数字校园的离校系统建设

胡洪新

(苏州市职业大学 发展与信息中心，江苏 苏州 215104)

近年来，由于高校的合并与扩招，高校每年的离校学生人数也在不断地递增.以苏州市职业大学为例，2011年6月下旬学校在一周内就集中办理了近5 000名学生的离校手续.随着计算机技术的发展和高校数字化校园的建设，学校对学生的离校管理工作也正在步入规范化、科学化.因此，提供优质、高效、一体化的离校服务，建设一个离校管理系统显得非常重要.

1 离校管理系统

数字化主要体现在智能化、个性化、网络化三个方面，离校管理系统则是数字化校园的一个重要组成部分[1].目前，很多高校都投入了大量的人力、物力及财力建设数字化校园.

在以往离校的办理过程中，会涉及到学生所在的院系和各相关职能部门，是一个非常繁杂的过程.例如学生的离校或退学，首先由教务处发放一张离校确认单，然后根据确认单上内容依次到学工处确认助学贷款欠费情况及是否有违纪处分情况、到教务处确认学籍情况、到图书馆归还图书、到财务处确认各类费用的缴纳与否、到网络中心归还网络设备及注销上网信息、到保卫处办理户口迁移事项、到所在系部确认各项事务完成情况等，每一个部门每一个环节都需要有专人负责并且盖章.只要有一个部门的章没有盖到，学生就无法办理离校手续.实际情况是大部分学生的财务已没有欠费、图书也已经归还、各课成绩也全部通过……但还必须一一核对，进行盖章确认.按照这种离校流程，学生离校需要跑遍学校所有相关部门办理手续，有时会遇到某环节盖章的人员不在学校的情况，学生只能等待，因此，整个离校过程不仅给学生带来了极大的不便，而且也造成了学校具体经办老师工作量的增大，特别是学生离校较集中的阶段，各职能部门工作变得异常繁忙[2].

离校管理系统能有效解决以上矛盾.学校建好离校系统后，学生可以上网通过离校系统申请进入离校程序，批量学生离校可由管理员统一导入或集成离校学生信息，离校学生可以实时查看需要到哪些部门办理离校手续，办理完成后由部门管理员输入离校系统，没有需要办理业务的部门，系统会提示无需办理，自动跳过即可[3].

高校管理系统的主要功能为①离校手续全部通过系统进行网络化管理与操作，不再需要学生拿着离校单到处盖章;②离校数据可提前批量导入系统或与已有系统进行集成，数据可实时更新，学生及管理人员随时都能查看最新的相关信息及办理情况，无需再进行人工核对;③ 校领导可实时监控全校学生的离校办理情况，并打印输出各类信息报表;④离校信息将自动反馈各业务系统，数据处理方便、快捷、准确.

2 建设方案

系统的设计基于高校行业数字化校园建设的现有成果，提供丰富的数据接口，并可实现与第三方软件或数字化校园支撑平台进行集成，实现学生离校数据与其他相关系统数据的共享.学校可根据当前建设情况，选择相应的应用集成方案.统一安全的新型身份认证方案与灵活的数据集成机制，为系统的稳定运行提供全方位的保障[4].系统通过离校前的全方位调查与反馈数据制定离校建设方案.

图1 离校系统总体架构

2.1 离校系统总体架构

数字化校园通过信息门户为毕业生、图书馆、后勤、教务处、就业指导中心、学工处、保卫处、系部、校领导等提供服务与管理的统一入口.系统提供统一身份认证集成方式，对各办理环节提供安全保障，离校系统总体架构如图1所示.

此系统架构为离校工作带来了4个方面的作用:①提供离校数据准备、离校现场办理、离校公告发布管理等核心业务;②提供与教务数据、财务数据、后勤宿管数据、图书馆数据的有效集成，并提供集成方案;③提供灵活的离校方案制定，方便进行不同批次、不同学生类别、离校方案的区分及相关管理人员管理流程的指定;④提供离校毕业生统计、离校办理情况统计等，为后续管理提供数据依据.

图2 离校系统功能模块

2.2 离校系统业务功能及流程

经过需求分析和数据整理，离校系统包括离校准备、离校手续办理、离校统计查询等部，离校系统功能模块如图2所示.

为学生提供方便、高效的离校手续办理服务，加强办理离校手续各个部门间的信息流通和工作配合，规范毕业生离校手续办理程序，提高工作效率.根据以上功能模块及业务需求，离校系统设计了一套十分规范、可行的业务流程如图3所示.

2.3 系统扩展功能说明

1) 每个环节的选项可以配置，如收费的项目、系部处理的选项可以增加或减少.

2) 离校过程中，各环节之间有约束关系，为适应学校管理的要求，各环节的约束条件可以由管理人员进行配置，可以取消约束，也可以增加约束.

3) 离校时以系部为单位管理，离校系统数据授权到系部.

4) 各离校办理环节、查询统计权限可以由系统管理员按权限组进行分配权限，也可以对楼栋管理员进行楼栋退宿办理的授权，相关楼栋管理员只能进行所管辖楼栋学生的退宿操作.

图3 离校系统业务流程图

3 应用结果

以2011年6月下旬苏州市职业大学毕业生离校的整个过程为例.

6月20日，教务处将离校毕业生名单导入离校系统，然后由财务处、学生处、网管中心、图书馆、保卫处、后勤、系部各自根据本部门情况对系统中的名单进行审核及批量处理.其中由于图书管理系统已经与校园共享库做了集成，因此图书管理系统中的操作能直接反映到离校系统中;后勤在学生退宿时直接操作离校系统，办理情况一目了然.

6月21—23日，学生上网查询离校办理情况，93%以上的学生已自动通过离校手续，未通过学生到相关部门办理离校手续.系部辅导员查看所管学生办理情况，提醒、指导学生及时办理.

6月24日，通过离校办理的学生达99.6%，教务确认离校名单并下发毕业证书.

6月25日，通过离校办理的学生达100%，分析、处理离校数据.

除学生退宿这一环节外，各部门累计接待学生343人，平均一个部门接待学生不到50人，与原先每个部门都要接待近5 000人相比，效率整整提高了100倍.

数字化校园是数字时代学校的必然发展目标，是我国校园文化发展的必然趋势[4].数字校园必将把学校中的管理和教学带入一个全新的网络信息化时代，成为一种全新的生活、学习和管理模式.

[1] 项闪飞. 数字校园基础设施建设[D]. 上海:华东师范大学,2010.

[2] 董梁. 基于Asp.net的高校离校系统设计与实现[J]. 电脑知识与技术，2010，6(24):6757-6758.

[3] 杨帆，杨洁，李一鸣. 基于SOA架构的自助离校系统设计与实现[J]. 中山大学学报:2009，48(S1):210-212.

[4] HU Hongxin, XIANG Shanfei. The construction scheme for orientation program of digital campus[C]// The second ETP/ IITA conference on telecommunication and information, 2011, Phuket,Thailand:Engineering Technology Press，2011:321-323.