创建高校“三型”办公室的实践与思考

刘荣华凌新华危煜祥

(1.长江大学 学校办公室,湖北 荆州 434023;2.长江大学 招生与注册处,湖北 荆州 434023)

创建高校“三型”办公室的实践与思考

刘荣华1凌新华2危煜祥1

(1.长江大学 学校办公室,湖北 荆州 434023;2.长江大学 招生与注册处,湖北 荆州 434023)

随着高等教育大众化时代的到来和高等教育改革的不断深化,高校办公室面临的形势越来越复杂,工作任务越来越繁重,其地位和作用也更加突出。面对新形势、新情况、新问题,高校办公室应以科学发展观为指导,勇于实践,积极探索,努力创建学习型、服务型、创新型的“三型”办公室,全面推进新时期的高校办公室建设。

高校;办公室工作;学习型;服务型;创新型

一、创建“学习型”办公室,力求思考问题有深度

学习是进步的根基。当今世界,科技进步日新月异,知识更新不断加快,在这样的时代,学习显得尤其重要和紧迫。党的十六大也提出,要“形成全民学习、终身学习的学习型社会,促进人的全面发展”。高等学校作为社会精神文明的生产者和传播者,要走在创建“学习型社会”的前列。而处于高校中枢的办公室,更要积极践行,促进教育创新。创建“学习型”办公室,既是适应知识经济和信息社会发展的必然要求,也是提高办公室服务水平和工作效率的必然选择。

(一)加强政治和党建理论学习

当前,国际经济社会形势复杂多变,面对西方敌对势力的“西化”和“分化”,以及改革开放中的各种复杂环境,高校办公室干部一定要牢固树立“讲政治”的意识,加强政治理论修养,坚决贯彻执行党的路线、方针、政策,增强大局意识,始终坚信马克思主义的真理性、共产主义的科学性、社会主义的优越性。办公室干部要深入学习马列主义、毛泽东思想、邓小平理论、“三个代表”重要思想和科学发展观的相关理论,以及我们党的建设的基本知识,结合一定时期的大事、大会开展学习,增强政治敏锐性,把加强自身思想修养摆在突出位置,以学习求共识,以共识求团结,以团结求发展。在理论学习的同时,要将理论与实践相结合,努力使干部群众的理论水平适应形势发展的新要求。

(二)加强教育管理理论和法律法规知识学习

教育创新作为中国高等教育发展的时代课题,要求高校办公室人员必须加强教育管理理论的学习与研究,使其在履行岗位职责过程中做到科学、民主。近年来,我校办公室结合每一时期国家高等教育发展形势,将《高等教育学》、《高等教育管理学》等相关理论融入日常学习之中,同时大力加强《教育法》、《教师法》等与教育相关的法律法规的学习,密切结合高校实际,贯彻落实新思想、新观点、新理念,积极推进教育创新。同时,随着社会主义市场经济的深入,学校与社会之间的交往日益频繁,办公室人员还要不断地加强经济知识的学习,特别是《经济法》、《合同法》、《劳动法》等的学习,维护好师生的合法权益。

(三)加强业务知识及技能的学习

学校办公室作为重要的办事机构,作为学校的窗口,必须精通业务、技能熟练,特别是现代科技的发达,现代化办公手段的不断更新,要求办公室工作人员熟悉办公室自动化技术,充分利用现代化的办公手段,提高公文处理、会议安排、综合协调、信息交流、信访工作、档案管理以及个人事务处理的效率和水平。学校办公室工作人员要注重立足岗位学习和根据需要学习,不断更新业务知识,不断创新工作方法,使自己真正成为办公室工作的行家里手。一方面办公室要采取多样化的学习形式,为工作人员提供学习的机会,如通过选派骨干外出学习、到上级管理部门挂职锻炼、参加学校举办的各种技能培训、办公室内部之间开展业务知识讲座等形式,加强业务知识的学习等。另一方面要指导工作人员在实践中学习。把学习与工作、学习与研究相结合,真正做到学以致用,如要求办公室工作人员每人每年写一篇调研报告,发表一篇高质量的论文,解决一个工作难点或问题等。通过学习可以使办公室人员业务水平得到较大提升,理论修养得到较大提高,考虑问题有大局观念,谋划工作有深度。

二、创建“服务型”办公室,确保职能履行有力度

高校办公室工作要体现科学发展观,关键要创新服务理念,强化服务意识,增强服务本领,不断推动办公室工作上新水平,登新台阶,出新举措。服务工作做得好不好,能不能让领导满意、基层满意、师生满意,是衡量办公室工作的根本标准,也是高校办公室在构建和谐校园中最重要的手段和最直接的体现。

(一)树立主动服务的理念

一是变被动服务为主动服务。“凡事预则立,不预则废”,在工作中,要处理好主动服务与被动服务的关系,变被动为主动,在履行职责、办理领导交办事项时,主动地总结经验、探索规律,善于运用规律来指导工作。把严格按照领导意图开展工作与充分发挥每个人的积极性、创造性结合起来,高效优质地完成本职工作。做到长计划、短安排,计划性和灵活性相结合;二是变一般服务为优质服务。要做到能办大事,会办难事,敢办新事,创造性地开展工作,为学校领导排忧解难。

(二)树立服务决策的理念

办公室作为学校机关中枢,在工作中注意服务的全面性,在事前、事中、事后都要服务到位,任何时候都不能缺位。在领导决策前要拿出可行方案,为领导提供决策建议;在执行过程中要加强督办,督促工作落实;工作完成后,要及时将落实情况反馈给领导。其次要大力开展信息和调研工作。调查研究是检验参谋服务水平高低的一个重要标志,办公室的同志要切实练好调查研究基本功,加强与基层院系处室的密切联系,围绕领导所关注的热点、难点和重点问题,协助领导在解决热点难点问题上多下工夫,提建议、出点子、拿办法。

(三)树立对上服务与对下服务相统一的理念

为领导服务归根到底也就是为基层和广大师生服务。要在坚持为领导搞好服务的同时,特别强调为基层和广大师生服务,要切实转变工作作风,把全心全意为人民服务的宗旨作为工作的出发点和落脚点,如实向领导反映基层师生的愿望和呼声。特别是当前,对于办什么样的大学和怎样办大学正处于探索阶段,教育思想和办学理念的更新正处于关键时期,上层领导和基层职工的观念存在很多不一致的地方,学校办公室要及时将基层师生的好意见、新点子反映给学校领导,也要将学校领导关于学校发展规划的思路告知和解释给广大师生,增进学校上下的沟通与了解,凝聚人心,促进和谐校园的建设。

三、构建“创新型”办公室,力争工作水平有高度

构建创新型办公室,是提高综合性大学管理水平的迫切需要。学校办公室要紧扣学校发展主题,努力进行理念创新、制度创新、方式创新,推进精细化管理,使管理水平上升到新高度。

(一)观念创新

观念创新就是要解放思想,开动脑筋,创新理念和思路。我校办公室针对学校规模大、校区多、行业性和综合性强的新特点,与时俱进,积极转变观念,提出“打破陈旧管理模式,构建新的管理平台”的理念,着力推进工作规范化,变随机性管理为制度化管理,变经验型管理为研究型管理,积极探索具有本校特色的管理模式和制度,努力体现综合性大学应有的管理水平和能力。在实际工作中,我们积极寻求变化,打破常规,从动态性中把握规律性,从苗头性中发现倾向性,从偶然性中揭示必然性。如2007年初,跳入寒江勇救落水老人不留名的赵传宇英雄事迹被发现后,学校办公室在挖掘这一典型的方式方法上大胆突破。我们认为赵传宇先进事迹的出现是学校党委认真贯彻中央16号文件精神,落实“育人为本,德育为先”理念的集中体现,是塑造学校社会形象的绝好契机。为此,学校办公室一方面向省委高校工委、省教育厅、教育部等上级主管部门积极报送赵传宇先进典型材料,一方面积极争取省教育厅在我校召开“全省优秀大学生”赵传宇命名表彰大会。赵传宇先进事迹最终引起省市乃至中央主要领导的密切关注并给予充分肯定,赵传宇本人也被评为“全国道德模范”,为学校争得了荣誉。

(二)制度创新

建设高水平的大学,关键在于制度创新。制度创新的关键:一是要以中国文化为基础。中华民族有着几千年的优秀文化,深刻影响着我们的思想与行为,大学制度的创新必须根植于中国文化,否则都会脱离中国大学的实际。二是要以理念创新为前提。制度是联系理念与现实的桥梁,只有在大学理念讨论清楚后,大学制度创新才能有一个正确的价值判断标准。三是要以实践为支撑,并在实践中不断地探索。长江大学组建后,我们认识到原有的办学思维、规章制度都不适应综合性大学的发展,必须在继承的基础上实行改革和创新。学校办公室首先建立健全了学校党委常委会,议事和决策机制以及有关党务和行政管理方面的规章制度。制定了《长江大学机关公文处理办法》和例会制度、工作流程等,明确了办公室的工作职责、岗位责任、工作制度,规范了工作程序,实现了办文流程制度化,办会流程清晰化,办事流程规范化。并定期结合国家政策和形势,对规章制度进行“废”、“改”、“立”,并将各项规章制度汇编成册,供全校各单位使用,目前已汇编党务和行政规章制度7辑,对学校各方面工作规范化起到了积极的促进作用。

(三)方式创新

随着科学技术的发展,办公自动化水平的高低必将成为机关工作效率的决定因素,这也为办公室工作方式创新带来了很好的历史机遇。目前,许多高校都实现了数字化、自动化办公,这也是高校办公室工作上水平、上台阶的重要条件。为适应新形势下办公室工作的需要,在方式创新的同时,办公室要解决好两个方面的问题,一是计算机知识普及问题。每个干部根据自身岗位的要求,掌握相应的计算机知识,是实现办公自动化的基础,这就要求一些知识结构相对老化、对现代办公手段不熟悉的同志要重新学习相关专业知识。二是信息保密问题。用现代化高科技装备了办公自动化系统,也给保密工作提出了一些新的课题,无线通信设备、电磁辐射、存储介质、互联网等都是极容易失泄密的渠道。因此,在利用办公自动化的同时,如何防止失泄密就成了一个至关重要的问题。办公室作为本单位办公自动化的牵头单位和保密主管部门,在这两项工作中都负有不可推卸的责任,面临着前所未有的考验。

[1]刘荣华,危煜祥.高校办公室服务理念的创新[J].广西教育,2009 (33).

[2]何超.建设中国的世界一流大学制度创新是重中之重[N].中国教育报,2007-4-10(3).

G647

A

1673-1395(2011)06-0065-03

2011-05-18

刘荣华(1962—),男,湖北公安人,副研究员,主要从事高等教育管理研究。

责任编辑 袁丽华 E-mail:yuanlh@yangtzeu.edu.cn