一卡通系统在修船企业的应用

段争威

(广州中船远航船坞有限公司， 广东 广州 511462)

“一卡通”系统就是通过一张卡实现多种不同功能的智能管理。通过将智能卡应用技术、计算机技术、网络技术集成于一体，实现门禁、考勤、就餐、消费、停车等方面的集中管理，使得员工只携带一张卡就实现多种用途，减少携带多张卡片的麻烦。在现代的修船企业里，一卡通系统在与修船管理相融合的应用中得到了新的拓展，实现了更丰富的应用。

1 一卡通系统在修船企业的应用

修船企业是劳动密集型的企业，人员众多，并且流动性很大，管理难度极高。如何对这么多员工进行考核?如何调配这么多的劳动力资源?如何降低员工的资源浪费?每一个修船企业都急需解决这样的难题。在近年金融危机的影响下，修船市场急剧萎缩，修理价格大幅下降，修船企业的盈利水平也随之下降。修船企业要在激烈的市场竞争中取得优势，必须提升企业管理水平，大幅度地降低成本。而一卡通系统在修船企业的应用则为管理者提供了一个新的思路，利用一卡通系统的技术特点，与修船企业管理融合在一起，进而成为解决上述问题的一种有效工具。

一卡通系统可以应用在修船企业的很多领域，不但可以应用在传统的应用领域如门禁管理、考勤管理、就餐消费管理，还可以扩展到新的应用领域如登轮管理、劳动力管理、住宿管理、物资领料管理、会议签到管理、水控管理等。这些应用简化了管理流程，提高了管理效率。尤其是在一卡通系统应用中生成的大量数据，如果进行深入的分析，可以挖掘出极具价值的管理决策信息，对企业管理者的决策提供重要的帮助。

1.1 考勤管理

考勤管理是一卡通系统最基本的功能，是企业对员工考核的一种有效方式。通过员工的上下班刷卡记录，可以方便快捷地汇总和分析出员工的迟到、早退、事假、病假、旷工、工时等数据。这些数据不但对员工的劳动纪律可以产生一定的约束力，还使企业管理者对企业员工的工作情况有一定的了解，更好地支持企业人力资源的管理。

修船企业的员工工作时间比较特殊，很多员工的工作时间是不固定的，根据工程的变化而变化。针对修船企业这种特点，通常采用两种考勤并行的方式:可排班考勤和不可排班考勤。可排班考勤通常用于具有固定作业时间员工的考勤，根据这些员工的固定作业时间完成班次及考勤规则的设定后，系统会自动分析出员工的考勤结果。不可排班考勤专门针对工作时间不固定的员工考核，将员工的上班刷卡时间和下班刷卡时间的差值作为员工的工作时间，把这段工作时间作为考核的依据之一。每个企业可以依据自身实际情况设定一个标准工作时间如8 h，如果工时达到8 h，则作为合格考勤，低于则作为不合格考勤。

修船企业员工人数众多，如果没有一个相应的考勤监管措施，会出现很多代打卡的现象，造成考勤数据不准确，使管理者无法了解真实的劳动力情况，不能做出正确的决策。为解决这个问题，企业可采用指纹与IC卡相互验证的方式。将员工的指纹信息保存到IC卡中，在刷卡时一并按指纹进行验证，从而确定持卡人的合法性。如果再借助视频监控、保安值守等方式配合，可以比较有效地杜绝代打卡的发生。

1.2 门禁管理

门禁管理系统又称出入管理控制系统，是一种管理企业人员进出工作区的数字化管理系统。IC卡门禁管理系统通过对员工IC卡进行权限设置，允许员工只能进出有权限的工作区，从而保证工作区的安全。在修船企业一卡通应用中，IC卡门禁管理除了可以用在办公大楼的进出控制外，更主要的应用还是工厂大门及封闭工作区域的进出控制。修船企业的工厂大门由于进出人员众多，又是外来人员的主要进出口，门禁控制要求更高。要考虑到员工的多种进出方式，如步行通过的、骑单车摩托车通过的、还有开车通过;要控制好人流量和通行宽度，避免人员拥挤;还要充分考虑安全可控性，防止外来人员趁机混进来。因此很多修船企业都采用了通道式门禁，在厂大门入口处安装多个金属通道，在通道旁设立刷卡机及警示灯、警报器，刷卡不成功的通过警示灯及警报器的提示，禁止非法人员入内。门禁管理不仅可以用来进出工厂和工作区域的安全管理，还可以用来记录员工的上班人数、工作区域的人员情况，让企业管理者实时了解工厂内的劳动力情况。

1.3 就餐消费管理

利用IC卡就餐消费，让员工减少了购买公司饭票的烦恼，方便了员工，也避免了现金流动中出现的各种问题。就餐人员先到发卡处交钱，通过发卡充值机将金额写入到IC卡中，就餐时，员工将卡在消费机上刷过，即可扣除本次的消费金额，并将消费记录通过网络传送到服务器的数据库中，便于查询、核算、消费分析及工作人员、就餐人员的管理，使餐厅管理实现科学化、现代化。

除就餐消费外，一些修船企业的管理者还可以利用一卡通系统给员工发放一些补助方面的福利，如上班的员工可以免费就餐，上班的员工可以得到高温补贴等等。在以前，企业需要人力资源部每月先汇总各部门的考勤数据，然后计算发放金额，最后再统一发放。由于修船企业人数多，发放工作非常繁琐，而且发放时间很长，发放过程中还会出现很多问题。利用一卡通系统，可以方便地实现补助的自助发放。员工上下班打卡的记录已经保存在服务器上，服务器可以根据这些考勤数据和企业的补助标准，自动计算出员工可补助的金额。企业只要安装几台自助充值机，员工随时到自助式充值机上刷卡，即可将补助金额自动充值到员工的IC卡中。这样不但方便快捷、降低了企业的工作负担，还防止了在现金发放中出现的各种问题。

1.4 登轮管理系统

修船企业的主要工程是船舶修理，修理过程中大部分员工要在船上进行各种船舶作业。由于修理的船舶数量多，工期要求各种各样，怎样合理地安排各条船上的劳动力资源，按时完成船舶修理工程是管理者必须思考的问题。通常管理者会根据各种因素提前制定出相应的劳动力资源计划，但实际工作中会发现劳动力的分配并没有按照计划执行，企业管理者又不能及时了解到劳动力资源的实际情况，导致工程进度无法完成。如果企业管理者能够实时跟踪船上的劳动力分布情况，及时调整劳动力资源，就可以避免上面的问题。一卡通系统的登轮管理带给我们一个新的工具，企业在修理船舶的登船梯口处设置登轮刷卡点，上船作业的员工必须刷卡上下船。系统根据员工的刷卡记录和人事信息，可以实时汇总分析出每一条船上的详细的劳动力资源分布情况。如每条船上有多少员工，各种工种有多少人，各个工程队有多少人，工作时间有多长等等。企业管理者随时可以在办公室查询到这些实时信息，也就可以随时地调整劳动力资源分配，更好地完成工程的各项进度。

此外，由于船上作业是一种高危险的作业，修船企业的安全管理人员要严格控制上船人员，及时了解人员的进出情况，防止一些意外情况的发生。可以利用登轮管理系统，对员工上船进行身份验证，对在船情况进行实时查询，为安全管理提供准确的在船人员信息。

1.5 劳动力管理

修船企业是劳动密集型企业，不但员工数量多、工种多，员工的工作场所也多。精确掌握劳动力的信息对企业的经营、生产、管理有非常大的帮助。一卡通系统对从各种IC卡使用中产生的数据进行分析后，可以获取到丰富的劳动力信息。如考勤数据可以获得在厂员工的情况，工作区域数据可以了解该工作区域的人员情况，登轮数据可以了解船上的劳动力情况。这些数据使管理层及时清楚地了解各作业区、各岗位、各工种的劳动力分布情况。通过对劳动力资源进行分析，及时了解当天进厂多少人、上船多少人、内场多少人、等工多少人，合理地分配劳动力资源，避免劳动力资源的浪费，准确地安排经营生产，防止劳动力的不足。

1.6 水控管理

水资源成本在修船企业成本中也是不可忽视的成本，修船企业的员工在比较恶劣的环境下工作，经常需要清洁及冲凉。由于员工的节水意识不强，对水资源的浪费较为严重，不但增加了企业成本，也不利于环保。因此，一些修船企业采用了智能卡水控系统，用IC卡作为电子钱包，用高性能单片机控制器自动控制出水口电磁阀放水和关水，并根据用水量自动计费，从消费者的IC卡电子钱包中自动收费。水控系统不仅可以很好的避免浪费、节约增效，而且培养用水人群的节能环保意识，无论对企业还是社会都具有重要的意义。

1.7 物资领用管理

企业在实施了一卡通系统后，IC卡即可以作为企业员工的唯一身份标识。利用其唯一性的特点，一卡通系统可以和许多企业管理系统相结合，拓展更多的功能。目前很多先进的修船企业已经将一卡通系统与物资系统结合在一起，实现了IC卡物资领用管理。如新加坡的修船企业，已经实施了焊材、焊丝的IC卡领用。员工刷卡后，经过计算机的验证和查询，自动显示出该员工需领用的焊材或焊丝，发放人员在触摸显示屏上确认即可，领用效率大大提高。而国内的修船企业在物资领用时还采用凭牌领用、凭单领用的做法。不仅领用效率低下，而且在物资领用过程中对领用人无法进行有效的验证，经常出现冒领、领后不还的现象，导致工具和物资的流失，给企业带来很大的损失。

将一卡通系统和物资管理相结合，可以大大提高物资管理的水平。员工在领用物资前先由项目相关人员提交物资领用申请，领用人进行物资领用时，物资发放人员用领用人的IC卡进行刷卡，计算机会自动显示出该卡员工信息和已申请的领用物资信息，核对领用人的权限和领用物资后，物资发放人员清点确认完成物资发放。在归还物资或退料时，办理人员一刷IC卡就可以快速检索到该人的物资领用情况，物资管理人员可以方便地执行归还、退料操作;在一些物资超期未归还时，系统还可以及时提醒物资管理员进行追回。结合一卡通系统进行物资管理，使整个物资领用、归还、退料过程简单快捷。不但可以验证领用人身份，而且及时记录领用信息，提高对物资实时统计和分析的准确性、及时性，提高物资管理员的工作效率，降低了企业物资的流失，节省了企业成本。

1.8 会议签到管理

在修船企业的经营生产管理过程中，经常要组织各种各样的会议，为保证会议的正式、严肃，组织部门通常会要求参会人员在签名表上进行签到。这种方式不但浪费了纸张，而且不利于保存和后期查询、汇总。采用IC卡进行会议签到，简单方便，通过一卡通系统的会议签到管理功能，可以对签到数据进行保存、查询、汇总、分析，为有效地掌握、管理参会人员出入和出席情况提供了信息化的解决方案。

2 结束语

一卡通系统有非常广泛的应用领域，很多修船企业已经成功实施了一卡通系统的部分应用，并取得了初步成效。除了本文列举的一卡通系统常用的一些应用外，还有如住宿管理、巡更管理、上网管理等应用。如果能够进一步挖掘一卡通系统的功能，拓展一卡通系统的应用领域，将一卡通系统与企业其他管理系统结合起来，将会更好地管理企业资源，有效地控制企业成本、为修船企业管理水平的提高提供极大的支持。