高校图书馆期刊采购合同的精细化约定

王静君

（无锡商业职业技术学院图书馆，江苏 无锡 214153）

1 引言

高校图书馆期刊室为全院师生提供期刊阅读服务，由于期刊的独特优势，为师生的科研学习提供了极大的帮助。但由于期刊作为连续出版物本身的特点，服务时限长，过程复杂，如果稍加疏忽，造成期刊延迟到馆、缺刊等后果，将影响期刊作用的发挥，影响师生对期刊的充分利用。因此，图书馆在每年完成招标工作，签订期刊采购合同时，要细化各项条目，考虑周到，对各种有可能发生的情况进行预见，提出解决办法，才能督促期刊商更好地履行采购合同，加快期刊到刊速度，提高到刊率，做好期刊全年的采购和售后服务。

期刊采购合同具有以下特点：标的物种类多、复本少、履约持续时间长、次数多、标的物在周期内存在一定变化，如停休刊、改刊名、改出版频率等，而且大多数高校图书馆采用信息自动化管理系统，期刊管理实现了数字化[1]。这些特点客观上造成了期刊采购的复杂性，对期刊供应商提出了更高的要求，也使得期刊合同管理工作非常复杂，更加需要对期刊合同条款进行精细化约定。

期刊采购合同的签订是在完成招投标工作，确定期刊商后的一项工作。招标采购后以合同的方式规范中标人，违反合同可以通过法律手段追究期刊发行商的法律责任，条款要详细、科学、严谨，符合经济合同法，防止以后发生纠纷[2]。目前对图书馆在期刊招投标完成后如何签订采购合同这一方面进行相关研究的论文极少，有必要进行探讨，以供同行借鉴和共商。

2 期刊采购合同精细化约定的必要性

目前期刊供应商在中标并签订采购合同后，在具体实施合同提供服务的过程中，为了节约成本，往往会出现各种各样的问题。主要有：

无法提供标准的CNMARC数据。期刊商一般不愿购买国家标准的CNMARC数据，而是自行编目，其中一些期刊商由于技术能力差，缺乏管理，加之人员流动性大，期刊著录及编目的质量难以保证。他们或无法提供编目数据，或提供东拼西凑的编目数据，这些数据常常很不规范，无法利用[3]。

期刊前期加工、到刊质量不合格、到刊速度慢。在期刊商送来的期刊中，经常会出现磁条质量和数量不符合要求、馆藏章不按要求盖、没有按合同规定的时间进行送刊，造成送刊延误，读者无法及时看到最新的期刊。

另外还有缺刊、无法保证订到率等问题。为防止在期刊供货过程中出现以上情况，图书馆在与期刊商签订采购合同时就要考虑周到，尽量将后期可能出现的问题反映在合同中，并提出具体的解决办法，进行精细化约定。

3 期刊采购合同精细化约定的内容

期刊采购合同主要包括采购项目、结算价格、履约保证金、甲乙双方责任等项，其中关键在于甲乙双方责任的约定。甲方指期刊采购方，即图书馆，乙方是指期刊发行商。甲方责任主要包括提供订刊目录、收件地址和收件人、及时验刊和按约定方式付款等常规项目，这里不再赘述。乙方责任的约定是整份采购合同的关键所在，所以必须仔细斟酌，考虑全面，并在此基础上进行详细约定。

3.1 期刊订购系统的约定

在签订完期刊订购合同后，就要进行新一年度的期刊订购，为能及时准确地将馆方所订购的期刊目录发给期刊发行商，履行甲方需向乙方提供订刊目录的责任，要求乙方提供相应的订购系统。以前期刊发行商一般只提供纸本目录，但随着图书馆自动化管理的发展，期刊订购任务都需要在图书馆系统中加以实现，纸本目录已不能满足要求，需要有电子目录和相应的订购系统，但有的期刊发行商不一定有能力提供，所以需要在合同中进行事先约定，可约定“乙方免费向甲方提供订购软件及目录，必须与甲方使用的期刊管理系统兼容”。这样可有效防止因期刊商无法提供订购系统，造成图书馆无法及时提供订刊目录，甚而导致错过订购时间，影响新一年度前几期的到刊情况。

3.2 MARC数据的约定

期刊因其形式、刊期、价格等经常变化的特征，需要在期刊系统中及时更新原来的MARC数据，反映期刊的最新形态。另外，每年订购的期刊会根据学院专业设置和读者需求等情况有所变动，需要对新增刊进行编目。为了提高工作效率，节约人力物力，需要期刊商提供所订期刊的MARC数据，方便图书馆及时更新期刊数据。

在合同中要对期刊商提供的MARC数据著录项作详细规定，防止有些期刊商用简单编目数据滥竽充数，同时在提供时间上进行约定，如可以约定“对于甲方提交的中文期刊订单，乙方应100%免费提供标准的编目CNMARC数据，MARC数据需按甲方需求达到完整级著录。CNMARC数据必须在某年某月某日前提供。编目CNMARC数据需符合《中文期刊机读目录编目规则》、《CALIS联机合作编目手册》要求”。

另外，要规定若乙方不能提供甲方有关订购期刊的标准CNMARC或提供的CNMARC不符合要求时的处理办法，如可约定每缺少一条数据乙方须向甲方支付一定数量的违约金，从履约保证金中抵扣支付。

3.3 订到率、到刊率、停休刊等细节的约定

期刊订到率反映了期刊商的实力，也直接影响到期刊室的服务，所以应事先进行约定。一般要求期刊商保证100%的订到率（出版商取消出版的除外），并对因期刊发行商原因不能订到刊物所造成的后果设定赔偿责任。

订到率是针对期刊种类而言的，对于某一种期刊虽然订到了，但能不能保证每一期都送到也是期刊商后续服务中的重要一项，即到刊率情况（是否有缺刊），签订采购合同时应进行相关约定，可约定对于缺刊，乙方应设法补齐，并对补刊时间进行规定，一般要求30天内予以补齐，对于确实无法补缺的期刊，可要求乙方提供该刊的复印本，并约定赔偿责任，从而保证馆藏期刊的完整性。

期刊形态不像图书相对固定，会出现改名、停刊、休刊、合并、拆分、价格变动等情况，对更名刊、合刊、停刊、休刊等特殊情况处理不当，容易把更名刊当作新刊或未订刊处理而漏登，把休刊或合刊作缺刊处理造成缺期[4]。这些问题一方面要求期刊管理者验收时要仔细核对，另一方面可通过合同的相关约定来减少此类情况的发生，如合同中可要求期刊发行商及时提供期刊变动信息和发刊进度，最好能提供网上发刊进度查询，可以方便期刊管理者及时了解到刊情况，更新系统数据，对于停休刊等情况做到心中有数。

3.4 到刊速度、送刊频率的约定

到刊速度、送刊频率直接关系到读者在期刊出版后多长时间内能看到期刊，由于期刊内容新颖、时效性强，到刊速度和送刊频率就显得尤为重要，在采购合同中应特别约定。

对于到刊速度，一般可约定“乙方应在刊物出版发行之日起15天内将期刊送交需方指定地点（需方要求缓送的除外），对未能及时送达的期刊，乙方应给予说明”。

送刊频率的规定要视期刊商和订刊量情况而定。如是本地邮局，可要求其只要有刊就送，一般一周至少送3次；如果是外地期刊商，因其在期刊配送时是捆绑打包投递方式（由于期刊发行日期不一致，等到期刊陆续汇集积累到一定数量再捆绑打包投递）[5]，还必须通过物流或快递公司转送期刊，需要的时间相对长一些，一般要求期刊商一周送1次。此外，要约定好将期刊送到指定地点。

3.5 到刊质量、加工情况的约定

对于送到的期刊，期刊管理者应在刊到后及时验收入库并上架，验收时要检查到刊质量和加工情况，为避免日后出现到刊不合格的现象，在签订采购合同时要进行明确约定。

到刊质量主要包括两方面，一是刊有没有到齐，期刊和清单是否相符；二是期刊本身质量，在合同中都需进行相应的约定。第一方面可约定“期刊商对于送到的每批期刊，都应配有期刊总明细单一式两份，明细单包含邮发代号、刊名、刊期、ISSN号、单价和总册数等项，清单顺序必须与包内期刊排放的顺序相同”；第二方面可约定“送达到甲方的期刊应保证质量和完整性，不得扣押随刊赠刊及附件，验收时若发现有非正版期刊，或污损、图文不清、缺页、倒页、缺附件（含光盘）等质量不合格的期刊，乙方必须在规定时间内无条件给予调换，否则按缺刊处理，为确保期刊运输安全，期刊用防水包装纸打包”。

图书馆期刊在上架前需进行简单加工，如贴磁条、盖馆藏章等，为提高工作效率，加快上架速度，现在各图书馆一般都要求期刊商加工好后再送刊，为保证加工质量，有必要在合同中进行特别约定。约定盖馆藏章的具体位置，如本馆统一在版权页和刊中第15页盖章，且要求盖在中间位置，保证盖章的整齐美观；约定贴的磁条类型，是要贴永久磁条还是可充消磁磁条，钴基还是铁基磁条，磁条长度，如有漏贴或贴错磁条需进行一定额度的赔偿等，此类约定可避免刊到后发现问题产生纠纷。

3.6 其他约定

在对订刊系统、到刊率、到刊速度和质量等主要方面约定以后，还有其他一些因素需考虑仔细：如图书馆在订购好期刊并将订刊清单发给期刊商后，因某些原因需要增删订购种类，可事先在合同中约定“甲方可能对正式订购的中文期刊作适当的调整，对调整的中文期刊品种，乙方应能及时提供有关专题期刊目录，并配备相应的期刊完整的CNMARC”；针对期刊在流通使用过程中有可能会出现个别刊丢失的情况，可约定期刊商协助补购；招标文件是采购合同的一部分，里面的所有条款期刊商在进行招投标时已作过承诺，在签订采购合同时，可写上“乙方承诺甲方招标文件的全部条款”，以保证期刊商切实履行招标文件和合同中承诺的内容；合同最后还需约定“如乙方违约，甲方保留终止部分或全部合同的权利”，“履约保证金不足以赔偿违约金的，按实际损失赔偿”。

4 结语

期刊合同的签订是期刊招标采购中比较关键的一个环节，因此，在采购合同中要详细列出违约方应承担的相应赔偿责任及处罚的数额比例，尽量避免一些模棱两可的词语，应当明确需要承担的责任，尽可能全面地列出可能产生争议的事项，详细规定违约补救措施。要严格合同签订，写清双方的责任和义务，在法律层面上促使双方认真履行合同职责，从而确保期刊采购质量[6]。

以上是图书馆在和期刊商签订采购合同时要进行精细化约定的主要方面，在具体操作时还应根据具体情况作适当调整和增补，并在具体履行合同过程中遵循全过程合同管理理念，重视合同履约的监管工作[7]。

总之，在进行期刊采购过程中，如果合同前期准备充分，合同条款具有预见性，能未雨绸缪，签订合同时就考虑到全年服务过程中可能遇到的各种问题，进行事先约定，必将事半功倍，配合动态的全过程管理，将有利于监督期刊发行商更好地履行服务，圆满完成全年的采购任务，以保证图书馆期刊资源建设的科学有序。

[1] 倪胜霞.高校图书馆期刊采购招标的合同履约管理[J].图书馆论坛，2010（1）：89-90.

[2] 张宏.招标采购在期刊管理中的应用[J].图书馆工作与研究，2005（4）：27-28.

[3] 祁安琪.治理民营书商诚信缺失的制度构建[J].图书馆建设，2009（11）：20-22.

[4] 李景芝.论高校图书馆纸本期刊催询补缺的质量管理[J].农业图书情报学刊，2009（3）：205-208.

[5] 燕姣云.蓝海战略：高校图书馆与期刊发行商的“非零和”博弈——中文期刊采购招标的个案启示[J].图书情报工作，2007（7）：101-104.

[6] 刘凤侠，赵杰.高校图书馆外文期刊招标存在的问题及对策分析[J].图书馆建设，2010（2）：25-27.

[7] 倪胜霞.图书馆期刊采购中的全过程合同管理[J].大学图书馆学报，2010（6）：62-65.