高校图书馆对院系资料室管理问题探要

隋 敏

（渤海大学图书馆，辽宁 锦州 121000）

高校院系资料室作为图书情报系统的分支机构和组成部分，其主要任务是紧紧围绕本院系的专业设置进行收集、整理和研究与本院系有关的专业文献情报。随着我国高等教育体制改革的不断深入和高等教育事业的快速发展，尤其是数字技术以及网络技术在高校图书馆中的广泛应用，院系资料室原有的传统优势和作用逐渐弱化，因此，如何实现院系资料室与高校图书馆同步发展，理顺二者的关系，就显得尤为重要。笔者认为，应将院系资料室的业务管理及人事管理都纳入校图书馆的统一管理，使院系资料室与校图书馆之间协调发展，形成合理的服务体系。

1 图书馆与院系资料室的性质和职能

关于高校图书馆的性质和职能，国家教育部2002年2月颁发的《普通高等学校图书馆规程（修订）》（以下简称《规程》）中提出：“高等学校图书馆是学校的文献情报中心，是为教学和科研服务的学术性机构，是学校信息化和社会信息化的重要基地。高等学校图书馆的工作是学校教学和科学研究工作的重要组成部分。高等学校图书馆必须贯彻国家的教育方针，履行教育职能和信息服务职能。积极参与文献保障体系建设，实行资源共建、共知、共享，促进事业的整体化发展。”这一规定进一步明确了高校图书馆在高校文献情报系统中的中心地位，它不仅肩负着教育和信息服务的职能，而且肩负促进高校整个文献情报事业发展的重任，在整个高校文献建设体系中应发挥领导作用。

关于高校院系资料室的性质和职能，《规程》第8条规定指出：“高等学校院系（所）资料室是全校文献保障体系的组成部分，在业务工作和资料配置上，接受学校图书馆的指导和协调。应面向全校开放，提供文献信息服务，实行资源共享。”可以看出，院系资料室是以图书馆为中枢的全校文献信息系统中的重要组成部分，它与校图书馆一同肩负着为学校教学和科研提供服务的重任，院系资料室必须紧紧围绕本院系的学科建设合理配置资源，并提供优质服务。因此它的发展、建设必须与校图书馆保持同步、协调发展。

2 院系资料室存在的必要性

高校院系资料室作为本院系文献信息服务中心，它立足院系进行专业资料的搜集、整理和研究，靠近教学、科研第一线，能准确、全面地掌握本院系的教学和科研需求，最直接地收集教师们的反馈建议，是院系学科建设、人才培养的重要基地，它弥补了高校图书馆专业资料的不足，在功能和服务上与校图书馆形成有效的互补，二者在高校的教学和科研中都有着不可替代的作用。

首先，具有专业性强的特点。院系资料室在文献购置上与校图书馆有很大的不同，它在文献的收集过程中，紧紧围绕本院系的学科专业来收集文献，不仅注重收集国内外公开出版的各类文献资料，而且注重收集未公开出版的内部资料，与校图书馆相比，收藏文献的内容更具专业性和系统性。

其次，具有针对性高的特点。院系资料室的主要服务对象是本院系的教学人员、科研人员及本院系的学生，这一读者群相对来说比较固定，资料员对他们的文献需求了如指掌，所以，他们的服务更能贴近教学和科研活动，能为资料找到合适的读者，也能为读者找到合适的资料，为教学和科研人员提供针对性强的文献信息服务。

第三，具有地理位置近的优势。院系资料室一般都设在本院系的教学楼内，并且集所有资料于一室，教师及学生都可就近利用课前课后的时间随时查阅资料，这不仅为教师、学生查阅资料提供了方便，而且在有限的时间和空间内能够获得更多的信息。

第四，国家教育部在对高校专业教学水平评估、对学位授予点的论证、对确定重点学科、精品课的论证时，都将资料室的建设水平纳入到评估指标当中，这足以说明院系资料室存在的价值及必要性。

3 高校院系资料室发展的现状

3.1 工作人员专业水平普遍偏低

绝大多数工作人员缺乏学科专业知识，不熟悉现代化技术，不具备运用数字技术和网络技术去处理各类信息的能力。有的资料员还身兼二职（资料员、行政干事），没有时间与精力去学习、钻研图书馆业务，缺乏系统的图书馆专业知识和专业训练，难以应付日益专业化、规范化和科学化工作的需要，无法做到为教学和科研提供高层次的服务。

3.2 现代化设备落后，业务管理不规范

现阶段，院系资料室大多配备了计算机和打印机，但由于经费问题，各院系资料室无法购买文献管理集成系统，所以很多工作还要靠手工操作，业务管理不到位、不科学、不规范，随意性较大。

3.3 管理体制不尽合理

目前，各院系资料室仍处在双重领导之下，即行政上归属各院系，业务上归属图书馆。看似双重领导，实则校图书馆与资料室之间既无行政隶属关系，也无业务指导职能。而院系领导也不去管理资料室，这就出现了“两不管”的工作局面，资料室的功能便被逐渐弱化。

4 高校图书馆对院系资料室的管理

“管理就是效益”，“管理就是生命”已为人们所熟知。院系资料室的一些功能和优势之所以逐渐弱化，以致不能适应高校事业的发展，笔者认为，这与院系资料室多年来缺少科学管理有很大关系。要使院系资料室与图书馆并肩承担起为学校师生提供文献信息服务，使其优势和特色与校图书馆在功能及服务上真正形成互补，那就必须改变过去那种“双重管理”的工作模式，将院系资料室的人事管理及业务管理都纳入到图书馆中，由图书馆对其进行统一管理。

4.1 对资料室进行人事管理

在管理的诸多因素中，人是最活跃、最积极的因素，处于核心地位，高校院系资料室的发展要靠人去推动，其工作需要人去完成，各种信息资源更有赖于人去开发和传递，所以高校图书馆要对资料室进行统一管理，首要任务就是管理好人即资料员，要有对资料员的管理和调配权，这样才能有利于其他工作的开展。

校图书馆可根据院系专业设置情况，将原来水平较低的资料员调到校图书馆的普通岗位，让他们在工作中边干边学，逐渐缩短他们与校图书馆工作人员的差距。而将图书馆具有实际工作经验、业务能力强、专业基础知识扎实、熟悉图书馆现代化工作流程、有独立工作能力的馆员适当地补充到院系资料室，让他们按校图书馆的要求和标准去建设院系资料室。校图书馆要按图书馆的各项规章制度对院系资料员进行考核，建立奖惩机制，以此激活资料员的工作积极性，增强资料员工作的自觉性、主动性和创造性。

4.2 对资料室进行业务管理

4.2.1 规范业务管理

校图书馆与院系资料室要严格遵循国家统一制定的分类、编目标准，以保证校图书馆与院系在文献分类、主题标引以及机读目录制作工作的规范化和标准化。在各院系增加高校图书馆现有的文献管理集成系统的工作点，使各院系资料室与校图书馆在同一个系统软件下开展业务工作，建立全校统一的联合目录，实现校内资源管理一体化，使院系资料室有限的资源得以充分利用，最大限度地满足全校师生对不同文献资源的需求。

4.2.2 不断提高服务层次

根据院系学科的设置情况及科研人员的科研情况，跟踪学科前沿课题，开展定题服务。同时，还要结合资料室资料专业性的特点，建立具有专业特色的数据库，把院系单一的低层次服务变为多层次的知识服务。高校院系资料室的人事归图书馆直接管理和调配，有利于资料室的业务管理和提高服务层次，这一管理模式可使高校文献情报工作形成一个有机的整体，将推动高校文献信息工作的进一步发展，对高校的教学和科研所起的作用会更直接、更及时。

[1]国家教育部.普通高等学校图书馆规程（修订）.2002.

[2]彭香萍.网络环境下高校图书馆与资料室的关系.图书馆,2002（1）.

[3]品新惠.高校图书馆参与院系资料室管理对策探讨.大学图书情报学刊，2009（6）.

[4]倪红华，周雪伟，左文革.论高校图书馆与院系资料室资源的整合.现代情报，2009（7）.