声像档案管理的问题与对策

2011-02-09王树新

中州大学学报 2011年1期

关键词：声像资料档案管理

王树新

(中州大学工会，郑州450044)

声像档案管理的问题与对策

王树新

(中州大学工会，郑州450044)

声像资料见证着一个单位乃至整个社会的发展历程，有着非常重要的研究保存价值，如何科学有效的管理和利用这部分档案资料，已经成为了目前档案管理的重要工作之一。本文将简单介绍声像资料的特点和分类，针对目前声像管理工作中存在的问题，提出解决问题的一些对策和建议。

声像资料;管理;对策

随着当前科技手段的不断成熟和提高，大部分单位已经开始使用声像等方式作为记录各种社会工作活动的有效手段，与之相对，声像档案也开始成为一个单位档案的重要组成部分。声像档案是指单位和个人在各种社会工作活动中，通过摄录等手段形成的，以照片、磁带、录像带、磁盘、光盘等不同材料为载体，以影像和声音为主要反映方式，并辅以具体文字说明的历史记录。声像档案具有许多文字资料难以比拟的优势，其中最大的特点就是其具有强烈的时间感和空间感，能将鲜活的现实场景、原声原貌地记录下来，为现实和未来提供生动形象的依据和凭证。

然而由于物质条件和技术条件的限制，以前产生的声像资料很少，大多数单位档案管理部门收集的内容主要是纸质档案和电子公文，对声像档案的收集保管一直不是十分重视。现在的声像档案管理还存在许多问题，例如归档不完整，保管条件差，管理混乱等等，这些直接影响了声像档案的完整和声像档案的保管及利用。因此，采取必要措施，加强声像档案管理工作刻不容缓。

1 声像资料的特征和分类

声像档案是社会活动真实面貌的具体记录，是现时场景的真实再现，是历史活动的重要凭证和依据，具有重要的查考利用价值。具体的说，声像资料具有以下几个特点:

1.1 再现历史、真实客观

声像档案作为一种信息记录的载体，以其独特的载体形式，可以为我们反映珍贵的历史、巨大的变革以及重要人物的历史面貌，多方面灵活再现历史重要时刻和精彩瞬间，使我们如闻其声，如临其境，切身体会着时代的变迁和历史的发展。

1.2 来源丰富、方便快捷

随着科技的进步，音像和图片制作的手段越来越简单，获取音像、图片已经变得比较容易，这为我们进行音像和图片收集整理工作提供了快捷的途径。从照相机、录音机、摄像机等电子产品捕捉的音像、图片资料越来越丰富，在短时间内即可取得大量的资料来源，省时、方便、快捷，能有效捕捉动态画面和关键点。

1.3 直观形象、对比强烈

音像、图片本身就有简洁直观的特征，照片一看就知其内容，录像一看就懂，放录音一听也能知晓。声像档案表达上的简洁和直观是传统文秘档案难以比拟的。

声像资料大致可分为以下两类:视觉资料和听觉资料。视觉资料是指将声像通过摄制和激光刻划等技术手段，记录在同一载体上的声像资料。具体有激光视盘、VCD视盘、磁性录像带，除此以外还有幻灯资料、电影资料等等。听觉资料也称声音资料，是将声频信号记录在特定载体上的资料。比如常见的录音磁带和唱片，亦可称为录音资料。

声像资料可覆盖社会生活各个领域，大致可分为纪实性和艺术性两大类型。其中纪实性的声像资料资料主要是真实记录生活中的声像，不经过太多的艺术加工，如语言教学、报告会、自然之声等。而艺术性的声像资料内容就丰富得多，大多都是经过了更高的艺术和技术的加工手段，更完美地结合再现的艺术作品，如音乐、戏曲等。

2 声像档案管理中存在的问题

随着社会的发展及办公条件的改善，在工作中，数码相机、摄像机的使用越来越广泛，越来越多的单位拥有和使用声像设备，声像档案及其利用率也大量增加，但是在声像档案的管理中还是存在着诸多问题。

2.1 对声像档案进行收集归档的意识还比较欠缺

改革开放前，由于经济发展水平因素的影响，声像设备很难普及，社会上的声像档案也较少，对于声像档案的收集归档一直没有得到重视。随着社会经济的发展，越来越多的单位拥有和使用声像设备，声像档案及其利用率也大量增加，然而由于历史的惯性，许多人对科研声像档案的重要性认识还不是很强，科研声像档案收集归档工作做的还不够好，造成声像档案的失控或流失，最终造成声像档案收集难、归档不完整的局面。

2.2 对声像档案缺乏有效的管理机制

随着社会的发展及工作需要，社会各单位声像设备有了很大改善。但大多数单位的声像设备管理却处于混乱状态，没有制定声像设备管理制度或相应的使用要求。有的设备闲置，没人会用，难以充分发挥作用;有的设备存放在分院、处室或个人手中，没有合理利用;有的设备使用人员不明确或频繁变动，设备不能有效地利用。最终造成一些重要活动没能及时摄录，档案没能完整保存下来，给以后声像档案的产生及归档留下了隐患。

2.3 声像档案保管的条件差

声像档案的保管难度大，投入资金大，条件比纸质档案要求更加严格，应设置具备恒湿、恒温和防磁、防光等条件的声像档案室或配备声像档案专柜。从现在情况看，只有个别档案部门设置了声像档案档案室或配备了专门的声像档案专柜，大部分单位都将声像档案存放在文书柜内与其它档案混存，所以在保存过程中，容易发生声像档案中的一些照片变黄褪色，底片粘连变质，磁带受损等现象。

2.4 声像档案缺乏完整、准确的文字说明

目前，许多声像档案的文字说明不够准确、完整，降低了社会利用价值。声像档案是记录社会活动的载体，然而档案人员一般很少参与此类活动，无法对科研活动的主题、人物、事件及背景等作出确切的文字说明。由于一些声像档案的摄录人员对声像档案缺乏归档意识，在声像档案形成之初，没有作相关的文字说明，给声像档案管理工作造成很大的障碍。为了对声像档案作出详细、准确的文字说明，档案人员可能要询问多个摄录人员才能将一件声像档案的文字说明补充完整。

造成以上问题其主要原因是档案部门没有制定出切实有效、符合实际的声像档案管理办法，以及各级领导和有关人员对声像档案的重要性和紧迫性缺乏认识。

3 加强声像档案管理工作的对策及建议

为克服上文提到的诸多问题，将声像档案的管理工作不断推向前进，我们可以从以下几个方面开展工作:

3.1 加大宣传力度，提高声像档案管理的有关认识

搞好声像档案的管理工作不仅是档案主管部门的事，更是各个社会单位乃至整个社会的事。首先，应加大宣传引起领导的重视，这是做好档案工作的重要保证;其次，单位可通过因特网、报纸、电视新闻、档案部门等渠道收集和积累声像档案被社会利用，产生经济、社会效益的实例，对相关人员开展多种形式的宣传教育活动，提高档案管理人员的认识，促进声像档案工作的发展;再次，档案管理部门应善于抓住机遇，结合本地、本单位中心工作，通过馆、室藏档案以及生动的利用实例，充分发挥声像档案自身的宣传教育作用。

3.2 加强制度建设，规范管理工作

要改变声像档案管理混乱的现状，制定一个切合实际的管理办法来规范此项工作是至关重要的。各单位档案部门应建立相应的管理制度，强化规范管理，对产生的声像材料从收集、归档到移交档案室统一管理，制定一套严格的制度，保证声像档案的收集完整。根据声像资料的内容进行分类编目，立卷归档，建立数据库管理的规范和标准，包含案卷号、文件号、题名、拍摄时间、拍摄内容、关键词等基本要素，便于检索查找，此外管理人员对移交的声像档案还要进行认真检查，对文字说明不明确的要向摄录人员了解补充。对声像档案的日常保管、借阅、利用各环节应有明确规定。要确保有关法规和制度落到实处，必须制定有效的配套措施，明确责任，依法管理，做到有法必依、有章可循，使之逐步变成自觉的行动，以确保声像档案归档质量。

3.3 提高服务意识，注重业务培训

为解决科研声像档案收集、移交、归档等工作存在的问题，声像档案的管理人员应提高素质，强化业务指导。作为声像档案最后的接收者和重新分类、整理的归档者，管理人员要提高自身业务能力和素质，掌握一定水平的现代化技能，能够对电子形式的科研声像档案进行编辑、整理，制成VCD等存储于计算机和光盘，实现对声像档案的规范化归档。

3.4 改善保管条件，实现社会共享

各单位应加大对档案部门声像档案管理的投入，添置必要的声像设备，提供特殊载体档案保管条件。有条件的单位，可将现代管理手段和计算机技术应用于声像档案管理，通过专用设备进行数字化转换，把重要照片和磁带全部转化为数字形式的声像档案。声像档案管理部门应在保密的前提下，将声像资料信息经数据处理后向社会开放，实现网络传播远程查询，充分发挥声像档案资料独有的服务功能。建立服务网络，拓宽服务渠道，将声像资料数字化，在网络上公布，实现资源共享。