新建高职院校人事档案管理规范化建设实证研究——以温州科技职业学院为例

季瑶娴

（温州科技职业学院，浙江温州325006）

新建高职院校人事档案管理规范化建设实证研究
——以温州科技职业学院为例

季瑶娴

（温州科技职业学院，浙江温州325006）

随着高职院校的跨越式发展和人事制度改革的不断深化，人事档案管理工作面临的形势更加复杂，新建高职院校人事档案管理亟待规范化建设。本文以温州科技职业学院为例，从人事档案管理现状出发，剖析存在的问题及原因，在此基础上提出规范化建设的研究方案。

新建高职院校 人事档案管理 规范化建设

人事档案是个人经历、思想品德、业务能力、工作业绩、工资收入等情况的真实记录，是历史地、全面地考察、了解和正确选拔、使用职工的重要依据。高职院校的人事档案管理工作是高校组织人事工作的重要组成部分，加强对人事档案的管理，充分发挥档案的作用，是新时期高校组织人事工作的一项重要内容。温州科技职业学院是在国家大力发展职业教育的战略规划下，为适应社会经济发展对技能型、实用性人才的迫切要求，于2006年成立的一所专科层次的职业技术学院，是在原温州农校、温州市农科所、温州市蔬菜所三实单位的基础上组建而成的所以农为特色的高职院校。合并升格后的温州科技职业学院虽然优化了教育资源配置，提高了办学质量和办学效益，但学院的人事档案由于合并升级期间的管理空白，使得2007—2010年进院教师的档案需要逐步整档，而2007年前进院教职工的档案需要按照2009年中共浙江省委组织部颁布的新规定来重新整理。因此，温州科技职业学院人事档案建设需要加快步伐进行规范化建设并完善管理。本文以温州科技职业学院为例，对当前新建高职院校人事档案管理中存在的问题进行了分析，并对人事档案规范化建设的具体方案作了初步探讨。

1.温州科技职业学院人事档案管理中存在的问题及原因分析

1.1 人事档案管理中存在的主要问题。

1.1.1 档案材料不规范，内容不准确。

真实性是档案的生命，其表现在归档材料真实可靠、实事求是，完全符合该员的实际情况。从现阶段温州科技职业学院的干部档案来看，存在以下两方面的问题：第一，信息采集不全。自2006年以来的人事档案未整理，补齐材料收集量大；有些档案材料中填写的出生时间、参加工作时间、入党时间、学历等信息前后不一致，填写不准确，内容失真。第二，现有材料不规范。干部履历表填写不规范，全院400多名教职工需重新填写；档案材料不规范，纸张大小不一，手续不完备，要素不完全，如缺公章、缺相片、缺签名等；书写格式不规范，有的顶边或出格。以上这些问题严重影响到人事档案的真实性和严肃性，给人事工作带来了诸多不便。

1.1.2 教职工来源广泛，工作身份复杂。

目前，温州科技职业学院教职工来源以大学毕业生为主，另由机关分流、企事业单位调入、科研院所招聘到校的几部分人员组成。各渠道人员档案材料或多或少、或全或缺，情况不一，合校后，需统一规范要求，进行整档、补档。因此，新建高职院校人事档案管理面临的任务繁杂。

1.1.3 档案管理信息化程度低，劳动强度大。

新建高职院校档案管理工作相对滞后，目前，温州科技职业学院人事档案室虽然配备了计算机、网络等设备，但是人事档案管理还停留在传统的纸质管理层面，仅仅档案目录使用计算机打印，没有采用电子文档和网络化管理，人事档案从收集管理到保管利用等各个环节，仍主要依靠手工操作，工作进度慢，劳动强度大，利用效率低。

1.2 人事档案存在问题的原因。

1.2.1 档案制度管理不规范，管理手段落后。

温州科技职业学院合并前的三所中专学校由于不同办学规模、不同管理方式等历史原因，导致出现档案管理制度标准规范不统一，管理质量参差不齐，人员构成复杂，管理手段落后等问题。各院校合并前档案管理制度、档案管理体制及信息化建设程度不一，合并后人事档案数量增加，以及合并转型后对人事档案管理和建设要求的不断提高，给升格后的高职院校的档案管理与建设工作带来了很大难度。

1.2.2 高职院校对人事档案管理工作重视不够。

新建高职院校由于领导对人事档案思想认识不够，一般没有配备专职的人事档案管理人员，仅由人事部门抽调兼职人员兼管这项工作，这样势必影响了人事部门其他工作的顺利开展。档案人员队伍不稳定，变化比较大；干部人事档案人员政治、经济待遇不高等，既影响到干部档案管理人员的积极性，又影响到干部人事档案管理的工作水平，使高职院校干部人事档案管理工作的理论探讨与深化，自身改革与发展均受到限制［1］。另外，专业岗位培训不到位。由于人事档案工作具有档案专业与人事工作的交叉性，因此很少有专门的岗位业务培训，而档案业务培训一般不把人事档案管理人员纳入范围，同时组织人事部门也很难组织本系统的培训。

2.规范化建设的具体方案研究

2.1 提高对人事档案管理重要性的认识。

高等院校人事档案是教职工德、能、勤、绩的综合记录，是考察了解人员的重要手段，是发现人才、使用人才、预测及制定人才计划不可缺少的信息源泉，是落实待遇、澄清问题的凭证，是维护个人权益和福利的有力保障［2］。只有加强领导，才能使档案机构健全，加大人力、物力、财力的投入，才能把档案队伍建设好，使人事档案工作与组织、人事工作密切结合、协调发展。要将人事档案管理纳入分管领导目标任务考核范围内，认真开展人事档案工作的研究、规划、布置和考核，并定期检查、指导人事档案工作［3］。配备综合素质较高的专职人员，并注重专业管理人员的培养，提高其业务素质和信息处理能力。要从政治、工作、学习、生活等方面关心档案管理人员，使他们安心工作。

2.2 广泛学习，走专业化发展的道路。

新建高职院校由于建校时间短，建校前又大多是地方性院校或中等专业学校，对高校档案管理工作相对比较陌生。因此，广泛向兄弟院校实地参观交流，走专业化发展的道路，可以有力促进高职院校档案管理，尽快使自己的档案管理工作走上正轨［4］。以温州科技职业学院为例，在建立学院人事档案室，制定相应的管理规范，采购配套的档案器材时，应借鉴兄弟院校的成功经验，统一管理规范，也将有利于今后的档案信息交流和流通；另外，通过聘请高校人事档案管理资深人士、档案局专家来学院指导人事档案管理工作，对新建高职院校人事档案的初期建设也将会起到重要作用。

2.3 建立健全管理制度，提高规范化管理水平。

建立健全人事档案管理工作八项制度，明确人事档案材料的归档范围和归档要求，进一步完善定期移交、索要、检查核对、补充和随时送交等收集归档制度。各院系、各处室应配备一名兼职档案员，负责收集、送交本部门的人事档案材料，使新材料能及时入卷归档。积极推进落实目标责任制，建立责任追究制，抓好人事档案规范化管理［5］。严格把关材料形成的源头，使用规范的纸张和书写材料，提高人事档案材料的质量，力求每一份材料都符合规范要求并及时归档。档案管理部门在做好档案的日常管理和提供利用工作的同时，应主动及时掌握人事档案材料形成信息，定期对人事档案的归档情况进行检查，督促材料形成部门按规定形成、送交人事档案材料。

2.4 加强档案资源的利用，逐步实现电子信息化管理。

新建高职院校，要想适应形势的发展，使档案工作真正在学校工作中发挥应有的作用，就必须走信息化的道路，实现跨越式发展，推进档案管理的信息化。以原始档案材料为母本，建立各种类别人员的信息数据。建立纵向信息数据，如：党政管理干部人员情况、专业技术人员情况、工人情况等。建立横向信息数据，如：教职工奖惩情况，教职工进修培训情况，教职工年度考核情况等。可通过用户管理分配用户和设置用户的系统权限，如：可将职务、职级、入党等信息集分配给负责组织工作的人员，将工资信息集分配给劳资管理人员，将技术职务及职称、学历学位信息集分配给师资管理人员，由他们在各自的权限范围内负责更新和维护，实现信息资源共享。为学院领导和组织人事部门的领导安装查询系统，各级领导可根据不同的工作需要，随时查询各类人员的信息，而且可以对这些信息资料进行快速统计分析，为领导决策和组织人事工作提供快捷、方便、全面的信息服务，提高信息的利用效率，使人事档案信息资源得到最大限度的开发利用。逐步利用计算机、扫描仪等现代化设备和技术，运用干部人事档案原件管理系统将档案原件全部输入计算机，建立电子档案，档案的查阅、借阅全部实行微机化操作，实现人事档案管理数字化、信息化、网络化［6］。充分挖掘人事档案的功能，实现人事档案的价值，使人事档案真正成为高职院校人力资源开发的信息基地。

2.5 加强档案资源的利用，逐步实现人事档案管理规范开放化。

目前，高职院校人事档案提供利用主要是面向组织，这种提供利用制度已与民主、公开、透明的现代法治精神不相符合［7］。新时代的人事档案管理应与时俱进，应以人为本，只要不属于保密范围的，个人应享有对自己档案的知情权。对人事档案信息数据库中的一些非保密的信息，如出生年月、参加工作时间、入党时间、学历、职称、年度考核情况等信息，可以向个人开放。教职工在提出个人申请，得到人事档案管理部门批准并授予权限后，可以在人事档案信息数据库中查看自己所需的信息，这样不仅能大大方便教职工，而且可增强教职工的档案意识，加强对人事档案管理工作的监督，使高职院校人事档案工作更好地为广大教职工服务。

3.结语

对于新建高职院校，在现阶段和今后一个相当长的时期，人事档案管理工作依然肩负着促进高职院校人才合理配置、合理使用，保证人才队伍素质的重任。只有充分认识其重要性，通过建立和健全人事档案管理制度，应用和推广人事档案规范化管理技术，实现人事档案制度化、规范化和科学化管理，充分挖掘人事档案的功能，实现人事档案的价值，才能使人事档案工作跟上高职院校建设发展的步伐，真正成为高职院校人力资源开发的信息基地。

［1］陈红梅.高职院校人事档案管理工作的思考［J］.山西林业技术学院，2008，（23）：77-78.

［2］卫颖.浅谈人事档案的特点［J］.忻州师范学院学报，2007，23（3）：131-132.

［3］赵雅琴.高职院校人事档案管理［J］.兰台世界，2007，（11）：14-15.

［4］李淑艳，李静.新形势下高职院校人事档案管理探析［J］.江苏经贸职业技术学院学报，2010，（1）：26-28.

［5］韩波.高职院校人事档案管理规范化建设初探［J］.职大学报，2007，（1）：4-5.

［6］乐利珍.科学管理合并高职院校干部人事档案［J］.山西档案，2009，（1）：53-54.

［7］张虹.浅谈人事档案的开发利用［J］.黑龙江史志，2009，（16）：41-42.