基于档案信息数字化工作的探讨

2011-04-11汤星群

海南热带海洋学院学报 2011年3期

汤星群

（湖南师范大学高校教师培训中心，湖南长沙 410082）

随着计算机、网络技术的发展，世界各国的档案研究开始朝数字化、网络化方向发展。档案信息数字化为档案管理现代化提出了机遇与挑战。可以说，现代信息技术成为实现科学开发档案信息资源的关键条件。数字化管理为档案管理提供了传统管理无法比拟的效率优势，同时安全管理问题也成为我们不得不思考的问题。

一、档案信息数字化实践过程中存在的问题

（一）档案信息数字化管理的优势未能充分发挥。由于我国档案信息数字管理工作起步较晚，目前仍处在数字化管理的初级阶段，还是以针对档案信息检索系统和文档一体化数据库系统的管理为主，数字化管理的优势和潜能并未充分发挥出来。

（二）档案“双轨制”管理问题。档案双轨制管理，是指把纸质文件与电子文件同时保存的一种处理方式。一方面，它要求把需要永久保存和维护原始性的电子文件及时转化成纸质文件；另一方面，为了方便利用和传输，又将纸质文件拷贝为电子文件。档案双轨制保存，最初主要是基于档案的安全和利用方便这两个基本目的，但是，如果全部档案都实行“双轨制”保存，就形成了内容相同的两种类型文件保存的局面。同时增加了人、财、物的大量投入，造成了浪费，由此影响和制约了电子文件的推广应用和档案事业的进一步发展。从目前来看，双轨制保存又有其存在的必要性和合理性。在电子档案的局限未得到根本克服以及其法律地位未得到完全确认之前，实行档案双轨制管理确实又十分必要。档案“双轨制”管理主要是指对档案的存储采取纸质与电子并存的管理办法。“双轨制”不但是管理方式、方法上的调整或者说是某种扩充，更重要的在于它还从根本上改变了传统档案管理的理念，是对传统档案管理理念的一次扬弃，给传统的档案管理注入了新的活力。在管理层面上，“双轨制”是对纸质档案和电子文件的并存管理；而在操作层面上，“双轨制”则意味着从对纸质档案的管理过渡到对信息、知识和数据挖掘、融合与输出，是对信息洪流的疏导和规范。

（三）档案信息数字化进程中安全问题。电子文件具有操作方便、传递快捷、存储空间小等突出特点，但其安全方面却存在着诸多问题。其一，网络传输过程中，信息安全问题。由于电子档案在传

输途径是在互联网。而互联网具有公众开放性，因此档案信息容易被非法窃取、篡改、伪造。其二，电子档案的真实性问题。由于与纸制档案的有形实物介质区别，电子档案更容易被复制、篡改。因此对于电子档案的真实性和合法性鉴别技术更加复杂。其三、电子档案载体具有不稳定性。电子档案一般存储于硬磁盘、软磁盘、磁带、光盘等几种主要介质上，而这些载体多有一定寿命且较易受到自然环境(如:温度、磁场、载体结构)和运行环境(如:计算机操作平台、软件接口、计算机病毒)等的影响。这些问题都给电子文件的安全保管和长期保存带来了很大困难，严重影响和阻碍了档案信息数字化的进程。

二、档案信息数字化实践过程中采取的措施与建议

（一）建立统一的标准化系统管理体系。标准化是组织现代化生产的重要手段，是科学管理的重要组成部分。这关系到今后档案资源的共享等问题。《中华人民共和国标准化管理条例》指出：确立统一的标准化的系统管理体系显得尤为重要，它是实现档案信息化管理的坚实基础。同时，档案信息作为国家信息资源的重要组成部分，要实现最大范围的共享，也必须统筹考虑，建立统一的标准化的系统管理体系。

（二）建设高质量的档案信息数据库。数据库类型主要以检索性数据库和文件性数据库两种较为常见。检索性数据库主要用于提示全宗内馆藏内容，介绍开放档案的范围、目录和提供网上检索途径；文件性数据库，主要用于完整地载入档案文件资料，使人们可以通过网络获得档案信息。档案数字化后以数据形式集合成数据库，并依赖先进的智能化信息管理技术，以人工语言或自然语言进行搜索，为用户提供方便、高效的服务。一个高质量的数据库中的数字信息应达到以下质量标准：一是数据的准确性；二是数据项目和内容的完整性；三是数据的规范性；四是数据的稳定性。因此建设高质量的档案信息数据库是档案信息数字化的核心工作。

（三）规范档案图像标准格式。档案数字化采取什么样的图像格式和数据压缩技术，是档案实现信息化管理的关键问题。应从文件格式的开放性、扩展性、适应性等方面来规范图像格式。经分析，BMP格式存储量大；GIF格式和JPG格式，适用于彩色图像；而TIF格式则适合于广泛的应用程序，有存储量小、可以处理黑白和灰度图形、允许使用者针对一个扫描器和打印机的特殊性能而进行调整等功能。档案信息数字化后扫描文件格式应采用TIF格式保存。

（四）档案信息的安全建设。在档案信息数字化建设中，要采取一系列的措施来保证档案信息的保密和安全，采取的措施主要为制度管理和技术保证两类。在数字化建设过程中对此应形成一套严格的管理制度体系，并有相应的技术措施进行自动控制，才能做到更加严密。如：对不同用户可根据权限提供全文档案信息；对机密性的、不开放的档案不存放在网络服务器上；使用Intranet技术，提供授权的档案信息服务；建立数据备份、制作只读光盘；建立网络系统防火墙，进行数据加密等。

（五）加快人才队伍的培养和引进。随着信息技术的高速发展，档案管理由过去的劳动密集型转变为以现代化办公设备为依托的知识密集型工作模式，档案数字化建设的过程与新知识、新技术的普及和应用密不可分，所以人才队伍是关系到档案信息化建设成败的另一个关键因素。因此，应加大在职档案人员的岗位培训力度，重点学习与信息化相关的系统开发与维护、数字化加工与管理、标准化建设、数据库运行管理等，同时重视引进相关的专业人才，以适应档案信息化建设的需要。