浅谈医务人员如何进行科技查新

程 琳,汤先华,徐世侠,张在文,徐海琴

科技查新是针对课题、项目申报和成果鉴定,由查新人员通过各种检索手段查出国内外公开发表的与该课题相关的文献,对其进行分析、归纳和整理,最后对查新课题的新颖性及先进性给出综合客观的论证及评价,并出具查新报告的一种公众性信息咨询工作。

1 科技查新的重要性

军队科技查新工作是军队医药卫生科技工作的重要组成部分,为科研立项、研究生开题、成果评价、专利申请等提供科学依据,具有较强的政策性、科学性和技术性[1]。为了提高科技查新的质量,确保查新程序的合理与合法,国家科技部2000年12月发布的《科技查新规范》对查新程序作了原则性的规定,查新人员必须严格按照科技部规定的查新程序,实施其获准专业范围内的各类课题查新[2]。科技查新具有较强的科学性、技术性,对规范医学科研管理、减少和避免科技项目立项的盲目性,保证科技成果鉴定、评奖公平公正具有重要意义。

海军总医院科技查新站成立于2006年,是由总后卫生部确认并颁发查新资格证书的22家军队医药卫生科技查新站之一,担负着为医院提供高质量的医药卫生科技查新、医学文献检索、参考咨询服务的任务。医学科技人员在申请科研基金、申报成果奖励、成果鉴定等过程中均被要求科技查新,因此有必要了解科技查新的工作流程以及如何正确申请科技查新。

2 查新工作流程

查新工作的流程一般包括6个环节(图1)。制定明确的工作流程有利于查新工作的规范化和质量化管理。

图1 查新工作流程

2.1 用户提出查新委托 委托人在委托各类科技查新时,须认真填写总后卫生部制定的《军队医药卫生科技查新项目委托书》,提交相关技术科研资料。它是科研人员委托科技查新的项目要点说明书,也是查新人员进行查新检索的重要依据。委托书的每部分都应认真填写,《委托书》填写的是否规范将会直接影响查新报告的质量。

2.1.1 项目主要内容 要求查新委托人据实、完整地向查新员提供300字左右反映研究内容的具体技术参数和指标,简洁明了地阐述研究的必要性、方法以及课题发展的进展。如果有虚假内容,所产生的一切后果由委托人承担法律责任。

2.1.2 查新要求 委托人应以规范的专业术语明确该项目的创新点、技术要点和科研背景研究。科技立项查新是确定某一课题是否有开展的必要性、可行性、新颖性而提供的一种客观评价依据,包括申报各类科研项目和基金项目。须提供《科研课题论证报告书》或能反映该研究内容的详细材料。科研成果鉴定查新是为评价某一科研课题的新颖性、先进性、实用性而向评审专家提供的事实依据;目的在于帮助专家公正、客观地评价研究成果,保证科技成果的质量,增强科学的严肃性,实事求是地反映科研水平[3],包括各类科技进步奖和医疗成果。成果查新,应有成果申报书及论文资料,专利说明书、项目报告等能够支持项目内容及创新点的研究资料[4]。

2.1.3 检索词 要求提供5～10个中英文对照的查新关键词,应尽量填写反映课题技术要点及指标的主题词,最好选择专业性强的关键词或常用词,为检索提供正确的途径和线索。查新人员在查新时会根据课题内容,参考委托人提供的关键词,查找到同义词、相关词,并根据不同的数据库资源找到相应的规范主题词,以提高文献的查全和查准率。

2.1.4 参考文献 列出与查新项目密切相关的国内外文献资料,包括研究过程中查找的有价值的相关参考文献,自己课题组所发表的科技论文等。引用的参考文献一要新,表明此课题是研究热点或学科前沿;二要实事求是,一定是自已亲自阅读过的,严防转抄。

2.1.5 知识产权 项目内容需要保密的应在《委托书》中注明。项目委托人应保证查新项目无知识产权纠纷。

以上资料应在委托查新时提供,最迟也应在查新人员上机检索前提供,否则会影响查新报告的按时出具;对于成果鉴定项目会因无法对项目内容作进一步的分析比较而影响查新报告质量,最终影响项目中标和评奖[5]。委托过程中查新人员与委托人应进行充分的沟通,委托人应对课题进行详细的介绍,查新人员应询问该项目的新颖性、创新点和相关技术之间的差异,尽可能地从中捕捉查新课题的关键所在,并积极调动委托人的主观能动性和参与意识,归纳课题的技术要点,达成共识,才能得到满意的查新结果和结论,同时为课题的申报和成果鉴定打下良好的基础。

2.2 查新机构接受查新委托 查新机构受理用户查新课题;用户按《军队医药卫生科技查新工作管理实施细则》明确规定的查新项目收费标准交纳查新费用。

2.2.1 文献检索 查新人员根据用户提供的资料,认真分析课题内容,详细了解查新项目的技术特点,在了解相关研究的基础上制定科学、正确的检索策略,查找和筛选相关文献,并对检出的文献进行对比、分析、归纳,得出对课题的新颖性评价。正确、恰当的检索策略能优化检索过程,有助于查全、查准、提高文献信息的相关性比例。检索时采取综合数据库与专业数据库联合检索、搜索引擎和数据资源综合利用,根据检索结果和课题的的需求,从所查相关文献中筛选出与查新课题更直接相关的文献,详细阅读文献摘要,必要时还要重点查阅原始文献,提炼技术方法与重点,实事求是地反映检索的情况和结果。为了提高查新效率,应当以机检方法为主、手检方法为辅。根据项目的科学技术要点进行对比分析,确定其新颖性,判断检出文献的可比性和相关性,用情报分析方法进行对比分析和综合判断,最后草拟查新报告。

我院科技查新站现已拥有中国知网期刊全文数据库(CNKI)、中国学术期刊全文数据库(CHKD)、中华系列期刊全文数据库、中国生物医学文献数据库(CBMdisc)、中国生物医学期刊引文数据库(CMCC)、同方博硕士学位论文全文数据库、外文生物医学期刊文献数据库(EMCC)、联机检索 Pubmed、Medlind数据库、医学查新档案管理数据库等丰富的数字化资源,竭力为医院临床医务人员提供高效率的信息检索平台。

2.2.2 撰写查新报告 在撰写查新报告时,摘录原文相关内容,将检索出的与查新项目相关的文献进行匹配,将文献的主要技术指标进行对比分析,实事求是、客观公正地写出查新结论。查新结论应当客观、公正、准确地反映查新项目的真实情况,为专家评审提供客观准确的文献背景材料。

2.2.3 专家审核查新报告 为了保证查新质量,当查新员完成查新工作后,全部查新材料需提交审核员做最终审核,每一份查新报告要经副高以上职称的专家审查后,才能形成正式的查新报告。专家审核制度在查新工作质量保证方面是至关重要的。

2.2.4 向用户提交查新报告 经专家审核通过后,签名盖章,查新报告正式交查新委托人。

3 查新注意事项

3.1 查新报告提交时间 从查新受理到提交查新报告,需要1～2周左右的时间。根据《军队医药卫生科技查新工作管理实施细则》规定,完成一项查新项目,需要10～15 d,从查新站受理查新项目之日起,一般2周左右出具查新报告。许多医务人员不能理解,有的认为查新就是走个签字盖章的过程,填写了委托书当天就应该拿到查新报告。部分委托人对科技查新性质及流程不了解,或把科技查新混同于一般检索,认为查新只是一个可有可无的过程。个别医务人员甚至在课题上报结束前一两天才匆忙提交委托书,这样不仅加大了查新人员的工作负担,而且严重影响了查新工作的质量。

3.2 查新委托书填写不规范 因委托人对查新的认识不够,不了解查新工作的具体要求,给查新站提供的委托材料不完善,填写委托书时随意将项目申报书的整段内容拷贝到委托书中,填写相关内容时缺乏认真的分析和概括,或连最基本的查新项目资料(如项目的研究内容、科学技术要点等)都没有。部分委托人认为定题之前自己已经作了大量的可行性技术分析和文献调研,对查新课题的新颖性有很大把握,认为查新就是普通的文献检索,自己完全可以做,不必再走常规的查新流程。有的委托人为了得到自己想要的查新结论,在提供的查新点和关键词上,不能提供代表研究内容的规范化的学科主题词或关键词,且回避常用词语,或是不规范使用关键词,同义词、相关词提供较少,这样可能会被漏检一些密切相关的文献报道而影响查新质量。

3.3 科技查新不同于一般检索 很多查新委托人对查新性质及做法不了解,把科技查新与一般检索、文献调研或资料搜集相混淆。其实,文献调研、搜集资料进行的文献检索只是将文献交给用户或读者,无需对文献进行阅读和对比分析;而科技查新不仅要全面地检索国内外的文献,还要对检索到的文献进行认真的阅读,并对该查新项目的内容进行对比分析,对科技项目的新颖性作出判断,撰写并提供具有参考价值的查新报告[1]。

医院的医疗技术水平和知名度往往与医院科研水平的高低直接联系在一起,医院中所有科研项目从立项到报奖都离不开专业信息服务[6]。科技查新是一项科学性强、质量要求高的信息工作,它通过文献检索,为科研管理部门提供可靠、客观而真实的情报依据。查新报告质量的高低、查新结论科学与否,直接影响到科研决策和医学科技的发展。军队卫生信息化建设的快速实施,给军队卫生查新工作带来了新的机遇。因此,要求查新人员应具备较高的职业素质,良好的职业道德,坚持实事求是、科学公正的原则,用严谨科学的态度对待每项查新课题,以确保查新工作的科学性和规范性,为查新站的可持续发展增添新的动力,更好地推动医院科研现代化建设。

[1]王侠,吕传禄.军队医药卫生科技查新项目委托书的规范化探讨[J].海军医学杂志,2008,29(2):179-180.

[2]肖沪卫.科技查新:研究与实践[M].上海:上海科学技术文献出版社,2008:4.

[3]张焕.概论科技查新工作[J].山东图书馆季刊,2000(1):18-21.

[4]陈华.如何委托科技查新[J].海军医学杂志,1999,20(1):74-75.

[5]何玮.重视委托书的填写,做好医药科技立项查新[J].中华医学图书情报杂志,2007,16(5):55-57.

[6]陈玲,张凌.强化信息服务工作全面推进空军总医院学科建设[J].中华医学图书情报杂志,2010,19(10):30.