探析分级教学中教学档案的管理与利用

刘 萍 李昌娅

（长江大学一年级教学工作部，湖北荆州434025）

探析分级教学中教学档案的管理与利用

刘 萍 李昌娅

（长江大学一年级教学工作部，湖北荆州434025）

分级教学中教学档案管理存在信息化程度不高，管理人员信息化应用水平有限，经费不足等问题。可从管理方法、管理手段等方面入手，注重学籍材料的平时收集与保管，合理分类与组卷，保障教学档案的完整性，从而更好地服务于教学质量工程。

分级；教学；教学档案；管理；利用

教学档案是指高校从事教学管理、教学实践、教学安排、科研等活动中直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。教学档案的形成是教学管理的真实记录，它客观地反映了学校的教学情况。教学档案管理工作是由规划、计划、方案、实施、监督、反馈及改进各个环节组成的一个全过程、整周期的组织行为。它融会了高校管理的所有内容，而且伴随着高校管理工作始终。为了有效配合分级教学，注重对教学档案材料的平时收集与保管，保证档案材料的完整性，以促进教学档案的管理和利用。

一、分级教学中教学档案管理工作所存在的问题

分级教学在教学理念上，从以教师为中心的教学转变到以学生为中心的教学上来，从以知识传授为中心转变为以能力培养为中心，进行分类指导，因材施教。学生由以前的固定班级而分到了不同层次的分级班，教师所带的班级由来自不同专业的学生组成，教学档案的内容随之越来越丰富，档案信息利用主体越来越多，传统的手工操作及经验管理模式已制约了分级教学中档案管理的发展，远不能适应学校快节奏、大容量的需求，其管理现状主要存在以下四个方面的问题。

第一，教学管理内容的信息化程度不高。教学计划、教学大纲的制定周期长且落后于分级教学形势的发展，教师的潜力难以充分发挥。教学日常管理的材料存档不齐全，影响教学信息反馈不及时。学生规模大，学籍管理的难度加大，人为失误的因素增加。

第二，教学管理人员信息管理水平不足，信息技术应用能力较低。教学管理人员在信息的收集和处理上以传统的信息管理为主，网络技术、智能技术还未能在实际工作中得到普遍应用，导致信息资源的利用率低，教学材料的收集有重复收集现象，造成教学管理信息冗余，管理效益不高。

第三，经费投入不足，设备有待改善。经费是一切教学档案管理工作的基础保障。由于重视不够，造成教学档案管理办公条件简陋，设备陈旧、老化，难以正常开展工作。

第四，自然班级和分级班级的学籍档案难以一体化，有待信息化管理。特别是在学生成绩管理上，完全依靠学籍秘书手工操作整理，教师不能及时、有效转化登录成绩，影响了工作效率。

二、实施分级教学管理，提高档案利用效果的途径和方法

以大学英语教学为例，分级教学坚持以培养学生英语综合运用能力、特别是听说能力为目标，同时建立了一年级大学英语课程的总体目标，制定科学的、系统的、个性化的大学英语教学大纲，从而完善大学英语课程体系。目前，我校的大学英语分A、B两级教学，针对A、B两级的基础差异，制定不同的教学目标和教学要求。A级按照大学英语教学要求中的一般要求进行教学，通过一年级两个学期的教学达到四级教学目标，并参加全国大学英语四级考试。B级教学按大学英语教学大纲中的较低要求进行教学，重在培养学生的语言基本功，两学期后达到三级教学目标。

教学档案管理是对各类静态教学文件信息，加以科学整理，使其变成动态的、规范化的教学档案信息，通过网络传递，服务于学生、学校，服务于社会。其网络功能包括：电子教学、网上归档、网上组卷、网上借阅、网上检索、网上传递信息、远程服务，等等，对教学档案资源进行处置、管理和提供档案的利用服务。通过信息技术对档案资源的分类、提取、分析、加工并进行链接与共享，从而准确、及时、简捷、实用地满足不同的群体对档案的不同需求，实现档案资源的社会共享，最大限度地延长教学档案的寿命，为教学和管理服务。

伴随着档案信息量的不断递增，如何利用信息技术提高教学档案管理工作效率，创新分级教学条件下的教学档案管理模式，是教学管理工作者应当密切关注的问题。为了更好地服务分级教学，针对档案管理工作中存在的问题，改革创新管理方法和手段，形成运行有效的保障机制：

第一，建立跟踪式的全程动态学生档案。加强高校学生档案的全程化管理，要从大学生入校起就做好建档工作，并根据其学院、专业、班组等群体性，随时按照新的归档范围和要求，在各个发展阶段和时期动态地收集整理相关材料，进行及时的归档，以避免用到档案时才慌里慌张地进行突击的行为，结果免不了错装、漏装和档案转递不及时、不准确的人为错误，给高校学生学籍档案管理的全程工作和高校毕业生的就业带来很大麻烦。

第二，加强教学档案的标准化、信息化建设。档案管理标准化、规范化是实现档案信息资源共享的重要前提和基础，教学档案的分类至关重要。传统的高校教学档案基本上都是以纸质档案为主，管理人员的劳动强度大，查阅十分困难，并且占用大量的库房空间。管理成本高，保管时易损坏，而数字化档案克服了传统档案的缺点，节省了大量人力、物力和财力，且可大量复制，克服了纸质档案独一无二的弊端。档案信息化是利用信息处理的自动化，达到档案、文件的一体化管理，实现档案信息的高速检索，对文字、图像、音频、视频等不同载体档案进行数字化存储，以实现档案信息远距离、无障碍的传递和交流，达到档案资源的互通与共享。数字化、信息化建设是教学档案信息化管理的核心内容。

第三，加强档案信息的网络安全化管理。档案信息的安全问题是档案信息网络化带来的最为突出的问题，需要在实际工作中逐步解决。首先要防止档案信息的损毁和遗失，如操作失误、设备故障、计算机病毒和黑客攻击等；其次是保密问题，有的信息可以公开，有的则是要保密的，这些信息在管理时应采取相应的保密措施。

第四，扩大档案归档范围，增加档案信息含量。学生档案材料的收集归档要与时俱进，扩大归档的范围，增加档案的信息含量。传统的高校学生档案内容主要有反映大学生思想道德素质、身体健康状况和学业情况的档案材料。大学生思想道德素质方面的档案材料主要包括大学生在校期间的政治表现、思想鉴定、入党或入团申请书、志愿书、个人思想汇报以及助人为乐、见义勇为等记录；学习成绩方面的档案材料主要包括大学生大学阶段的专业课、基础课、公共课、必修课、选修课等课程的考试和考查成绩以及实验操作报告、科研成果等；身体状况方面的档案材料包括反映大学生身体素质的健康体检卡及体育考试和考查成绩等体能特征资料。除了以上传统的高校学生档案内容，还应根据当前社会形势的发展和大学生学习生活的特点，补充、扩大高校学生档案的归档范围，增加心理素质、社会实践活动和诚实守信情况的材料。心理素质方面包括能反映大学生在情绪、情感、意志、耐受挫折等方面情况及学生的个性倾向和职业取向的个性心理特征测评书等，这些心理档案能够准确地分析学生的个性特征，以便及时采取相应的心理疏导措施促进学生健康成长；社会实践活动方面包括大学生参加、组织大型活动能力、在校任职情况及评价和参加各项实践技能的培训记录等；诚实守信方面包括大学生考试有无违纪情况、助学贷款的偿还情况记录等。诚实守信是大学生个人发展的重要品德之一，也是用人单位热切关注的焦点。所以，高校学生档案的内容应准确反映学生的信用行为和品行状况。

第五，加强档案人才队伍建设。有计划地对在职档案管理人员进行专业技术培训，更新其知识结构，提高其业务水平；大力引进计算机专业人才，并对其进行档案业务知识培训，使之尽快适应档案网络化工作。培养一批复合型人才，以适应档案事业的发展，实现档案工作的现代化和信息化。

第六，重视档案利用反馈是提高档案服务质量和效率的重要措施。一要重视档案利用信息反馈，包括外部信息反馈即档案利用者的信息反馈，如对档案服务利用的要求、档案提供利用的方式方法的评价等，也包括内部信息反馈即档案部门内部人员的信息反馈，如档案利用工作中存在的问题和不合理之处，以及在档案信息开发利用过程中，对于收集、整理、鉴定、保管、利用等工作环节遇到的业务和技术问题等。二要做好档案利用数据，如类别、数量统计和利用规律、利用效益分析，建立档案的反馈系统，形成有针对性的服务体系，以优质服务促进档案管理良性发展。

三、充分利用教学档案资源，努力提高教学质量

采用计算机技术处理和保存档案信息，加强对教学档案资源的收集、整理、开发和利用，是同一种教学信息的存贮、检索、管理形式和载体变化的过程。在信息化条件下，档案管理的现代化即档案数据库建设和档案数字化，是提高档案服务质量和效率的重要保证。档案数字化建设应“以现实需要为前提、分阶段分步骤进行”的精神，通过对利用需求的分析决定数字化的规模、对象、先后顺序，通过对利用效果的分析进一步引导、推动、调整档案数字化后续工作。构架高校教学档案管理信息系统，利用计算机网络技术提供更好的服务方式，进一步提高档案的利用价值，为分级教学改革服务，对提高教学质量有着十分重要的意义。

第一，教学档案的规范化管理有利于分级教学。信息技术强大的数据储存功能和完善的数据库系统为教学档案管理的高效、规范、准确与安全提供了可靠保证，大大提高了档案管理工作效率。

第二，有利于教学档案的充分利用。完善的教学档案管理信息系统，能够满足学生、学校和社会不同群体对档案的需求，只要权限许可，通过档案的信息检索、查找，就能实现高校教学档案资源的共享。

因此，加强高校教学档案管理的规范化，建立跟踪式的分级教学的全程动态管理模式，对大学生在校期间的思想表现、学习成绩、身体状况、个性特征、社会实践、诚实守信等情况进行写实化记录，通过这些档案材料真实反映教学历程，更好地为提高教学质量服务。

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［3］陈媚．教育信息化条件下的高校教学档案管理探讨［J］．档案与建设，2007（12）．

［4］张金来．浅谈高校教学档案管理的信息化［J］．中国电力教育，2008（12）．

［5］郭红．高校档案管理信息化建设略论［J］．兰台世界，2008（4）．

［6］黄利梅．教学档案管理创新探究［J］．兰台世界，2008（22）．

责任编辑 袁丽华 E－mail：yuanlh＠yangtzeu．edu．cn

G642．47

A

1673－1395（2011）02－0149－03

2010 -12 20

刘萍（1966—），女，湖北江陵人，副研究馆员，主要从事高校教学档案管理研究。