浅谈市政工程档案管理

宋永梅

广西柳州市城市投资建设发展有限公司 545001

浅谈市政工程档案管理

宋永梅

广西柳州市城市投资建设发展有限公司 545001

市政工程；档案管理

引言

近年来，全国各地市政建设投资规模不断扩大、工程数量持续猛增，市政工程的单个项目投资规模越来越大，工程类型也越来越多。城市建设的快速发展给市政工程档案管理工作带来机遇，同时也面临着诸多挑战。如何加强市政工程档案的管理，保证其完整、准确、系统，并且能得到妥善保管和有效利用，给档案管理者提出了新的要求。

1 市政工程档案管理过程中存在的主要问题分析

1.1 档案管理机制不健全

由于建设单位对市政工程档案工作的不重视，造成档案管理机制不健全，同时由于缺乏一套完整的管理体系和现代化信息管理机制，使得工程档案管理水平落后，缺乏对工程建设的约束性。

1.2 档案管理人员专业素质偏低

负责工程项目建设方面的档案管理人员缺少必要的专业培训，没有真正认识到档案管理的重要性，对相关档案业务知识的掌握更是缺乏，日常所开展的档案管理工作只是将相关资料收集放在一起就了事。

1.3 工程档案缺乏统一的标准

首先，从工程档案的含义来看，工程档案的存在形式主要包括文字、图纸、图标、声像、电子文档等，但是对于何种档案采用何种形式生成，并未有详细的管理规定进行规范，导致工程档案产生形式混乱，直接影响工程档案后期的收集、整理工作。其次，在工程档案在产生、收集、整理与归档过程中缺乏统一的标准，对于如何有效归档，如何区分工程档案的真伪、价值大小，如何体现工程档案内部的关联性都未作详细的规定，势必影响工程档案后期服务质量。

财务会计向管理会计转型并不是将财务会计的工作职责全部划入管理会计的工作范畴，财务会计和管理会计有不同的服务对象，因此有着完全不同的报告内容和报告的侧重点。企业应当进行财务报告体系的整理升级。财务会计向管理会计转型过程中，应将两个完全不同的财务报告体系进行整理和升级，使得财务报告体系能够同时满足企业内外部的需求。

2 如何做好市政工程的档案管理

市政工程从立项到竣工验收后投入使用，这是一个相当长的周期。在此期间形成的各类工程档案，详细反映了工程建设的方方面面，对于工程质量的评定、工程后期的管理与维护以及新建工程，都具有十分重要的借鉴与利用价值。市政工程档案管理工作需要做到以下几点：

2.1 制定和完善市政工程档案管理办法，理顺管理机制

市政工程建设活动有其特殊性，一个工程项目是由参加建设的各方共同完成的，而档案工作也是如此，从文件材料的形成、收集、整理、审核到归档、移交，需要建设、设计、施工、监理、设备采购、安装等单位密切合作。因此制定和完善市政工程档案管理办法，理顺管理机制，明确职责，保持各环节的有效衔接，是做好市政工程档案工作的基本保障。

在领导充分重视、人员责任明确的基础上，还必须建立严格的审查监督体制。项目建设单位必须督促落实各项管理措施，让参建单位都明确各自应当履行的职责和应当承担的责任，互相积极配合，使整个项目的档案管理工作顺利进行。

2.2 提高档案管理人员专业素质和工作积极性

（1）制定统一的工程档案产生、收集、整理与归档的标准，规范工程档案管理。同时加强对工程档案、法规、标准的宣传工作，提高全社会的档案意识和法律意识。充分利用网络平台，明确档案管理相关的法律、法规以及各自的职责，让大家都来了解它、重视它，并能很好地掌握它。

（2）重视培养一支高素质的档案管理专业队伍。定期组织工程档案从业人员参加业务培训，拓宽档案人员知识面，推进工程档案管理的标准化、规范化。在做好理论学习的同时，加强到工程现场的业务指导工作，双管齐下，做好市政工程档案的管理工作。

2.3 工程档案质量控制需分阶段管理

工程项目的建设是一个持续的长期过程，基本上可以分为工程准备阶段、施工建设阶段和竣工阶段。因此控制好这三个阶段的档案资料，保证归档文件的完整性、准确性和系统性，就可以实现对工程档案的质量控制。

（1）工程准备阶段的档案资料质量控制

工程准备阶段主要是项目报建的相关程序和设计资料。报建方面，按照国家既定的程序进行，资料上基本齐全，重点是设计资料中施工图设计（含变更）档案资料的质量控制。

做好设计文件质量的控制，首要的一点是档案管理员要了解各设计院的特点，做好检验核实工作，主要包括：清单与实物是否相符，目录与内容是否一致；图纸的工程名称、单位名称、项目号、图号等是否与规定的一致；本次来图与历次的来图有无矛盾或错误，代材单、变更单、工程联系单是否规范、有无重号或空号，存在哪些复印件、传真件，修改量大约占多少等情况。同时要做到：发现问题及时进行汇总、处理，不能及时处理的应做好跟踪。

（2）施工建设阶段档案资料质量控制

施工建设阶段是工程实体实施阶段，做好该阶段的档案质量控制是促进建设项目实体质量的关键。该阶段应重点控制建材、设备质量资料也就是供货厂家质量档案和施工中各工序形成的文件，以及施工文件。

对厂家档案的质量控制应重点把握好以下方面：首先全面了解施工图纸中应采购的各种货物要求情况，并进行汇总；其次严格规范采购合同；最后认真查验厂家质量文件真实性和完整性。

对施工文件的质量控制，主要应该把握以下几步：对照合同、计划及图纸发放情况，检验核实竣工图及设计变更单是否齐全、交工记录是否齐全、设计变更是否已全部在施工图上体现、所有资料是否符合归档的要求等。

（3）竣工阶段档案资料质量控制

竣工阶段是对工程的总结和评估，是对工程达到设计目标与否的认可，该阶段的资料作为结论性的文件重要性不言而喻。该阶段档案资料的质量应从以下方面控制：一是竣工预验收阶段施工方对档案资料的自查和监理、建设方的全面检查；二是竣工验收时城建档案管理部门及质检等相关单位对档案资料的抽查，并严格规范执行竣工验收制度，保证档案资料的质量。

[1]刘宇平，陈焱辉.做好工程档案管理，提高档案管理水平[J].黑龙江史志.2009（12）

[2]梁爱珍. 浅谈城市建设工程档案的管理[J].铁道建筑技术.2010（增）

[3]武光斌. 关于建筑施工工程档案管理的分析[J].中国外资.2008（5）

10.3969/j.issn.1001-8972.2011.11.109

宋永梅，1970年生，广西贵港人，长期从事市政工程档案管理工作。