企业知识的分布式特征与共享机制的构建

王国顺,王景围

(北京工商大学商学院,北京 100048)＊

企业知识的分布式特征与共享机制的构建

王国顺,王景围

(北京工商大学商学院,北京 100048)＊

知识已成为企业日益重要的生产要素,而有效的知识管理以企业知识的分享为基础。企业知识的分布式特征带来了企业未来知识状态的不确定和相应的管理行为的不确定性;主体能力因素、制度文化因素和技术媒介因素能够影响企业知识分布式共享,而企业分布式知识共享机制的建立是企业知识、企业员工、企业组织和企业技术等方面要素的系统整合过程。

知识;分布式特征;知识共享;知识管理

在激烈的市场竞争中,知识已成为企业日益重要的生产要素。通过有效的知识管理实现组织内和组织间的知识流动、共享与创新,从而建立起持续的竞争优势,已为广大的企业所重视和运用。然而,由于知识本身及其作用过程的复杂性,知识管理仍是一个亟待探索和完善的领域,其中如何根据知识所具有的本质特征建立起知识管理的有效机制是一个值得深入研究的主题。本文拟对企业知识的分布式特征及共享机制构建的相关问题进行讨论。

一、企业知识的分布式特征

企业知识管理的目的之一是通过促进知识的积累以形成企业的知识资产增量,从而不断增强企业的竞争优势,实现企业的持续成长,而这一切是以企业知识的分享为基础的。对知识特征准确认识的重要性就在于,知识自身的特性是影响知识分享效果的主要因素,知识分享和管理必须以对知识特性的准确认识和把握为基础。

波兰尼(Polanyi,1966)最早引入了隐性知识与显性知识的概念[1],这实际开启了对知识本质特征的探索。隐性知识是指那些高度个人化的,很难用系统的语言、公式来表达,往往与行为、规程、日常活动、信念、理想、情感等联系在一起的知识;显性知识则指可用正式的系统语言来表述,可以通过数据、科学公式、说明书和手册形式来实现共享的知识。在后来的研究中,知识特征一直是人们关心的重点。如Zander和Kogut(1995)通过研究提出,在知识的转移过程中,知识所具有的可成文性、可教导性、复杂性和系统依赖性等隐性和显性特征将发挥影响作用,其中知识的显性特征是阻碍知识转移的重要原因[2]。Alavi和Leidner(2001)则提出,知识所具有的隐匿性、可传授性、复杂性、系统性特征,对知识转移的效果会有重要的影响作用[3]。肖小勇等人(2005)通过对知识转移影响因素的研究认为,知识的模糊性、专用性和复杂性特征会通过影响知识的应用对知识转移的难易程度发挥影响,而知识的有用性特征将通过影响知识转移的动机对知识转移的效率发挥影响[4]。王晓玲等人(2009)的研究认为隐性知识具有个体与非理性,稳定性与自发动,整体性与情景性等几大特点,即隐性知识有着明显的个体性,不易受年龄、环境的影响改变,是个体内部认知整合的结果,在特定的情景中发挥着作用[5]。

在众多研究者当中,Tsoukas(1996)基于 Hayek (1945)对正统经济理论有关知识认识的批判性分析,提出了具有更明确管理学意义的知识的分布式特征的概念。Tsoukas认为,企业是一个知识的系统,并且是一个分布式系统(distributed system),“没有人事先知道知识是什么或需要是什么。企业面对固有的不确定性:它们不知道也无法知道它们需要知道什么”,“企业不仅是分布式系统,而且是非中心性系统,即它们没有类似于‘控制室’一类的东西”[6]。

企业知识的分布式特征首先是其分散性。分散性意味着,企业知识不可能被某一个人或群体(团队、部门)所集中拥有或控制。分散性的具体表现是:(1)主体的分散性。知识的根本来源是人——知识创造和运用的主体(以个体或集体的形式存在),每一个主体都有可能成为知识的来源;(2)载体的分散性。除了作为知识创造和运用主体的人,主体与客体(知识)发生种种联系所依托的媒介,包括工具、制度、文化等,都是知识的有效载体;(3)范围的分散性。就空间范围而言,知识不仅存在和来源于企业内部,也与环境的输入息息相关,因为企业是一个开放的系统,外部知识构成为企业知识的重要来源。就时间范围而言,过去和将来是知识存在和更新的基础,现有的知识只是时间坐标上的一个即时性的状态;(4)知识的异质性和非均匀性。如果知识是同质的甚至是均匀的,除了可能存在的规模经济意义外,对于企业战略层面的价值将会大大降低。

知识的分布式特征与知识存在的状态无关,无论是显性知识还是隐性知识,在企业中都将是分布式存在的。然而,考虑到显性知识正常表达的可能性和现有技术手段及其体系对显性知识处理能力的不断增强,对知识的关注重点自然地就落到了隐性知识上。造成企业未来知识状态的不确定从而导致相应的管理行为的不确定性,是因为隐性知识作用的结果,或者说是因为隐性知识的不确定性。

企业知识依赖于企业员工的个人知识,因此个人知识如何获得可以看作是企业知识形成的微观基础。根据心理学的解释,认知是人的一切心理和行为的基础,而最新发展起来的分布式认知(distributed cognition)理论则强调了人的认知的系统性的机制。分布式认知思想被认为发端于19世纪[7],但分布式认知这一概念是由Hutchins在上世纪80年代中明确提出的[8]。根据分布式认知理论,个人的认知不是孤立地限于自身,而是与认知环境交互作用的结果,即“分布式认知是一个包括认知主体和环境系统,是一种包括所有参与认知的事物的新的分析单元”(Salomon,1993,转引自周国梅等,2002)。认知不仅依赖于认知主体,还依赖于与认知相关的各种因素及相互之间的关系中,即包括认知主体、认知对象、认知发生的媒介和环境、认知发生所借助的工具等。并且,认知是时间的变量,不同时点上的认知因素和结果既有继承性也可能出现变异。分布式认知理论对个人认知过程的解释也为企业知识所具有的分布式特征及以此为出发点建立企业知识的共享机制提供了理论支持。

二、实现企业分布式知识共享的影响因素

企业知识分布式特征概念的提出为建立有效的企业知识共享机制提供了理论支持。然而,企业知识共享机制的建立不仅与企业知识自身特征有关,还与共享实现过程中的种种因素相联系。Eriksson和Dickson(2000)就提出,影响知识共享与创造包括四个因素:技术基础设施,利用计算机网络、通信技术支持知识传递、储存等的工具;促进者,帮助实现知识共享的外部媒介;知识共享过程,知识共享活动及相关参与角色的关系;价值观、规范以及程序等组织层面的因素,如企业文化等[9]。汪轶等人(2008)把影响组织成员知识分享的因素归纳为知识特性、组织、个体和技术四个方面[10]。叶璐等人(2010)基于国外文献的述评,认为影响知识共享的因素包括组织特性、团队特征、个人特征、文化特征、动机因素[11]。相关的文献在表述上有所不同,但具体内容上的差别并不大。笔者认为,企业知识共享所针对的是作为行为主体的企业员工及其团队之间知识的沟通、交流、学习与创新过程,而企业的活动又总是受到来自两方面的制约,即源于资源的稀缺性及技术手段的有限性的制约和源于人的动机及关系上的冲突的制约[12],因此,我们把实现企业分布式知识共享的影响因素归纳为三个方面:主体能力因素、制度文化因素和技术媒介因素。

主体能力因素是指参与知识分享的人员及其关系维度。知识参与主体的能力,包括知识传播者和接受者两方面,它们无疑是知识转移得以顺利实现的关键。知识转移是一个复杂的过程,知识主体认知结构的差异、既有的知识存量、对自身知识的认知和保护意识,以及主体间的互动方式与强度等,都会对知识共享实现和管理的效果产生影响。主体能力与主体动机和技能的关系密切,这就需要企业在建立分布式知识管理机制时充分考虑如何激发和引导主体能力的形成和发挥。

制度文化因素是指价值观、规范程序等组织层面的相关因素。制度文化是知识管理的情境因素,对知识转移的影响与企业组织层面各因素密切相关。具体而言,制度文化因素包括:

(1)企业文化。企业知识共享机制的建立需要有“尊重知识”的企业文化环境,一种鼓励重视知识共享的企业文化会营造出利于知识交流的气氛和环境,提升知识转移和共享的效果。

(2)关系强度。企业成员之间的关系强度是影响知识转移的重要因素,对于新知识的发现而言,弱联系更有帮助,强联系则更有助于知识的转移。独立可编码知识的转移在弱联系中容易得以实现,强联系则既有助于简单易编码知识的转移,也有助于复杂隐性知识的转移[13]。

(3)信任环境。当相互间存在信任关系时,知识源一方将可能更愿意与他人分享其知识,知识接受一方也将更愿意吸收他人的知识。Andrews等人(2000)的研究就特别强调了信任对于知识转移的重要性,认为信任的重要性甚至超过了正式的合作程序[14]。

(4)高层管理者的推动。公司领导可以从物质、精神、事业等多个方面采取有效的组合激励措施来调动员工积极性,鼓励隐性知识的交流、转化、共享和创新。精神激励可以满足员工的成就感和尊重感,对促进员工之间隐性知识交流与共享十分重要。

技术媒介因素是指技术基础设施,即应用计算机网络、通信技术支持知识传递、储存等的工具,是帮助知识在不同主体之间进行传输,实现知识共享和管理的工具和手段性因素的总称。随着现代信息、传播等领域技术的发展,技术媒介因素在知识转移过程中发挥着越来越重要的作用。Hendriksp (1999)的研究就认为,信息和沟通技术能帮助降低知识员工间的时空障碍,从而促进知识的转移[15]。Hooff和Ridder(2004)的研究表明,计算机中介沟通技术的利用会显著地影响组织承诺,从而对知识转移带来间接的影响[16]。

三、企业分布式知识共享机制的构建

企业知识分布式特征的最基本表征是其分散性,这表明企业中不存在任何的某一主体(个人和群体)能够拥有企业的全部知识,但这并不意味着企业的知识是完全无序的。由于企业是人工系统,是按照一定的商业、法律、社会规则建立起来的,作为企业资产的知识,必须符合和服务于企业建立的这些规则,这就使得每一企业的知识都是有“归属”的;游离于企业的规则之外,只可能成为企业之外社会的知识而不是企业的知识。在企业内部,不排除依附于员工及群体的无特定组织“归属”、以“自然状态”存在的社会知识,但通过与企业已有知识(技术、制度、文化等)的互动、融合,最终全部或部分地“归附”企业,打上企业的“烙印”,为企业所用。从这个意义上,企业知识的载体可能是分散的,但企业知识的作用却是具有中心性的。只要知识与企业的存在目的、价值观、愿景等相联系和一致,就具有了中心性,只是不同内容的知识其中心性的强度不同。

由于企业知识具有分布式的特点,要实现企业内知识的共享,就必须建立起一套集知识检索,知识交换和共享等功能于一体的机制;分布式知识共享机制的建立就是要通过系统的优化设计,提供一个有效的实现知识共享的管理机制。通过知识共享机制,促进员工个人的隐性知识向显性知识转化,并为知识共享参与者的及时交流提供便捷的渠道。即依托这一机制,知识拥有者和知识获取者可随时就工作内容或方案进行探讨,相互交换想法和观点,获得对问题的共识,从而促进隐性知识在各方之间共享。

根据以上的分析,企业知识共享机制的建立是基于企业知识的分布式特征,通过充分发挥企业员工的主体能力作用,制度文化因素的激励作用和技术媒介的支撑作用,实现企业知识的有效交流、沟通、学习和创新。这一机制的建立实际上是企业知识、企业员工、企业组织和企业技术等方面要素的系统整合过程(图1)。

图1 基于企业知识分布式特征的共享机制概念模型

当然,除知识的分布式特征以外,也可以从知识的其它特征如知识的自组织性、知识的相关性、知识的非对称性、知识的开放性等特征出发设计企业知识的共享机制。从不同的特征出发所设计的机制有其共性,也有其特殊性;能建立起一个基于知识各方面特征的综合的共享机制模型,依此深化理论研究并为企业知识管理提供理论支撑,应是下一步的研究重点。

[1]Polanyi,M.The logic of tacit inference[J].Philosophy,1966,4l (1):l-18.

[2]Zander,U,Kogut,B.Knowledge and the speed of the transfer and imitation of organizational capabilities:an empirical test[J]. Organization Science,1995,6(1):76-92.

[3]Alavi,Leidner.Review:knowledge management and knowledge management systems:conceptual foundations and research issues[J].MIS Quarterly,2001,25(1):107-136.

[4]肖小勇,文亚青.组织间知识转移的主要影响因素[J].情报理论与实践,2005,28(4):355-358.

[5]王晓玲,范文杰,戴雪梅.内隐学习视角下运动员隐性知识的特征及表现研究[J].北京体育大学学报,2009,32(8):78-80.

[6]Tsoukas,Haridimos.The firm as a distributed knowledge system:a constructionist approach[J].Strategic Management Journal,1996,(17):11-25.

[7]周国梅,傅小兰.分布式认知——一种新的认知观点[J].心理科学进展,2002,10(2):147-153.

[8]何明芮,李永建.基于分布式认知对隐性知识显性化的研究[J].情报杂志,2010,29(8):49-54.

[9]Eriksson,I.V.,Dickson,G.W..Knowledge sharing in high technology company[C].Proceedings of American Conference on Information System,2000,(1):1330-1335.

[10]汪轶,徐青,孟丽君,王凯.组织成员中知识分享影响因素研究评述[J].西安电子科技大学学报(社会科学版),2008,18(4): 46-52.

[11]叶璐,潘宏亮,刘晓农.国外知识共享影响因素研究述评[J].情报杂志,2010,29(7):79-82,73.

[12]王国顺.企业效率的技术与制度基础[J].经济社会体制比较, 2004,(1):87-92.

[13]Hansen,M.T.The search-transfer problem:the role of weak ties in sharing knowledge of organization subunits[J].Administrative Science Quarterly,1999,44(1):82-111.

[14]Andrews,K.M..Delahay,B.L.Influences on knowledge processes in organizational learning:the psychosocial lilter[J]. Management Study,2000,37(6):797-810.

[15]Hendriks,P..Why share knowledge?the influence of ICT on the motivation for knowledge sharing[J].Knowledge and Process Management,1999,6(2):9l-100.

[16]Hooff,B,Ridder,J.Knowledge sharing in context:the influence of organizational commitment,communication climate and CMC use on knowledge sharing[J].Journal of Knowledge Management,2004,8(6):117-130.

[17]陈艳艳,王国顺.知识吸收能力与企业技术能力协调发展的理论模型[J].财经理论与实践,2010,(2):99-102.

A Design of the Sharing Mechanism Based on the Characteristics of Distribution of Knowledge among Firms

WANG Guo-shun,WANGJing-wei

(B usiness School,Beijing Technology&B usiness University,Beijing 100048,China)

Knowledge is becoming more and more important one of production inputs of the firm,and the effective management to knowledge is based on the knowledge sharing.The distributed feature of knowledge of the firm brings uncertainty of knowledge states and management behaviors of the firm.The factors such as competence,institutions,culture and technology are related significantly with the sharing of distributed knowledge.And the establishment of the sharing mechanism can achieve the integration of knowledge,staff,structure and technology of the companies.

Knowledge;Characteristic of distribution;Knowledge sharing;Knowledge management

F273.7 文献标识码: A 文章编号:1003-7217(2011)03-0085-04

2010-10-12

北京市哲学社会科学规划重点项目(10AbJ G376)、北京市属高校人才强教深化计划项目(PHR201007124)

王国顺(1962—),男,湖南南县人,北京工商大学商学院教授,研究方向:企业理论与战略管理、企业成长与国际化、企业效率与绩效评价。

(责任编辑:姚德权)