高校档案资源整合工作之我见

郑亚辉

（安徽科技学院 人事处，安徽 凤阳 233100）

高校档案资源整合工作之我见

郑亚辉

（安徽科技学院 人事处，安徽 凤阳 233100）

文章论述了高校档案资源整合的重要意义，分析了高校档案资源整合存在的不足，并提出了高校档案资源整合的具体措施。

高校 档案资源 整合

高校具有丰富的档案资源，但由于载体、类型各异，多头管理等原因严重影响到档案资源的利用。要想提高高校档案资源使用的便利程度和档案资源的使用价值，高校档案管理部门必须加强档案资源管理，对档案资源进行有效的、灵活的整合措施并不断创新的整合。

一、高校档案资源整合具有重要意义

（一）高校档案资源整合有利于学校事业发展。

高校档案资源整合围绕学校教育教学这个中心工作进行，将学校档案资源集中分类管理，形成档案资源集合体，从而可以向档案信息资源需求者提供有价值、有特色的档案信息资源服务。整合后的档案资源可以在教学评估、招生、就业、基础建设、职称评定等重要工作中为其提供较为完备、系统的档案资料，而且方便快捷。由于有了翔实的档案佐证资料，学校各项事业在决策和推进过程中才会更加科学，学校事业才能更平稳地向前发展。

（二）高校档案资源整合有利于难题解决。

整合后的高校档案资源可以为利用者解决很多难以解决的问题。高校档案资源整合后具有专题内容相对集中、档案信息条目清晰、系统性材料齐全、查阅方便等特征。2010年省财政厅审核某高校归属问题，提出按属地原则拨款，将该校按照所在地的县城标准予以拨款，该校及时从综合档案室复印了该校申请把教职工户口整体迁入某市的请示、省里批复及有关户籍证明等材料报送到省财政厅，解决了属地拨款差额问题，这个问题的解决对该校的发展具有重要意义，事实也说明了档案资源整合可以使这些问题迎刃而解。

（三）高校档案资源整合有利于促进档案服务现代化。

在信息时代，高校档案资源整合是借助于计算机、网络等现代化技术与设备进行的，并最终形成至少包括一个符合技术规范的档案数据集合（档案信息数据库）在内的高校档案信息资源集合体。档案信息资源数据库的建设和使用必将促进现代化设备的投入和现代化管理与服务的开展。另外，数字化的档案信息资源库有利于提高档案资源的共享性，从而为高校间，以及高校与政府部门、科研部门间档案资源共享创造了条件，各单位间可以联合开发档案信息资源，从而更好地解决信息需求问题，更好地推动高校特色服务。而档案信息资源共享本身就是档案信息服务现代化的重要内容之一。

二、高校档案资源整合存在的不足

（一）整合过程存在激进性。

整合高校档案资源是一项很复杂的系统工程，必须因地制宜、统筹规划、逐步实施，应采取渐进性整合的方式。但有些高校在档案资源整合过程中由于时间紧、任务重，既没有建立可行的制度、细致的整合方案，又没有明确的指导思想、工作目标、职责分工，更没有得到各档案管理部门的充分支持，为整合而整合，结果很难达到预期的目标。

（二）在整合过程中存在观念和认识上的问题。

部分高校在档案资源整合过程中，存在重事轻人、重物轻人，重典型人物、轻普通人物，重机关利用、轻个人利用，重为机关团体服务、轻为群众服务的观念和认识。这必然影响到档案资源整合的效果，也为将来的档案资源开发利用埋下资源不全等隐患。

（三）整合方式的单一性。

有的高校在档案资源整合初期，片面地强调实体上的“占有性”整合，“为整合而整合”，使整合由手段逐渐变成目的，偏离了档案管理模式改革的目标［1］。整合方式单一，主要采取实体整合的档案资源整合方式，没有和现代信息技术的发展，以及档案部门信息化进程的加快相适应，较少地运用虚拟整合档案资源这种补充方式。

三、高校档案资源整合的措施

（一）明确指导思想和工作目标，长远谋划整合高校档案资源。

高校档案资源整合是一项长期性的工作，需要统筹规划、因地制宜、逐步实施。一要明确指导思想，坚持围绕学校事业科学发展大局，整合档案信息资源，拓展档案服务渠道，实现高校档案资源有效整合，档案事业健康发展。二要明确工作目标，根据本校档案资源和管理的现状，以特色资源整合为抓手，规划好档案资源建设方案，实现深层次档案资源的整合，创造档案资源利用效益的最大化。为此需要建立全校性档案信息资源管理的职能机构，如建立独立成建制的档案馆组织实施全校各部门档案信息资源的合理配置、优化整合及开发利用，统筹管理学校档案资源，建立起多级的档案信息资源保障体系［2］。

（二）建立健全档案整合规章制度。

规章制度是档案资源整合工作顺利完成的制度保障。健全而合法的规章制度可以保证档案资源整合依法、依规开展，同时可以提高参与档案资源整合各部门的责任意识。档案资源整合的最终目的是为了更好地利用。只有建立可行的规章制度、细致的整合方案，明确整合的指导思想、工作目标、职责分工，得到被整合各部门的充分支持，才能确保档案资源整合工作的质量。

（三）强化管理、提高高校档案资源整合和管理的水平和质量。

1.加强馆库建设，将其纳入校园整体规划中予以重点考虑。档案资源整合后，档案数量增多，资源更加丰富，形式更加多样，档案馆库的库容、功能设置等软硬件设施都将需要得到有效的改善，以适应今后工作的需要。因此，馆库建设应统一纳入学校校园建设整体规划中予以考虑，按照高起点、高标准的要求，建设既有文化品位，又能凸显学校特色，并能充分发挥各项应有功能的规范型档案馆库。

2.推进档案信息化建设，努力提高学校档案利用的工作效率。要进一步加强档案信息网络建设工作，采用一种较为成熟，同时适应学校实自身际情况的计算机管理系统，将收集、整理、编目、检索和利用等主要服务功能进行自动化管理，并将原来各个部门、院系档案管理的数据，安全迁移至新采用的档案管理系统中，同时随着校务管理文档一体化的推进，逐步实现网上开放档案和授权查阅档案，提高服务的质量和工作效率。

3.提高档案工作人员综合素质。档案工作是一门管理科学，又是一项服务工作，要使档案资源整合工作实现预期目标。首先，要建立档案管理队伍网络，挑选事业心、责任心强，并有一定计算机操作应用能力和档案业务知识的人来担任。其次，注意有计划、有步骤、有针对性的对档案工作人员进行多种形式的教育、培训和指导，促使他们系统学习和掌握档案业务的知识、规律和方法，并实现工作理念、知识结构和工作技能的同步更新，不断提高对档案现代化管理的水平。再次，档案兼职人员也可评聘档案系列专业职称，提高兼职档案人员的积极性。最后，在此基础上，通过培养、引进、交流等方式，努力建设一支有较高专业素质和综合能力的团队。

高校档案资源整合是一项复杂而具挑战性的工作，需要统筹规划、合理安排。因此，高校的档案工作人员要以积极的心态，应对工作中出现的困难与问题，努力探索新时期、新形势下高校档案管理的新途径、新方法，不断提高管理工作水平，更好地服务于高校的教学、科研、建设与发展。

［1］王维利.高校档案资源整合应该注意的三个问题［J］.兰台世界，2010，（5）：12.

［2］徐欣.整合高校档案资源，实行“大档案”管理研究［J］.档案学研究，2008，（5）：30.

安徽省教育厅课题，批准文号为：2010SK388。