用项目管理维护总书目数据库的实践

陈松喜 叶少青

（东莞图书馆，广东 东莞 523071）

1 缘起

1.1 东莞图书馆为鼓励员工积极参与图书馆业务建设和业务研究，推动馆内各项工作的发展，制定项目管理办法，推行项目管理，通过弹性的工作时间，调动项目成员的积极性，以便项目顺利开展。

1.2 东莞图书馆之城建设日新月异，办馆模式由单馆转变为多馆集群模式，集群网内多达60余所图书馆，总书目数据库的书目数据超过100万条，书目数据由原来简单的DBF数据，转化为标准的CNMARC格式数据。但这种跨越式的发展带来了新问题，总书目数据库存在不少重复数据，一定程度上影响读者检索、借阅图书，同时也给图书馆采访工作人员开展工作带来很多不便。

1.3 东莞图书馆在迁入新馆前后的一段时间里，年购书经费高峰期突破1000万人民币，采编工作繁重，全部人员忙于加工新书，无暇维护旧书目数据。

1.4 Interlib系统的技术支持。Interlib系统是基于B/S（浏览器/服务器）结构建立的多馆集群管理系统，通过互联网，总分馆共用一个Interlib图书馆集群管理系统，共享一个书目数据库，突破时间、空间限制，为图书馆员工利用业余时间修改数据提供了便利条件。

2 准备

2.1 收集、整理重复书目数据

收集重复书目数据，主要通过如下3种途径：第一，通过机器，以ISBN及正题名为检索点查重；第二，在采访编目过程中发现重复数据；第三，在图书外借流通过程中，收集重复数据。通过以上办法，共收集到重复书目记录1万余种、两万余条。

2.2 编写项目计划书

2.2.1 说明合并重复书目数据的方法

①校正因批套录标准CNMARC数据时出错的书目数据。Interlib系统中的书目数据与旧系统的书目数据作比较，索书号一直保持不变，以索书号为检索点，对新旧系统中的数据作对比分析，判断书目正误，若总书目数据库中已有对应的正确书目数据，则利用Interlib采编子系统中“书目合并”功能，合并到正确的书目记录，同时删除重复书目数据；若总书目数据库中没有对应的书目数据，则从外网编目中心下载正确书目，履盖、更正错误的书目数据。

②经确认为总、分馆重复的书目数据，直接用Interlib采编子系统中“书目合并”功能，把重复书目数据集中到唯一的一条书目记录上，同时删除重复书目数据。

③每修改或删除一条书目数据均要在一个EXCEL文档中记录，以备查考。

2.2.2 目标和效果

对收集到的重复书目数据逐一检查更正，分析错误数据产生的原因，形成网络培训课件，指导采访编目人员正确编制书目数据。

2.2.3 项目实施步骤

第一，组织员工。召集对项目有兴趣的员工参与这一项目。项目参与人员分别来自网络部及采编部。

第二，业务培训。对重复书目数据修改操作办法作介绍、演示，让项目组人员明白了解项目的实施方式、操作办法，做到人人心中有数。

第三，分配任务。制作项目实施进程表。把收集到的重复数据分配给项目参与人员，责任落实到人。对完成任务的进度作估算，按时间列出项目进程表。

第四，编写课件。重复书目数据检查、修改完毕后，对修改的书目记录进行汇总，根据收集到的资料，全面分析产生重复书目数据的原因，并编写网络培训课件，阻止新的重复数据产生，指导、协助各馆合并本馆重复书目数据。

3 实施

项目实施前，为防止操作失误导致总书目数据库混乱，先对Interlib系统中的馆藏书目数据进行备份。为提高效率，能进行批处理的字段，先作批更正处理。项目参与人员按计划分工协作，对成员遇到的新问题、难题，定期碰头讨论处理。

3.1 书目信息修改要点

旧系统原始数据有错误，利用新、旧系统的数据进行对比，同时参考外部编目中心的数据，根据图书价格、卷册、出版年份等信息加以更正。上述办法不能鉴别的馆藏书目数据，再按索书号找出图书核对更正。早期的CNMARC数据与现行的著录标准有一定的差异，要做适当修改：

3.1.1 010字段：人民币符号统一用“CNY”表示，RMB、¥、S等符号需更改，价格保留两位小数。

3.1.2 200字段：指示符 1为“1”，指示符 2为“空”。

3.1.3 205字段：不同版本的书目记录，如第2版、修订版等，不作合并处理；不同版的记录，各保留一条书目记录后，删除多余的记录。

3.1.4 210字段：出版年只取年份，月份删除。

3.1.5 215字段：尺寸单位用“cm”表示，不用“厘米”；多卷书集中著录为S a×册（×，×页），或Sa×册（×页）。

3.1.6 461字段：丛编联结字段统一用461字段（在225字段按回车键，可自动生成461字段后，然后再把410字段删除）。

3.2 馆藏信息修改要点

3.2.1 多卷书：没有分卷题名的多卷书（如第1册、第2册、第3册；或上、下册等），馆藏合并时，要在馆藏卷册信息中加相应的分卷册号（如1，2，3；或上册、下册等卷册信息）；有分卷（册）题名的多卷书，原则上作分散著录，若分馆旧数据为综合著录，与分馆旧数据保持一致，作综合著录，但要在馆藏的卷册信息上加分卷题名。

3.2.2 名人赠书：名人赠书在馆藏的卷册信息上反映，例如王匡赠书，其馆藏的卷册信息上录入“王匡赠书”。

3.2.3 项目负责人对更改的每一条书目数据认真校对，确保每条馆藏记录的其他信息，例如条形码、索书号、馆藏地点修改前后保持不变。

4 效果

4.1 按计划完成

项目组人员主要利用业余时间，共修改、合并1万余条重复（或错误）书目记录，项目组按计划完成工作任务，使总书目数据库的质量得到进一步提高。

4.2 总结原因

①早期书目数据在由DBF格式转换为标准的CNMARC数据时，对一号多书的书目数据未能准确转换，产生一些重复的书目数据；②分馆的馆藏书目数据合并时，因著录格式差异导致书目数据重复；③一些新员工对书目制作业务不熟练，或查重不细心，致使书目数据重复。

4.3 编写课件、进行业务培训

培训课件归纳及整理总分馆馆藏书目数据建设中存在的问题：一是Interlib书目数据库常见问题分析；二是分馆书目馆藏记录统计分析；三是书目数据制作方法。总分馆工作人员可通过FTP到指定的服务器自行下载浏览，方便书目制作人员业务交流。结合实际，本馆对总分馆工作人员共开展了4次针对性较强的业务培训，受到总分馆工作人员的欢迎。

4.4 完善Interlib编目子系统功能

对重复书目数据作批修改时，一些有预订记录及验收记录的馆藏数据无法批修改、批删除。发现问题后，我们积极与Interlib系统开发人员沟通，随后系统开发人员增加Interlib书目合并功能，使合并重复书目数据的工作效率得到提高。

4.5 考核达标

东莞图书馆项目评审委员会对项目进行评审，随机抽查600条经过修改的书目数据，把项目开展前期备份的馆藏书目数据重新拷贝到测试系统中，通过修改前后两组数据的比较，准确率达97.8%，并获得东莞图书馆达标项目奖。

5 体会

5.1 在整个项目实施过程中我们体会到：现行的图书编目理论，主要适应单一馆的编目实践，未能从集群馆的图书目录及其馆藏特征考虑，不能全部满足集群馆的编目实践需求；Interlib编目子系统中，对检索到的书目数据不能排序，给查找、判断重复书目数据带来困难，对多种图书共用一个ISBN的书目数据要花很多时间才能清理完成。

5.2 建设总书目数据库是一项漫长又艰难的工作，需要工作人员不断地维护。例如项目结束后，在半年的时间内，因新的分馆加入图书馆集群网，以及总分馆书目制作人员的变动，总书目数据库中又出现一些重复书目数据，这就需要工作人员不断地修改维护，以使总书目库的质量得到保障。

5.3 加强合作，增长知识。合并重复书目数据，操作步骤繁琐又不能出差错，考验项目成员的耐心和细心。通过参与此项目，让项目参与人员对Interlib业务系统及总书目数据库有了更深的了解，加强了不同部门同事的合作意识，增长了相关的业务知识。

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