浅议规范体育系统科研类档案的管理工作

郝香木

(吉林省体育局 田径自行车运动管理中心，吉林 长春 130022)

浅议规范体育系统科研类档案的管理工作

郝香木

(吉林省体育局 田径自行车运动管理中心，吉林 长春 130022)

对体育系统单位的科研类档案管理工作提出了有针对性的意见，对实际工作中的各种操作列举出规范的做法，以及如何对体育科研类档案进行开发和利用。

体育科研；档案管理；规范

随着我国体育事业的不断发展、竞技水平的持续提高，各地区、各项目乃至运动员个体间的竞争不断加剧，竞技体育正向着更加专业化和科技化的方向发展，特别是体育科研工作在体育训练和恢复过程中起到的作用越来越大，其重要性正逐渐为广大体育工作者所认识，因此，作为科研成果集中体现的科研类档案就需要得到更加科学和规范的管理和使用，使之能够持续不断地为我们的体育训练、恢复和科研工作提供更多强有力的支持和保障。有鉴于此，如何规范体育系统单位内科研类的档案管理工作就显得尤为重要和迫切。

1 体育科研类档案管理工作中的基本原则

体育科研类档案的定义是：在体育项目的训练、恢复、研究和管理等实践活动中产生的，具有一定研究和使用价值的文字、图表和音视频资料，均属于体育科研类的档案。体育科研档案是体育科学及技术研究活动的真实记录，也是体育科学技术研究成果的一种表现形式，是一种十分重要的智力资源，是国家和社会的珍贵财富，因此，有必要实行科学统一的管理模式，以确保体育科研档案的完整性、准确性、系统性和安全性，有利于后期的进一步开发及利用。

体育科研档案的管理工作是体育系统档案管理工作中的重要一环，是体育科研活动的有机组成部分，也是搞好体育训练和恢复工作的重要基础性工作之一，体育系统的科研部门必须有专门的负责人员来分管体育科研档案工作，并且确定该专职的科研档案管理人员负责本单位各项目体育科研档案的收集、整理、分类、立卷，以及向有关的档案管理或科研部门移交工作。

应该实行体育训练与科研工作同相关档案工作的“四个同步”的管理制度，即下达科研计划任务与提出科研文件材料的归档工作要同步；检查科研计划的进度与检查科研文件或材料完成情况要同步；验收、鉴定体育科研成果与验收、鉴定相关材料要同步；上报、登记、评审和奖励体育科技成果与科研档案管理部门出具的科研课题归档情况的证明材料也要同步。通过以上四个步骤，可以保证体育科研类档案在各环节操作的规范和严密。

2 对体育科研类档案归档范围的确定

需要进行归档的体育科研类档案和在相关科研实践活动中形成的各种档案材料，必须具有一定的理论研究价值和实际应用价值，能够转换成一定的“体育生产力”，对教练员和运动员当前或长期的训练、比赛及恢复具有参考价值和指导作用。

将要进行归档的体育科研档案材料，必须真实地反映体育科研的管理和体育科研项目等有关活动的全过程，并保证材料的完整性、准确性和系统性。同时，将要进行归档的体育科研档案材料，必须遵循有关体育项目特有的科学规律，保持其内在的有机联系，并尽可能兼顾不同项目、不同技术特点的需要。

体育科研类档案归档的主要内容包括科研工作的综合管理和研究课题：包括科研准备、研究实验、总结鉴定、申报奖励、推广应用等方面。体育科研类档案归档的重点主要是针对本系统和本单位具体承担的科研项目(课题)在各个阶段所形成的不同载体或形式的档案材料，特别是在研究、实验阶段形成的、作为科研依据的原始材料。

特别需要指出的是，即便是取得了失败的结果或因故中断的重要项目的科研档案材料也应归档，并做好有关的记录和说明工作。

3 体育科研类档案的归档要求和立卷方法

体育科研管理工作的档案材料，也应按照党政机关的档案管理要求组卷装订。

进行归档的体育科研类档案材料必须具备完整性、准确性和系统性。细节上要求字迹工整，格式规范统一，图样准确清晰，签字和校正手续完备，使用蓝黑色或碳素墨水，不应使用纯蓝墨水、圆珠笔等不利长期保存的书写工具。

整理组卷的几个重点：(1)组卷要遵循科技档案材料形成的客观规律，保持其有机联系和便于利用查考的原则；(2)将最能反映体育科研项目概况的档案材料，如开题文件、论文学术专著、成果鉴定与申请、评价评优、科研投资与经费核算等材料整理组成为综合卷，排放在体育项目研究全部案卷的首位，其余科研档案材料按研究进程分阶段依次系统地整理组卷；(3)档案材料进行系统整理后，应视其材料篇幅，可根据内容和结构的需要分成若干分卷，每个案卷应控制在一定的篇幅内，一般以不超过二百页为宜；(4)对于内容结构较为紧凑的科研档案材料则应按以下要求排列：正件在前，附件在后；原件在前，复件在后。

归档整理时应注意清除案卷内的纸屑、订书钉等异物，对破损的科研档案材料进行修补。

案卷内科研档案材料无论单面或双面只要有书写文字，均应一面编写一个页号，页号位置在非装订线一侧的下角。不装订卷的全部科研档案材料，以件为单位，在每页档案材料的右上角盖上有单位名称、档号、件号戳记，并逐项填写。同时要认真填写卷内目录，备考表和案卷封面等。由科研项目组长或负责人填写归档说明书，放入每个研究项目第一卷的卷内目录之前。

除配套的音视频多媒体档案材料外，其余科研材料均应分别组卷专柜保管，且档号应与文字材料卷保持一致，并按有关规定的要求进行处理。

工作人员同时也要认真做好体育科研类档案的归档验收工作。

体育系统内的科研管理部门是科研类档案归档归口部门，科研管理部门及其工作人员负责各体育项目科研档案的归档，各运动项目队组应直接向科研管理部门归档。

严格控制各项目组对科研档案的归档时间。(1)研究项目的课题应在鉴定、验收和结束后两个月内被移交至本单位科研部门或负责人处，并由相关人员进行归档。科研部门在次年一月份前归档完毕；(2)暂不申报或中断、停止的研究项目和课题，在科研工作结束或中断、停止后两个月内归档；(3)体育系统或本单位的重大科研项目的鉴定、评审工作必须有本单位科研管理部门的专职科研类档案人员参加或出席。每个体育项目科研成果在召开鉴定会(评审会)、申报各层级次成果奖励之前，应通知专职科研档案人员，对需要归档的科研档案材料加以审查、验收，签署意见并经科研管理部门分管档案工作的领导审核后，方可进行鉴定、评审及上报成果的工作；(4)体育单位的科研管理部门专职档案员填写科研档案移交目录时，应填写一式两份，连同案卷向本单位综合档案门移交，然后经档案部门清点无误后，交接双方在移交目录上签字，并各执一份以便存查。

4 体育系统科研类档案的管理

体育系统单位的综合档案部门应负责对相关运动项目的科研档案进行接收、分类、编目、登记，编制检索工具并提供规范的使用指导。

对科研类档案进行补充与修改时，应遵循以下规范：

(1)体育系统单位的科研管理部门和科研课题组应随时收集在科技成果申报、获奖及推广应用等阶段形成的科研档案材料，经认真整理后向档案部门移交归档，并根据所获得成果的实际情况，及时对有关项目或课题档案的案卷保管期限进行检查和调整；

(2)需要对已归档的科研档案材料进行修改时，必须同时填写修改申请表，经科研部门领导和有关主管负责人及相应作者的批准和同意，并在案卷备考表内写明修改原因和时间备查。如未经批准，则应禁止修改已归档的任何科研档案材料；

(3)体育系统单位的综合档案部门应对补充归档的科研档案材料及时进行整理、编目。对于需归档材料不多的，可归入相关的案卷内，并填写卷内目录；如归档材料较多较繁琐的，可根据需要单独进行组卷、编目工作。

对保管期限和保密期限已满的体育科研档案须经档案鉴定小组鉴定并报负责领导批准后，方可作出处理。

项目或课题组在归档前应做好科研档案的鉴定工作，提出案卷的保管期限和密级划分的具体意见，将保管期限按照短期、长期、永久等进行划分，密级分为绝密、机密、秘密三种，并按本单位或有关的科学技术保密条例的规定办理。

5 体育科研类档案的开发利用

体育系统单位的综合档案部门应定期编辑各种形式的参考资料，如数据汇编、专题文摘、文件汇编、论文汇编等，积极为本系统和本单位的运动项目发展及各项工作服务。

充分利用办公自动化软件、数据库软件和程序，将体育科研档案进行数字化、信息化处理，利用科技手段保存、查询和使用科研成果，方便对科研成果的转化和利用。

对有一定经济价值的科研档案要积极推进其从单纯的科研档案向商品的市场化转化，将智力资源转变为能够创造经济价值的智力资本，促进体育产业的进一步发展。

[1] 全国人大常委会.中华人民共和国档案法[M].北京：中国法制出版社，2000，2.

[2] 国家科学技术委员会、国家档案局.科学技术研究档案管理暂行规定[Z]．国档发[1987]6号，1987，3.

[3] 吉林省体育局.吉林省体育局工作规范手册[Z]．2009，5.

[4] 吉林省体育局田径自行车运动管理中心.吉林省体育局田径自行车运动管理中心档案管理办法[Z]．2009，8.

GeneralDiscussiononStandardizingtheManagementofResearchArchivesinSportsSystem

Hao Xiangmu

(The Track & Field and Cycling Administration Center of Jilin Sports Bureau,Changchun,130022，Jilin,China)

This article puts forward specific suggestions to the management of research archives in the sports system,lists standard mode for practices,and expresses the ways of using the research archives of sports.

sports research;management of archives;standard

2010-03-05；

2010-05-20

郝香木(1979-)，女，吉林四平人，研究方向：体育科研档案管理。

G811.6

A

1672-1365(2010)04-0134-02