益紧迫。

(一)提高档案管理科学化水平是提升国家文化软实力的需要

当今时代,文化越来越成为民族凝聚力和创造力的重要源泉,越来越成为综合国力竞争的重要因素。档案是历史的记忆,是宝贵的精神文化财富,在推动社会主义文化大发展大繁荣中富有独特优势和作用。档案具有原始记录的本质属性,能够真实客观地再现历史社会活动的原貌,与其他信息来源相比,档案更具可靠性和说服力、吸引力,对巩固社会主义意识形态具有重要价值。而且档案涵盖经济、政治、社会、文化等方方面面,是民族文化的“根”和优秀民族文化的集中体现,蕴涵着文化发展繁荣的丰富资源,是推进文化创新的最好素材和坚实基础。就一个地方的文化建设而言,档案对丰富区域文化底蕴、提升区域文化品味、拓展区域文化发展空间同样具有重要意义。当前国际国内文化竞争日益激烈,谁占据了文化制高点谁就能把握发展的主动权。作为国家文化软实力建设的一支重要力量,只有不断提高档案管理的科学化水平,才能使档案的文化价值得到充分发挥,更好地为中心服务、为大局服务。

(二)提高档案管理科学化水平是顺应信息化发展趋势的需要

现在,我国互联网及手机等新兴媒体的普及程度越来越高,网民总数达到4.2亿,使用手机上网的网民有2.77亿,宽带在网民中的普及率达到98.1%,QQ、MSN等手机即时通信工具的使用率达到61.5%。现代科学技术特别是信息技术的迅速发展和广泛运用,极大地丰富了档案管理的载体、渠道和样式,给档案的收集、馆藏及应用和传播等都带来了深刻变革,系统化、数字化、网络化已成为档案管理的重要发展趋势。同时,随着信息技术发展,人们对档案信息的多元化需求日益增长,特别是《中华人民共和国政府信息公开条例》的颁布实施,赋予了公众更多的档案知情权,也赋予了档案管理更大的社会责任,这对档案管理方式创新、信息资源建设以及服务功能提升,都提出了更高要求。为顺应这一新趋势,档案管理必须站在信息技术前沿,把握人民群众需求的新变化,努力提高科学化水平,使其更好地服务社会、造福人民。

(三)提高档案管理科学化水平是推动档案工作健康发展的需要

经过长期努力,我国档案管理工作日益完善,其范围由小到大、门类由单到全、技术由旧到新,取得了长足发展和进步。但与新的形势和任务相比,档案管理工作依然任重道远,面临许多亟待解决的矛盾和问题。一是从业人员素质有待提高。目前虽然从上到下有了一支稳定发展的档案管理队伍,但与形势发展的要求相比,仍不同程度地存在着思想观念落后、创新能力不强、高层次人才缺乏等诸多问题。一些档案管理仍停留在“就档案抓档案”的阶段,微观工作做得多,宏观思维比较少,从而制约了档案管理的长远发展。二是信息化建设水平相对落后。档案管理的整体现代化水平还比较低,许多档案管理还停留在传统手工模式上,档案管理的软件开发与应用也往往落后于现代信息技术的发展,存在档案检索效率不高的问题,也存在着档案信息网络化与网络信息安全性之间的矛盾。三是档案管理制度不尽完善。档案管理的标准化、制度化体系还没有真正建立起来,特别是一些基层单位,还没有形成统一的标准和质量要求,也没有建立起严格的责任追究和奖惩体系,存在卷宗混乱、档案缺失、档号无序等管理不规范问题。在新起点上推动档案管理工作的健康发展,必须在提高科学化水平上下工夫,努力实现档案管理“质”的提升。

二、提高档案管理科学化水平的有效路径

提高科学化水平,必须深入研究和把握档案管理工作规律,以科学务实的态度,积极推进工作创新,努力探索有效路径,使档案管理更具时代特色,更加科学有序、便捷高效。在路径选择上,应重点“找准一个定位、推进四个转变”。

(一)找准一个定位

就是为党委政府服务、为社会服务、为广大人民群众服务,简言之就是为中心工作服务。大到一个国家,小到一个单位,档案事业都是全局工作的重要内容,都是为中心工作服务的。只有自觉把档案工作融入中心,紧紧围绕中心开展工作,才能真正有所作为。要胸中有全局,坚持以科学发展观统领档案管理工作,注重学习贯彻党的路线方针政策,注重把握形势的发展变化,注重研究国情、省情以及单位的实际情况,及时了解中心工作的要求,善于从全局的角度来考虑和谋划档案管理工作,切实增强政治意识、大局意识和责任意识。要找准工作着力点,对中心工作需要什么、档案工作如何跟进,都要进行认真思考和研究。要在抓好常规性档案管理的同时,注重调整和把握阶段性工作重点,想中心工作之所想、急中心工作之所急,增强工作的针对性和实效性。就山东的情况来说,省委、省政府提出了建设经济文化强省的决策部署,围绕建设山东半岛蓝色经济区、黄河三角洲高效生态经济区、胶东半岛高端产业聚集区、省会济南和鲁南临港产业带等,大力实施重点区域带动战略,加快推进经济发展方式转变。这是全省的大局,也是档案工作的大局。要增强主动服务意识,坚持党和政府工作延伸到哪里、各项事业拓展到哪里、新兴领域开辟到哪里,档案工作就覆盖到哪里,及时收集和整理有价值的档案信息,及时为中心工作提供参考依据,使档案管理真正为服务中心使上劲、用上力。

(二)推进四个转变

1.推动档案管理在功能上由馆藏型向利用型转变。档案工作基本的要求是建好管好档案,保障档案安全,但管理的目的在于利用,其价值的体现也在于利用。如何把“死档案”变成“活信息”、“活资源”,最大限度地发挥其社会效益和经济效益,是新时期档案管理工作的重要任务。档案管理要善于从浩如烟海的档案资料中“沙里淘金”、发现价值,把对社会有益的东西充分挖掘利用起来,使其潜在价值得到充分实现,为推动经济社会发展发挥积极作用。比如,围绕推动文化大发展大繁荣,档案管理要发挥自身优势,积极提供文化资源服务,主动参与有关文化课题研究、文化项目建设、文化展览活动、文艺作品创作以及文化产品生产等,当好先进文化建设的生力军。曾经风靡一时的系列图书《老照片》、创下高收视率的电视剧《闯关东》等优秀文化产品,其创作过程中都参阅了大量馆藏资料,档案部门给予了有力支持,这些成功范例为档案工作参与文化建设提供了生动借鉴。

2.推动档案管理在手段上由传统型向科技型转变。科学技术是第一生产力,是提高档案管理科学化水平的重要手段和强大动力。现在的档案工作已从传统的纸质档案、实体档案管理为主变为数字化档案管理为主,从传统的面对面服务为主变为网络化服务为主,档案工作的科技化、信息化水平越来越高。从一些发达国家档案管理的情况看,他们普遍建立了完善的档案数据库,形成了强大的信息检索能力,具备了先进的信息服务技术手段和管理手段。英国国家档案馆通过建设国家档案目录信息网,形成了鲜明的资料优势、技术优势和服务优势,使得全球用户可以随时随地利用互联网进行档案信息检索。我们必须强化科技意识,重视档案管理信息化建设,注重运用现代信息技术,对传统的工作模式和载体手段进行根本性改造,全面提高档案管理的科技含量。要加强数字信息资源建设,加快电子档案中心、电子政务、数字档案馆和档案网站建设,积极推动管理技术的自主创新,注重相关软件的开发和应用,建立功能完备、技术先进的档案信息综合管理系统、检索系统和服务系统,实现管理与服务的标准化、程序化和高质量、高效率。要在开发和运用新技术、新手段的同时,坚持网络建设与安全管理同步进行,积极维护档案信息安全,达到方便利用和安全保密的有机统一。

3.推动档案管理在服务上由封闭型向开放型转变。新时期档案工作的覆盖面更宽、受众面更广,体现出更强的社会性、全民性和公益性。档案利用不再局限于工作查考和学术研究,越来越多的普通公民为掌握信息或维护自身合法权益走进档案馆、登录互联网。建立覆盖广大人民群众的档案资源体系和方便人民群众的档案利用体系是这几年档案工作区别于以往的重要内容,也是我们国家档案工作区别于国外档案工作的一个重要内容。档案事业只有走出神秘象牙塔,联系于社会、根植于大众、服务于现实,才能有广阔的发展空间,走向真正意义上的现代化。要改变档案资料“锁在深闺人不识”的状况,积极履行政府信息公开职责,通过规范有序地公开档案目录、卷宗,举办陈列展览等有效形式,使社会各界与人民群众更好地了解、利用档案资源。要优化档案服务措施,方便人们查阅利用,尤其要创造条件吸引青少年走进档案馆,使他们在丰富的历史资料中接受教育、增长知识。做好与群众关系密切的新农村建设档案、民生档案以及社会文化档案等工作,及时公开有关信息,使档案工作更加贴近群众、便民利民。改进服务方式,探索发展诸如信息导航服务、增值服务、推送服务等以用户为中心的档案服务新模式。

4.推动档案管理在资源上由数量型向质量型转变。所谓“巧妇难为无米之炊”,丰富的档案资源是档案工作的“本钱”和发挥作用的基础。档案资源建设不仅要有量的积聚,更要有质的提升,杂乱分散的材料堆积不但会产生信息量的倍增,而且会影响档案价值的有效发挥。一方面,要按照建立新型档案资源体系的要求,结合每个档案馆(室)的功能定位,敞开大门,广集博藏,加强档案收集工作,特别要注重做好社会征集工作,发动社会力量参与其中,拓展档案收集的渠道和范围,把应该进档案馆(室)的档案全部接收进来,把散布于社会的有价值的各种档案资源也尽可能地征集进来,使档案来源更加广泛、资源更加丰富。另一方面,要从维护历史真实面貌和可开发利用的角度,着重在资源的整理、整合和加工上下工夫,优化结构,科学分类,合理归档,规范管理,实现档案材料的系统化、程序化,形成内容丰富、门类齐全、载体多样、特色显著的馆藏格局。加强各馆藏之间的横向联合,建立互动交流机制,加快建立全国性的档案目录库,推动档案资源的共建、共享、共用。

三、提高档案管理科学化水平的保障体系

提高档案管理科学化水平是一项系统工程,是对档案管理工作的全方位加强和改进,既需要在组织领导上加大力度、强化措施,把提高科学化水平摆在档案工作的突出位置,也需要在思想观念、制度建设、能力素养等各个方面有新的提升,从而形成与形势发展要求相适应的保障体系。

(一)强化科学发展观念

提高科学化水平是档案工作贯彻落实科学发展观的重要体现,必须着力转变不适应、不符合科学发展的思想观念,着力解决影响和制约档案工作科学发展的突出问题,把科学发展观贯彻落实到档案工作的方方面面。要增强服务意识,超前服务、主动服务,深入社会调查研究,了解信息需求方向,充分发挥好档案信息资源的作用,服务经济社会发展。增强安全意识,正确处理信息公开与信息安全的关系,自觉维护国家安全和社会稳定,维护人民的合法权益。增强创新意识,弘扬改革创新精神,注重研究新情况、把握新规律、解决新问题,克服因循守旧、墨守陈规的思想和做法,以新的思维对待新的形势,推动档案工作不断创新发展。

(二)完善相应制度体系

加强制度建设、建立良性运行机制,是提高档案管理科学化水平的关键和保证。要从宏观立法和微观运行方面,完善有关法律法规和规章制度,形成推进工作创新、促进科学化水平提高的制度约束和政策导向。从党和政府来说,要把推动档案事业科学发展纳入经济社会发展规划,纳入干部实绩考核的重要内容。从一个部门、单位来说,要重视档案管理工作,完善相应工作机构,落实工作责任制,注重发挥档案工作的作用,为档案工作科学发展创造有利条件。具体到档案管理部门,要增强责任感、使命感,从档案收集、整理、管理和应用等各个环节,建立相应管理制度,使整个工作规范化、制度化、标准化,同时深化内部体制机制改革,通过职称评定、业务考核、表彰奖励、责任追究等具体措施,激发内部潜力,增强工作活力,充分调动干部职工的主动性、积极性和创造性。

(三)提高队伍整体素质

档案管理是一门科学,特别是新形势下档案管理的技术更先进、内容更丰富、分工更专业,对档案管理人员的能力素质提出了新挑战、新要求。档案管理人员不仅应具备基本操作技能(具体包括档案文书立卷,档案整理、编目、鉴定,档案著录、标引,档案的保护、开发等),而且要掌握现代化科技手段和先进操作管理技术,同时还要具有统筹安排、耐心细致、吃苦耐劳、勇于创新的基本品质和良好作风。要适应新的形势和要求,重视加强政治理论、业务知识和各类新知识、新技能的学习,提高学习能力,建设学习型档案管理队伍。树立“档案工作也是生产力,档案管理同样出效益”的观念,不断创新管理方式、方法,拓展优化管理的途径渠道。坚持“人才是第一资源”,重视档案人才的培养和引进,努力建设科技型、创新型、复合型的人才队伍,为提高档案管理科学化水平提供有力的智力支持和人才保障。

(责任编辑:筱方)

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1003—4145[2011]01—0174—03

2010-10-20

李国兰(1954-),女,山东社会科学院研究馆员。