地方文献书目数据库建设实践探讨*

梁 静 （襄樊学院图书馆 湖北 襄樊 441053）

地方文献是国家的重要资源和财富，它反映了各地的政治、历史、经济、文化、自然资源及风土民情等情况。地方文献的特殊性在于其分散在各种文献中，无法充分地体现资料完整性。通过建立地方文献书目数据库可以较好地解决这一问题。地方文献书目数据库是通过多种途径，采用复制交流等手段积累文献，在地方文献专藏的基础上编制、建立而成，文献的著录需要相对系统和全面，能够起到向社会报导某地全部文献收藏状况的作用。襄樊学院图书馆（以下简称我馆）近年来逐渐重视对襄阳地区文献信息资源的开发与利用，以下是我馆在襄阳地区地方文献书目数据库建设中的几点实践，与同行们共同探讨。

1 文献收集阶段

1.1 收集范围及原则的确立

所谓地方文献，主要是指地方史料、地方人士著述与地方出版物。地方史料取决于文献内容的地方特点，凡论及某地的文献，不论何人所著及何时、何地、用何种文字记载均属地方文献；地方人士著述取决于作者的籍贯及任职地区，凡文献的内容具有地方特色，其籍贯属于某地或虽不属于某地但曾在某地任职、生活的人物著述，均属于地方文献；地方出版物取决于文献出版的地点，凡在某地刻印或出版的文献均属地方文献，但重点是指内容涉及某地和有助于说明某地雕刻出版特色的文献[1]。

根据这一概念，我馆明确了收集范围，确立了襄阳地区地方文献书目数据库信息收集的原则：公开出版的地方文献信息要全面系统收集，灰色地方文献信息尽全力收集，独立完整的地方文献信息重点收集，藏于其他资料中的地方文献信息选摘收集。我馆还依主题内容拟定建设各专题数据库，如襄阳地区编年纪事数据库、襄阳地方志数据库、襄阳地方文献摘要数据库、襄阳文史资料数据库、襄阳文物古迹专题数据库、襄阳地方文艺专题数据库、襄阳旅游资源专题数据库、襄阳历史人物研究专题数据库等，并设专人专题负责整理收集资料。

1.2 信息收集的方式及数据源

目前我馆藏书已达141万册。依托丰富的本地资源，我馆先在本馆数据库中收集馆藏地方文献信息（包括数字信息资源），取得不小的收获，收集到纸本及电子信息累计1万余条；我馆又在本馆数据库中收集网络文献资源系统，如中国高等教育文献资源保障系统（China Academic Library&Information System，简称CALIS）的联机编目平台、读秀学术搜索引擎。同时，我馆先查询相关书目信息，再通过馆际互借、网购（卓越网、当当网）等形式获取资料。当然，仅通过这些途径获取资料是远远不够的，我馆为此还建立了一系列制度性常规流程，将地方文献书目数据库的建设作为一项长期的工作坚持下去。例如，①委托在地方文献搜集与整理方面有较高资质和经验的年鉴类供货商为我们提供代购服务，每年由供货商负责将各地区、市、区及县的方志、年鉴及各类文史资料搜集起来，并向我馆提供详细的征订书目，我馆只需在订购以前向对方提供本年重点的搜集主题即可。对于综合性的资料，我馆遵循“有则必收”的原则，以保证数据库信息的全面性和连续性。②在全校范围内建立地方文献资源学会，将各院系相关专业和方向的教师组织到学会中来，举办相关的交流研讨活动。充分掌握教师手中的信息不仅可以为搜集工作提供更专业的信息渠道，同时也可以更好地为教师科研服务。③在征集工作中，广泛挖掘社会资源，将拥有专业社会资源的人士纳入目标管理岗位责任制中来，将相关主题内容直接分配到人、将责任落实到人。④在早期搜集工作中我馆采取重点资料和一般资料兼顾的原则，广泛收集，慎重取舍[2]。

2 文献揭示阶段

2.1 为多种类型文献建立统一的分类著录标准

各高校图书馆都普遍存在一个问题，就是文献载体种类较多，但在分类体系和管理上没有统一的标准和方式，尤其是对光盘和期刊的分类、著录，形成了多个以文献载体种类为区分标志的独立藏书体系，这个问题在进行专题数据库建设时显得尤为突出，亟待解决。针对这一问题，我馆首先对以光盘为主要信息源的文献载体进行了规范著录，其次是期刊。我馆要求编目人员将这些多种类型文献按图书分类、著录，也就是将非书资料及连续出版物当作图书处理，其著录依据《中国文献编目规则》之非书资料部分和连续出版物部分相关细则。

2.2 利用图书馆自动化集成系统的现有功能为专题数据库建立一套独立的藏书体系[3]

我馆在记录维护阶段发现，在本地数据库中检索到的相关书目数据，即使在分类和主题方面做了详细的著录，也无法将其区别于数据库中的其它非专题数据库书目记录，无法实现单独的借阅和检索，也不能对这些数据进行独立的统计和浏览。经过不断讨论和实践，我馆发现ILAS（Integrated Library Automation System，图书馆自动化集成系统）有“控制号分区”功能，可以通过它对专题数据库的数据进行专门的分区设置，并给予相应的控制区号，如中文文献为“01”，西文文献为“02”，地方文献可设分区号为“03”，或者为了不单列于中文文献之外，可以在“01”前面加上小写的英文代码“xyd”（襄阳地），这样在生成和修改襄阳地区地方文献相关书目记录时，就会自动产生一条控制号不同于其它书目数据的书目记录，便于更好地检索和利用这部分记录。另外，在主题标引中也可以运用这个方法把馆藏书目数据库中地方文献的记录集中显示出来，即在每个主题词前加注“d”以示区别。如“6060#@ad地方志”、“607##@ad襄樊市”。

2.3 建立适用于地方文献专题数据库的分类细则[4]

要想做好专题文献书目数据库建设工作，制订专用分类细则是不可缺少的环节。因为地方文献与一般文献不同，具有明确的地方特征，通过一般的文献揭示方式并不能突出这一点。因此，我馆拟定了一部类目表，设置了54个类目。

第一，对一些地方文献较少的类目，我馆规定只分到一级类目，如马列、哲学和自然科学类。通过对本地区地方史志的研究，我馆从政治、历史、经济、文化、自然资源及风土民情等几方面对本地概况进行了总结分析，划分出了需要扩展的类目和需要简化的类目，并将其整理成类目表，专门用于此类文献的整理和分类。例如，襄樊作为一座历史文化名城，其文化名人、文物古迹资料较多；作为古代的政治中心，其政治事件和历史典故资料较多；作为新时代发展中的工农业重镇，其自然资源和地理概貌资料较多。针对这些情况，我馆分别对相关类目作了相应扩展，对一些地方文献比较集中的类目予以突出。例如，对K大类中的历史、考古、地方史志等类目文献，我馆重点突出了地方文献主题标目，其中综合文献中涉及多个主题的文献以地方文献相关主题为主分类标引。

第二，我馆在《中国图书馆分类法》的基础上，根据地方文献的特点和读者的检索习惯，对有关类目进行适当的细分、扩充，使之更加适应地方文献的分类要求，以提高分类法的科学性和实用性。以襄阳地区为例，地方史志文献涉及的区域范围大都以地市、县为主，根据分类号“K296.3湖北省地方史志”，我馆在此基础上增设了“K296.31XF襄樊市志”、“K296.32XF 襄樊各县、区志”、“K296.33XF襄樊各行业（部门）志”、“K296.34XF 襄樊各县单位志”等类目，从而增加了类目细分程度，提高了专指度。

第三，对原分类法中没有设置的类目进行了细化和新增。如《襄樊兵事春秋》原分类归入“E29 军事史（战史、建军史）”类目，未体现出地方军事主题，我馆针对其设置了“E289.63XF 湖北省襄樊地区地方军事”类目。针对地域代码，我馆在《中图法》的基础上编制了适用于本地地方文献分类的专用地域复分表，以便更有效地揭示地方文献。

第四，将可交叉利用的文献归入文献相对集中的类目中。例如，各种报告文学形式的回忆录均归入“K82 中国人物传记”类目，而不入文学类；各种带有少许文学描述、故事性的历史题材文献均归入“K205历史事件”类目，而不入文学类；对各种专类的文化风俗文献，如“茶文化”中的“地方茶风俗”，均入“K892中国风俗习惯”类目，并一律加襄阳地区代码细分。

第五，对于一些综合性文献中涉及到本地区文献信息的部分，我馆采用分析类号，将其地方信息列在主要的标目位置上。例如，由俞冰、马春梅主编的《中国历史名人别传录》共29卷，我馆对该文献中的《米襄阳外纪》进行了分析著录，将其主标目由原来的“K825.81中国历史人物传记”改为“K825.72XY襄阳地区美术人物传记”。

2.4 加强地方文献的内容附注

在地方文献书目数据的著录中，内容附注非常重要。由于地方文献知名度小、影响范围有限，其相关信息不可能通过多种途径获得，因此内容附注是否详尽、是否充分揭示文献的内容、能否确立文献的专业方向和读者群体，就显得尤为重要。笔者认为，加强文献内容著录的方式并不只是简单地扩充330字段，而是要对地方文献的相关地方主题加以提炼并重点描述。尤其是对于综合性文献、丛编文献及多卷书，要对其地方主题相关章节、相关分卷做重点介绍，如有必要需追加分析著录内容。例如，《赤壁之战研究》是一部关于赤壁之战的史料研究，在著录提要项时除了要对此文献进行整体介绍之外，还应在附注最后对其中的襄阳地区的相关内容作分析著录，如著录“‘刘备放弃襄阳’在第121页”。另外需要注意的是，地方文献著录提要项时要严格遵守以下几个要点：①该文献的地方性特点是什么；②是什么类型的地方文献；③主要涉及的人物、时间、地点；④标注附录及相关珍贵资料的具体页码[5]。

2.5 建立适用于地方文献专题数据库的主题标引细则

地方文献的主题标引具有特殊性，其最大的特点在于对某一地域自然和人文现象的客观描述，它所表现的地域性、史料性和专指性极为明显。因此，图书馆在对地方文献进行主题标引时，不仅要进行学科主题（606字段）的标引，还要采用人名（600字段）、团体名（601字段）、地名（607字段）、事件名（606、610字段）等地方性专有名称主题标引；不仅要采用规范的主题词标引，还要采用专指性较高的地方性关键词进行标引，建立具有地方特点的主题检索系统。

首先，针对很多地方文献的主题词不是来自《汉语主题词表》这一情况，我馆围绕本地特色增加一些专有主题词，确立一份专用于本地区的文献主题词表，其中包括规范人名、团体名、规范地名、规范事件名等。这部词表是在工作中逐步形成的后组式主题词表，主要由专指词、组配词和通用词3个部分组成。其中专指词部分我馆大多采用的是自然语言，直接反映地方文献内容，如“襄阳之战”既代表金宋襄阳之役，也反映苻坚大帝襄阳之围的历史，还反映国民党军抗日战争时期的著名战事襄阳之战。

其次，在文献的标引深度方面，对每种文献尤其是对一些综合性地方文献进行分析类目的标引，而不能简单使用一般文献的整体标引。例如，反映某一时代的地理志汇编《宋史地理志汇释》中含有“襄阳府”的地理志部分，若对其只是进行整体标引“地理志—中国—宋代”就显得没有地方意义了，应该把其中关于“襄阳府”的部分标引出来，这样才有意义。又如，关于另一地区的方志文献《十堰市建置沿革》中含有“襄阳府”的重点内容，在对其进行标引时就要将地方特色部分设立为主标目单独标引。

2.6 建立相关文献及相关评论之间的动态链接

专题数据库面对的读者群相对比较稳定，且以研究型读者居多。据我馆对专题数据库读者的访问调查发现，这部分读者除了对该类文献本身感兴趣之外，更多的是要看到前人对该文献的评价和与该文献相关的作者的其它文献及其评价。我馆针对这一情况，充分利用856字段实现了相关文献包括一些电子文献及网络资源间的动态链接。其中有一个亮点值得大家借鉴，那就是对关于某主题文献内容的网络论坛研讨信息的链接，这部分信息来自网络资源，链接可以让用户动态、实时地了解该文献的共同读者对它的评价和观点。

2.7 重新启用卡片式目录，以便更好地为地方文献数据库读者提供专项服务。

我馆在建设地方文献书目数据库的同时，将本校的“学校文库”作为我馆地方文献书目数据库的纸本资源及二次开发纸本信息的馆藏地点。为了方便读者利用和体现地方文献特色，我馆还采取了主题排架法，将相关主题的文献依主题集中到一起，再按索取号细排；同时还建立了卡片式分类目录和书名目录两部手工使用的目录体系。笔者认为，这两种方式更加符合部分研究型读者的需要，也更容易帮助读者掌握和利用地方文献信息的全貌。

综上所述，我馆通过襄阳地区地方文献书目数据库的建设，发现并解决了很多以前工作中没有遇到过的问题，这为我馆今后的文献资源专题库建设打下了坚实的基础。同时，我馆也更加清晰地认识到高校图书馆的地方文献工作与公共图书馆的地方文献工作的不同之处：高校图书馆要根据教学、科研需要收藏和开发有利用价值的地方文献资源，建立主题明确的专题资源数据库，为师生们提供一个良好的交流平台，更好地为教学和科研服务。因此，今后我馆要充分吸取地方文献数据库建设的经验，更多地开发与教师科研方向相吻合的专题数据库。

[1]倪晓建.书目工作概论[M].北京: 北京师范大学出版社,1991:223-224.

[2]庾凯卫.地方文献信息资源收集与利用[J].佛山科学技术学院学报:社会科学版,2008 (11):93-94.

[3]侯晓颖.建立地方文献书目数据库过程中解决的几个疑难问题[J].图书馆建设,2004(2):35-36.

[4]俞红国.高校图书馆地方文献专题数据库建设探讨[J].图书馆学刊,2003(4):29.

[5]陈立铭.县区图书馆建立地方文献书目数据库探要[J].图书馆学刊, 2009(5):86.