机关档案工作存在问题与对策浅析

谢春香

（中共南京市江宁区委办公室，江苏 南京 210000）

一、机关档案工作存在的问题

近几年来，在区委、区政府的正确领导和省市档案局的关心指导下，南京市江宁区机关档案部门认真履行职能，各单位认真贯彻推行《档案法》、《档案法实施办法》、《江苏省档案管理条例》和《南京市档案条例》，档案工作呈现了良好的发展势头，机关档案工作取得了显著的成绩，档案干部队伍思想素质与业务素质有了明显增强，各部门领导对档案工作更加重视，截至2009年底，机关档案管理中除区档案馆达国家一级综合档案馆外，基层档案室达行业国家级的有2家（烟草局、供电公司），达江苏省五星级的有6家（法院、地税局、检察院、财政局、规划局、建设局），达省四星级的有1家（东山街道财政所），达省三星级的有21家，达省二星级的有27家，达省一星级、市级的有82家，形成了常抓不懈的管理体制，基本达到档案管理工作制度化、规范化、现代化的要求。但纵观全区档案管理工作，形势并不乐观，仍存在对档案工作不够重视的现象，有的部门档案管理意识相当淡薄，致使机关档案工作还存在各种问题。

（一）档案工作的重视程度不够平衡。

机关档案工作的重视不平衡，个别单位对档案工作重视不够，档案意识薄弱、力度不强，未能对档案工作所需的人、财、物和档案整理归档时间给予充分的保证，虽然各部门把档案工作列入年度工作计划，也有专人负责抓落实，但在真正把档案管理工作作为部门工作长效机制来抓方面还存在缺陷。在日常工作指导和行政执法检查中，我们发现有的部门重要的业务档案没有及时整理、装订、归档，移交综合档案室，而是放置在各职能科室。客观上讲，行政执法档案、重要的业务档案放置在职能科室可以方便查阅利用，归入档案室保管给调阅利用确实造成不便，但按照档案管理要求，不符合档案法律法规的有关规定。

（二）档案室保管条件参差不齐。

多数单位还达不到档案管理“八防”要求，与整齐、规范统一的要求还有一定的差距。少数单位综合档案室变成了杂物室，有的综合档案室设施设备老化、不齐全，档案柜也五花八门不统一，比较零乱。个别单位综合档案室防护意识不强，保护设施设备不完善，管理体制不到位，使部分档案受到损害。档案室保管条件差的原因，从客观因素上看，有些单位办公用房比较紧张，单独拿出一间房子作为档案室的确存在困难，而有些相对有条件的部门设置的综合档案室整体上也不规范。甚至有极个别的单位根本没有对档案进行保管，档案资料堆放在某一角落，势将造成档案资料的严重毁坏和遗失。这些问题的产生，究其根本原因则是对档案工作认识不足，档案管理制度落实不够。

（三）档案人员业务素质相对薄弱。

档案管理工作不仅是一项政策性很强的工作，而且是一项专业性、技术性很强的工作，档案人员要有较好的专业素质，才能胜任档案管理工作。在业务指导和执法检查过程中我们发现：首先有的单位档案人员因一岗多职疲于应付日常事务，没有时间和精力从事档案管理工作，加上工作需要变动频繁和业务素质欠缺，直接影响了档案管理工作的持续性和稳定性。此外，档案人员因业务不精，导致在归档文件的整理、分类和保管期限划分等问题上不够准确，档案不按时立卷归档和未及时移交综合档案室等情况时有发生。其次，个别档案人员对档案工作重要性和责任性认识还不够，存在随意应付了事思想，对各科室必须形成的档案资料及时整理归档监督指导力度不够，思想上存在着畏难情绪。最后，一些部门单位领导对档案人员思想、工作、生活上的关心、支持、了解不够，使档案人员对本职岗位工作热情降低，影响了档案工作发展。

二、做好机关档案工作的对策

上述问题不同程度地影响了机关档案工作与时俱进地开展，影响了档案工作为经济和社会服务功能的发挥。当前，在新的历史条件下，档案工作必须紧紧联系时代发展的新任务、新特点、新要求。因此，创造性地开展机关档案工作，是档案工作者实践科学发展观，档案工作跨越式发展的重要一步，这是时代发展的必然要求，也是档案工作维护好、保管好、服务好主要职能的体现。要搞好今后的机关档案工作，我认为必须强化以下几个方面的工作。

（一）提高认识、加强领导，是做好档案工作的保证。

“档案工作是各项事业发展的一个重要组成部份，机关档案工作是开展各项业务活动的具体真实的记录，是反映各个历史时期最珍贵的史料，为经济建设和推动社会文明进步起到重要促进作用”。随着时代进步，改革开放的深入发展，人们的法制意识、档案意识也与日俱增，档案的查借阅利用明显增多，这对加强机关档案管理、拓展档案服务新领域、加快档案信息数据化建设等提出了更高的要求。

机关各部门一定要重视、关心、支持档案工作，进一步提高对档案工作重要性的认识，一是要加强档案工作宦传力度，利用各种有效载体，抓好《档案法》和《档案法实施办法》的宣传教育，通过宣传，扩大档案工作的影响力，使广大干部群众充分认识档案工作的重要性，落实好依法治档的工作机制；二是要加强对档案工作的领导，切实把档案工作列入年度工作计划和领导工作的职责范围，摆上议事日程，要定期听取档案工作汇报，及时分析研究解决档案工作遇到的问题，并把档案工作列入本部门年度考核范围，为档案事业发展创造一个良好的内部环境；三是要做好档案人员的思想稳定工作，解决他们的实际问题，为他们提供良好的发展平台，使他们能安心本职工作，从而促进档案工作的持续稳定发展。

（二）提高档案人员的素质，促进机关档案工作新进展。

做好机关档案工作，首先要有一支相对稳定而有发展的档案干部队伍。随着社会的发展，科学技术的不断进步，档案工作所面临的任务、工作环境、服务对象、管理模式都在发生变化，高科技也应用到档案管理工作中，因此，提高档案人员的素质，加快档案工作科技进步，是推动档案事业发展的关键。一是要加强对档案人员的教育培训，在注重实用性上下功夫。在档案培训过程中，要结合新时期档案工作的发展趋势，按照采用不同层次不同的需求，按需施教，注重实效，采取“走出去、请进来”等培训方式，使档案人员尽快掌握档案立卷归档工作流程和档案计算机管理知识，促进机关档案工作效率的提高。二是要围绕档案“及时、完整、统一”的要求，做好档案收集及管理工作，完善归档档案的内容。档案人员要注重平时档案收集工作，了解有关本部门各科室档案收集、立卷归档及工作动态规律，争取档案收集工作的主动权，以便及时将有关科室形成的档案立卷归档，统一管理，确保档案种类、内容真实完整。三是要加强对档案人员再教育，促使他们努力学习档案专业知识和科学技术，提高档案管理的水平，对本单位档案的数量、内容、种类、史料价值等做到心中有数。四是要结合档案工作实际，创造性地开拓档案工作新思路，以适应新时期档案工作发展需要，积极做好档案信息开发利用工作，提高档案利用率，更好地为部门领导服务，为中心工作服务，为基层群众服务，为经济发展和构建和谐社会服务。

（三）加强档案室基础设施投入，改善档案保管条件。

档案管理工作不仅是一项政策性很强的工作，而且是一项专业技术很强的工作，档案管理的质量，直接影响到档案的寿命。在机关档案管理中，条件好的部门档案室整齐规范，实现了档案管理的规范化、制度化、现代化。而保管条件比较薄弱的单位还存在只求过得去的思想，给档案造成了损害。为此，单位档案室必须严格按照《档案法》、《档案法实施办法》等法律法规中档案保管标准要求，完善单位档案室保管条件。一是要进一步加大对本单位档案室基础设施的投入，每格按档案管理“八防”标准要求，不断完善档案室的保管条件，尽可能改变档案室杂、乱问题，做到档案室统一整齐规范。二是要完善制度，建立健全档案管理网络。建立一支有分管领导、各科室主管负责人、部门档案员组成的档案管理专、兼职队伍，切实做到责任到位，制度落实，以便本单位有关职能科室档案立卷归档有章可循，确保本单位档案管理工作正常开展。三是要坚持刚性管理和柔性管理相结合，营造一种宣传档案、关心档案的良好氛围。四是要加大对档案信息目录数据库和馆室一体化建设的力度，为适应新时期档案事业跨越式发展打下扎实的基础。

面对信息社会档案工作的机遇与挑战，我们要进一步解放思想，科学发尽，与时俱进，创新工作机制，创新服务手段，充分发挥档案信息资源作用，使档案工作更好地服务于社会发展，服务于经济建设。