图书馆文献政府采购方式的合理化选择*

2011-03-18何媛钦杨敏容

图书馆学刊 2011年2期

何媛钦杨敏容

（福建师范大学福清分校图书馆，福建福清 350300）

具有行业指导性作用的《图书馆文献采访工作规范》第7条“政府采购”规定：“图书馆使用财政性资金采购政府采购目录以内的或者采购限额标准以上的文献，均应采取政府采购方式采购文献。”[1]《中华人民共和国政府采购法》（以下简称《政府采购法》）也明确规定符合以下条件的必须实行政府采购：即使用财政性资金的，属于集中采购目录以内的或者采购限额标准以上的。[2]（以下有《政府采购法》中的内容均出自于此，不再一一注明）。我国各类图书馆均属于公益性事业机构，其文献采购经费均来自国家财政性资金，但文献采购是否属于集中采购目录以内的或者采购限额标准以上的，各馆并不完全相同。我国《政府采购法》规定，政府集中采购目录范围和采购限额标准属于中央预算的，由国务院确定并公布；属于地方预算的，由省、自治区、直辖市人民政府或者其授权的机构确定并公布。因此，各馆经费预算所属和所在地区的不同，标准必然也会不一样。据笔者了解，把文献采购列入集中采购目录范围的地区并不多，但大多数图书馆的文献采购经费已经达到了采购限额标准以上。也就是说，图书馆文献采购实行政府采购已是必然。

图书馆采购的文献是一种特殊商品，种类繁多，包括国内版纸质图书、港台版图书、外文原版图书、国内报刊、进口原版报刊、海外版期刊、数据库、电子图书、视听资料等[3]，很难只用一种采购方式来完成。因此，在实际操作过程中，大多数图书馆不会搞一刀切，而是会在不违反国家法律、法规政策的前提下，本着有助于推动公开、公正、公平、有效竞争和物有所值等目标实现的原则，对采购经费进行灵活机动的安排，并为各类文献的采购选择最适宜的政府采购方式。我国《政府采购法》规定的采购方式有：公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购、询价以及国务院政府采购监督管理部门认定的其他采购方式。《图书馆文献采访工作规范》也规定：“对于公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购、询价、国务院政府采购监督管理部门认定的其他采购方式等政府采购方式，各馆需要针对不同的采购环境、采购对象等，合理选择政府采购方式。”[1]笔者拟对图书馆文献政府采购方式的合理化选择问题进行探讨，为规范运作、创新和建立文献政府采购的长效机制做一些探索。

1 公开招标

公开招标是指采购人或采购代理机构以招标公告的方式邀请不特定的供应商投标的采购方式。[4]公开招标被普遍地认为最能体现现代民主竞争精神，能最有效地促进竞争、防止腐败、节约费用和实现高效及其他采购目标。因此，各国在采购立法中都将公开招标采购方式作为优先采用的采购方法。我国《政府采购法》第26条也规定：“公开招标应作为政府采购的主要采购方式。”第28条进一步强调：“采购人不得将应当以公开招标方式采购的货物或者服务化整为零或者以其他任何方式规避公开招标采购。”在图书馆各类型文献采购中，适宜采用公开招标方式采购的文献有：

1.1 国内版纸质图书

首先，国内版纸质图书通常是占各馆采购经费比例最高的文献，其采购经费基本上都能超过本地区公开招标的数额标准。其次，我国纸质图书发行市场已经较为成熟，完全能够满足公开招标对卖方市场的需求。再次，其各方面条件都符合法律规定的必须采用公开招标的要求，也没有存在可以采用公开招标以外的采购方式的情形。当然，采用公开招标方式采购国内版纸质图书有可能出现图书馆从中标书商处买不到图书馆必须收藏的一些重要资料，如古籍、工具书、年鉴、内部出版物、自行发行图书、地方文献、某些出版量少的学术专著等。这些图书要么出版量少，折扣少，书商因为利润低就不愿代理；要么由专门的发行机构直接发行，没有通过中间商。出现这种情况，图书馆可以采用公开招标以外的采购方式采购这些文献，但仅仅是对公开招标采购方式的一种补充，而不可能成为公开招标采购方式的替代。

1.2 视听资料

视听资料的采购可以参照国内纸质图书的采购方式。如果采购数额达到公开采购标准的，也应该实行公开招标采购方式，或者是与国内纸质图书合并一起同时进行招标采购。

1.3 中文期刊

近几年，国家开放了中文期刊发行市场，使中文期刊发行市场突破了邮局发行一统天下的局面，出现了邮局、期刊发行代理商、期刊自办发行、集体、私营销售公司及网络采购等多种发行渠道，使中文期刊采购实行公开招标采购成为可能。但是，由于期刊是一种时效性、连续性很强的文献，对时间的要求比其他文献更高，而公开招标却存在招标周期长的缺陷，如果采用公开招标方式采购，期刊的时效性和连续性可能很难得到保证。因此，目前也有许多图书馆的中文期刊采购会采用公开招标以外的采购方式。当然，实力雄厚、公开招标的运作经验比较丰富的图书馆还是应该采用公开招标的方式采购中文期刊。

公开招标必须作为政府采购的主要采购方式，但不是唯一的方式。因为采购的环境并非单一，采购物品也千变万化，技术的复杂性、独特性或标准特性，采购物品的价值较小，采购情势急迫等都会使公开招标采购方式的使用受到限制，无法获得最佳的经济效益和实现政府采购的目标。这时就需要针对不同的采购环境、采购物品的性质等选择公开招标以外的采购方式。选择公开招标以外的采购方式时必须遵循以下原则：一是每种方式的采用必须符合《政府采购法》所规定的情形；二是每种方式的采用都必须经过主管部门的审批。

2 邀请招标

邀请招标是指由采购人或采购代理机构以投标邀请书的方式选择邀请符合条件的（3个以上）特定供应商作为潜在的投标人，被邀请的供应商自主决定是否参与投标竞争，最后在所有参与投标的供应商中，通过一定的评标方法选出中标供应商的招标方式。[4]在公开招标之外规定邀请招标方式的原因在于，公开招标虽然最符合招标的宗旨，但也存在着一些缺陷。而邀请招标方式恰恰能够有效地克服公开招标的这些缺陷。但是，必须承认的是，公开招标的优点是主要的，缺点是次要的，只有在一些比较特殊的招标项目中公开招标的缺点变得不可克服的情况下才能采用邀请招标。我国《政府采购法》也对可以采用邀请招标的政府采购项目作了限制性规定：符合下列情形之一的货物或者服务，可以依照本法采用邀请招标方式采购：①具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的；②采用公开招标方式的费用占政府采购项目总价值的比例过大的。根据这一规定及文献本身的特点，适宜采用邀请招标的文献有：

2.1 港台版图书和外文原版图书、报刊

这类图书由于涉及进口审批问题，必须由国家指定的具有图书进口权的供应商代理，目前我国仅有“中国图书进出口公司”、“中国科技资料进出口公司”、“中国教育图书进出口公司”、“中国国际图书贸易公司”、“北京中科进出口公司”等几家。[5]符合《政府采购法》对采用邀请招标方式的“只能从有限范围的供应商处采购”的规定情形。

2.2 中文期刊

中文期刊虽然是图书馆必须收藏的重要文献，但通常占总经费的比例不高，特别是一些小馆，总的文献采购经费就不多，用于采购中文期刊的经费数额也就不会高，如果采用公开招标方式采购就会存在成本过大的问题。因此，对于一些比较小型的图书馆来说，采用邀请招标方式采购会更加适宜。

3 竞争性谈判

竞争性谈判是指采购人或采购代理机构根据采购需求直接邀请3家以上的供应商，就采购事宜与供应商分别进行一对一的谈判，最后通过谈判结果来选择供应商的一种采购方式。[4]与其他采购方式相比，竞争性谈判方式的优势在于：①采购周期缩短，工作量较小，能使采购项目更快地发挥作用和满足需求；②整个采购过程的灵活性更高；③有利于对民族产品和企业的保护；④能够激励供应商将高科技应用到采购商品中去，同时又能转移采购实体的采购风险。[6]因此，竞争性谈判方式是除了招标方式之外最能体现政府采购竞争性原则、经济效益原则和公平性原则的一种方式，同时也是政府采购的国际规则所确认的、各国普遍采用的方式。竞争性谈判虽然具有很多优点，但也不可避免地存在某些缺陷。因此，采用竞争性谈判方式进行政府采购时必须严格遵循法律法规的规定，并要特别重视监督机制的完善。《政府采购法》第30条规定：符合下列情形之一的货物或者服务，可以依照本法采用竞争性谈判方式采购：①招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；②技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；③采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；④不能事先计算出价格总额的。根据上述情形，适宜采用竞争性谈判方式采购的文献有：

3.1 外文文献

上文说到，由于受进口审批制约，外文文献的供应商家有限，而且，由于受汇率等变化的影响，外文文献的定价没有一个绝对统一的报价。如果采用竞争性谈判方式，图书馆会有更大的谈判空间。当然，谈判空间大了，不一定就对图书馆有利，是个机会，但也存在风险，图书馆必须认真、谨慎对待。

3.2 电子资源

包括数据库和电子图书等。一直以来，在图书馆界众所周知，图书馆购买电子资源产品都愿意加入采购联盟进行“集团采购”。1998年，清华大学图书馆牵头组建全国第一个联合购买电子资源的集团，并获得成功。随后越来越多的图书馆加入到集团或联盟采购的行列。在众多的采购集团中，CALIS（中国高等教育文献保障系统）的运作是非常成功的，许多图书馆都从中得到实惠。[7]电子资源产品属于技术含量较高的文献，其市场竞争相对没有其他文献的市场竞争那么激烈，因此定价的主动权更多是掌握在商家手里，其产品的价格都非常昂贵。加入采购联盟进行“集团采购”，以集团的名义与商家谈判，一方面大大地节约了采购成本；另一方面能得到更低的折扣；再者产品质量和售后服务也能得到更好的保障。就图书馆的电子资源采购来说，是较为理想的采购模式。

3.3 中文期刊

对有些图书馆来说，在采用招标方式采购期刊的条件还不够成熟的情况下，采用竞争性谈判方式采购也不失为一种明智的选择。一方面期刊市场本身也还不是很成熟，图书馆与供应商之间的谈判空间还是较大的；另一方面因无须公告、组织投标等，不但减少了工作量、节省了费用，而且在时间上也会有保证。

4 单一来源采购

单一来源采购指达到了竞争性招标采购的金额标准，但所购商品的来源渠道单一，或属专利、首次制造、合同追加、原有项目的后续扩充等特殊情况而只能由一家供应商供货。[8]单一来源采购是一种没有竞争的采购方式，所以对于这种采购方式的使用，必须有严格的适用范围和使用条件。我国《政府采购法》第31条规定：符合下列情形之一的货物或者服务，可以依照本法采用单一来源方式采购：①只能从唯一供应商处采购的；②发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；③必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。从图书馆文献采购的实际情况来说，适宜采用单一来源采购方式的文献有：

4.1 特殊类型的图书及报纸

图书馆从中标书商处无法获取的一些特殊类型的图书，如地方志、古籍、工具书、年鉴、内部出版物、自办发行图书、某些出版量少的学术专著等。这些图书一般都由单一的专门机构发行。还有中文报纸由于大多需要每天送达，目前除了邮政局外，还没有哪家供应商具备每天投递的能力。因此，图书馆只能采用单一来源采购方式进行采购。

4.2 购权版期刊

购权版期刊是国内印刷发行的引进版权的外文期刊，发行品种不多而且渠道单一，只能采用单一来源采购的方式由图书馆自行采购。[5]

4.3 数据库

有些特殊专业的数据库，特别是个别外文数据库，往往因为专业性太强或技术要求较高，只有一家供应商，只能采用单一来源方式采购。虽然只能从一家供应商处购买，图书馆也必须与供应商就各个方面进行谈判，尽量争取到最优惠的价格和售后服务保障。

5 询价

询价采购，也称货比三家，是指采购人向国内外有关供应商（通常不少于3家）发询价通知书，让其报价，然后在报价的基础上进行比较，按照符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商的一种采购方式。[8]询价采购方式的使用同样有严格的适用范围限制。《政府采购法》第32条规定：采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的政府采购项目，可以依照本法采用询价方式采购。受条件的限制，询价采购方式一般在政府采购中不常用到。在图书馆的文献政府采购中，图书的现采通常采用这种方式采购。图书馆大多是以预订的方式从中标书商处采购图书，由于种种原因，从预订到图书到馆周期过长的现象一直困扰着图书馆。因此，图书馆往往都会预留一部分资金用于现采。以询价的方式进行现采，图书馆可以选择原先中标的书商，也可以选择其他书商，其原则就是必须更有利于本馆的馆藏资源建设。这种灵活机动的采购方式与其他政府采购方式可以形成互补。