临床医学院教学档案的建设与管理探索

何 伟，卢 杨，张 敏

(第四军医大学第一附属医院，陕西 西安 710032)

临床教学档案是医院广大师生和教学管理人员在教学实践、教学研究中所形成和积累的具有保存价值的教学文件材料。［1］随着我国医疗卫生事业和医学教育的快速发展，作为医科大学的附属医院，目前除了承担医科大学各专业的临床教学任务外，还有研究生、进修生和各类短期培训班的教学任务。随之出现的是教学档案的门类不断增加，以往的管理方式已不能适应目前教学工作的需要。本文结合我院临床教学档案建设和管理工作进行如下探讨。

1 临床教学档案的管理现状

随着医院教学任务的变化，教学档案已涉及医院的各个方面和医院的每一位医护人员，原有教学档案管理的模式和方法已不能适应目前医院的发展需求。

一是教学档案管理制度不健全。医院一直沿用大学的教学档案管理制度，缺少符合医院实际的教学档案管理办法。

二是教学管理部门缺少统一的档案管理场所，档案管理人员只能由教学人员兼任。由于缺少培训，档案管理人员的素质和业务能力不强。三是教学档案管理工作没有纳入日常档案管理工作中去，教师的档案意识不强，档案管理工作也没有引起领导的足够重视。［2］

近年来，我院以本科教学评建为契机，针对存在的问题，根据医院任务的变化，适时调整教学档案建设方案，在加强教学档案硬件建设的同时，出台规章制度来规范和引导教学档案的建设，较好地解决了教学档案建设和管理方面存在的一些问题，为开展教学研究、规范教学活动奠定了基础，促进了医院教育教学工作的整体发展。

2 临床教学档案的建设和管理

2．1 理清临床教学档案的归类

档案资料的编目是建立教学档案系统的第一步工作，也是教学档案系统建立后是否利于检索、是否便于利用的基础工作。根据我院临床教学和教学管理实际情况，将临床教学档案分为五个大类，即A类:综合计划，包括各级教学管理规章制度、人才培养方案、课程标准、课程建设规划、课程评价材料等;B类:教学组织，按学年归档教学工作计划、主讲教员名册、课程教学总体设计、课程表、集体备课和试讲记录、学情分析报告、教案与幻灯、教学工作总结、见实习带教实施方案、实习讲课集体备课记录、实习日志、实习大病历等资料;C类:教学资源与建设，主要包括教材样本、试题库、历年空白试卷与标准答案、教学实验室仪器设备清单等;D类:师资与教改资料，包括教研室师资队伍建设规划、兼职教员相关资料、青年教师培训材料、教员继续教育记录材料、教员在学术团体担任职务名册、优秀教师典型材料等;E类:其他教学资料，由各教研室、科室自行归档。

2．2 临床教学档案管理办法

2．2．1 明确档案室组织管理职责。

首先，要明确教学档案室的管理职责。医院领导应将档案管理工作列入医院办公会议的议事日程，对档案管理中存在的问题及时研究和解决。档案室要加强对各科室教学档案归档工作的指导和管理，形成一套完整的教学档案管理考核制度，建立一个完整的教学档案管理体系，确保各项相关制度得到落实。

2．2．2 做好档案归档宣传工作。

为提高医院全体人员对教学档案重要性的认识，医院围绕教学档案归档方法的贯彻实施，开展了形式多样的学习、宣传活动。这些活动扩大了教学档案工作的影响，加强了医院各级领导和职能部门对档案工作的了解和支持，使医院广大教学、医务人员的档案意识得到了提高，改变了以往认为档案管理只是档案部门的工作、与己无关的看法，形成了管档、用档、护档的良好工作氛围。

2．2．3 提高档案管理人员素质。

为了更好地管理教学档案，医院加大了对档案管理人员教育培训的力度，鼓励支持档案管理人员参加学历教育和业务学习、业务培训，提高档案管理人员的业务素质。通过短期培训、在职学习等方式，有针对性地对档案管理人员进行全面系统的业务培训，使医院的专职档案管理人员及兼职档案管理人员都做到持证上岗、学历层次在大专以上。

2．2．4 加大档案系统建设投入。

为了推进医院档案管理的现代化建设，医院极其重视档案系统的基础设施建设，不断改善档案保管条件，划定了教学档案室的专用场地，提供了专门的建设经费，为档案管理工作提供了便利的条件。还专门配备了扫描仪、数码相机、刻录机、数码摄像机，提高档案信息的基础质量，扩充档案的媒体形式、种类。

2．2．5 创新管理模式。

提高档案管理人员的服务能力，积极主动地为高校医院现代化建设主战场服务，是新时期档案管理工作发展的方向。档案管理人员应强化三个意识:首先，强化档案利用意识。医院档案室要对现有档案进行归档整理，编写出一些适合利用者查阅的编研材料;其次，强化开放意识。将编研材料整理成册，编写出目录，并将一些文件通过计算机整理出专题目录，提高查阅速度，方便阅档;第三，强化服务意识。将被动服务改为主动服务，随时了解工作动向，及时掌握有关需求的信息，使档案工作由被动存放、保管变为主动提供利用，不断提高服务质量，使档案的利用率得到提高。

2．2．6 建立追踪查询模式。

可建立并利用完善的教学档案登记系统，对档案进行追踪查询。档案室收发档案都应登记在册，同一次收发记录在登记表的同一行，在借阅期限(通常为一个月)后，如档案未归还，则由档案室上报医教部，向借阅者下发督办单，限期归还档案。须通过严格的督办制度，保证教学档案的完整和可持续利用。

3 临床教学档案发挥的作用

3．1 临床教学档案是领导决策时的参考依据

临床教学档案真实地记录了临床教学活动的整个过程，反映了医院临床教学的主要职能和历史面貌。作为教学质量管理中重要的一环，教学档案的完整性、准确性对深化教学改革、提高教学质量、总结教学经验起着重要的作用，对于充分发挥教学医院教学人员的集体智慧，及时总结教学工作中的经验教训，帮助教学医院领导决策，有着十分重要的意义。［3］

3．2 临床教学档案是考评教学质量和管理水平的标准之一

教学档案是教学活动的真实记录，能够客观反映教学活动的组织过程和取得的效果，是教学职能的有形体现。学生的理论考试成绩、临床实践能力直接反映教学效果的好坏，而教学效果是由学生、教师、督导专家、教学管理等人员对教研室和教员评估而得出的，是考核教研室管理水平、教师教学能力的重要依据。［4］连续、完整的临床教学档案，能够为考评工作提供真实可靠的依据，能够促使教研室和教员不断提高管理水平和教学能力，从而使教学质量得以提高。

3．3 临床教学档案是开展教学研究的立论基础

临床教学档案真实记录了医院在整个教学活动和管理过程中的经验和教训，可以帮助管理者查找问题，分析教与学双方存在的普遍性和规律性的问题，找准教学研究的方向，制定针对性的整改措施。因此，完整、详细、真实的教学档案能够为教学管理部门总结教学经验、探索教学模式提供有力的研究依据。

3．4 临床教学档案是各用人单位考察和了解人才的重要依据

临床教学档案比较详细地记录了学生在临床实践过程中的受训情况，除了能够显示学生的临床实践能力和学习能力外，还能够反映出学生的职业意识、职业道德、职业精神、职业理想等情况，［5］为各用人单位选才、用才提供依据;同时，有利于促进学生全面的发展，提升其综合素质。

4 对临床教学档案建设的思考

随着多媒体技术、计算机网络技术和现代通讯传输技术的发展，以电子档案为代表的新型载体档案可能会取代传统形式的纸质档案，这是未来档案工作发展的基本趋向。［6］为适应新形势的发展，提高档案的管理水平，教学医院应立足现有医疗管理网络系统，整合教学、科研资源，搭建教、医、研网络综合管理平台，实现档案信息的网上检索和电子文件信息共享，为用户提供更加方便、全面的服务。但同时也要解决好管理系统的安全性、录入数据的有效性、教学档案的完整性等问题。

加强教学档案建设和管理工作是强化教学管理的需要，也是深化教学改革的需要，更是提升教学质量的需要。我院根据医院现阶段面临的形势，通过建立临床医学院教学档案系统，完善教学档案管理办法，规范教学档案的归档和使用制度，较好地解决了教学档案建设和管理方面存在的一些问题，为开展教学研究、规范教学活动奠定了基础，促进了医院教育教学工作的整体发展。计算机网络环境下临床教学档案的建设还在起步阶段，网络环境下临床教学档案的管理还有许多问题需要我们在实践中认真研究解决。

［1］ 孙琳，周广民．浅谈教学医院的临床教学档案管理［J］．现代医院管理，2010，(1):51 －52．

［2］ 崔闽莲．高校教学档案管理模式创新的问题及对策［J］．河北大学成人教育学院院报，2010，12(2):108－109．

［3］ 唐承，米娜娃．浅析教学档案在临床教学管理中的作用［J］．新疆医学，2007，37(4):46 －47．

［4］ 向国春，刘刚，陈志强．临床医学教学档案的建设和管理［J］．重庆医学，2009，38(20):2642－2643．

［5］ 李恩昌，刘宪亮．论医学生医学职业人格培养的必要性［J］．中国医学伦理学，2005，18(1):21－24．

［6］ 冒红．高校院系档案管理方法探讨［J］．重庆科技学院学报:社会科学版，2010，(11):164－165．