消毒供应中心的无菌物品全程跟踪与追溯管理

王雪晖,钱蒨健

消毒供应中心(CSSD)是全院消毒灭菌物品的生产和供应部门,是控制院内感染的首要保障[1]。但是供应室无菌物品存放,存在诸多问题[2]。随着医学技术的不断发展与进步,信息管理应用于医院管理业,对无菌物品实施可追溯性的管理即通过标识和记录追查工作过程的历史状况,以便查找和追寻相关的原因和责任准确分析问题达到工作质量的持续改进[3]。2008年5月,我院成为国内首家成功应用无菌物品跟踪管理系统的医疗机构。该系统通过条形码的扫描与应用完成了消毒灭菌物品生产、使用的全程跟踪和追溯管理,填补国内空白。经过1年的运用,结合国内医院管理的实际情况,将该系统与当前CSSD管理模式有效融合,总结出一套符合实际的工作流程和管理模式。

1 系统介绍

我院于2008年初,自丹麦引进无菌物品跟踪管理系统(Total Documentation,T-DOC)。该系统采用先进的条形码技术、通过扫描操作将信息系统与消毒灭菌生产供应链管理有效结合。条形码技术会促进医院器材管理从传统的“静态管理”转变为灵活、高效的“动态管理”模式[4]。对物品生产、供应的全过程进行实时监控,对一切可采集的参数和信息即时记录分析,大大加强清洗、消毒、包装、灭菌、储存、发放及使用各环节的质量监控。

2 工作流程

复用物品在消毒供应中心的再处理必须严格遵循规范的流程:包装※灭菌※储存※发放※回收※清洗消毒※包装。每一件无菌物品被视为被生产使用的产品,它们都有自己固定的“身份证”即产品号(产品条形码)。每件产品自包装为起始步骤,扫描产品条形码便会生成一个单元号(单元条形码),自动打印条形码标签。标签标识清晰,规范易辨认,打印纸本身耐高温、高湿,不受灭菌操作的影响,避免以往手写字体高温后模糊[5]。单元条形码编码必须遵循唯一性[6],单元条形码可应对该产品在单次生产过程中各环节的信息,包括所有操作人员信息、有效期、灭菌信息、发放信息、回收信息及清洗消毒信息。直至产品被回收、清洗消毒。当进入下次生产循环,再包装时通过扫描原单元条形码生成新单元号(新单元条形码),新单元条形码将记录新一次的该产品生产信息,同时该产品的累计生产数为2。

2.1 首次包装 工作区域:包装区。该区扫描枪功能:生成新单元号,连接打印机直接打印条形码标签,见图1。流程:物品包装完成※工作人员扫描自己的员工条形码※扫描产品条形码※生成该产品的单元条形码※自动打印条形码标签※将标签贴于包外。标签上的可见信息包括:物品名称、产品号、单元号、包装者、包装时间、无菌有效期。同一张标签分割成3张可粘贴扫描的相同条形码,便于使用者存档、记录。

图1 条形码标签

2.2 灭菌

2.2.1 灭菌装载 工作区域:灭菌装载区。扫描枪功能:灭菌登记。流程:灭菌员扫描自己的员工条形码※扫描灭菌器条形码※扫描灭菌程序条形码※扫描物品的单元条形码※扫描创建新锅次的条形码,同时该灭菌器自动生成锅次号※送物品进灭菌器※开始灭菌,同时计算机将自动精确记录该锅次的灭菌参数变化。

2.2.2 灭菌合格批准/灭菌卸载 工作区域:灭菌卸载区。扫描枪功能:灭菌批准/否决。流程:灭菌结束※消毒员判断灭菌参数符合要求※灭菌员扫描自己的员工条形码※扫描灭菌锅次条形码※扫描灭菌合格的条形码※该锅次所包含的物品进入无菌物品存放室储存。

2.3 发放 工作区域:无菌物品存放区。扫描枪功能:发放。流程:工作人员扫描自己的员工条形码※扫描被发放科室条形码※扫描包外的条形码标签(计算机记录该物品被发放至该科室)※发放物品(计算机记录该物品被发放至该科室)。

2.4 回收 工作区域:去污区。扫描枪功能:回收/清洗登记。回收流程:工作人员核对物品无误※扫描自己的员工条形码※扫描清洗标牌条形码(集合回收物品条形码信息)※扫描物品条形码标签(该物品被回收至消毒供应中心,信息被收集在清洗标牌内)。清洗登记流程:工作人员扫描自己的员工条形码※扫描清洗消毒器条形码※扫描清洗消毒程序条形码※扫描清洗标牌条形码※扫描创建新锅次的条形码※物品进行清洗消毒。

2.5 再次包装 工作区域:包装区。该区扫描枪功能:生成新单元号,连接打印机直接打印条形码标签。流程:灭菌员扫描自己的员工条形码※扫描清洗标牌条形码(释放所有回收并收集在该清洗标牌内单元号)※对应生成产品的新单元号※自动打印新的条形码标签。

3 讨论

3.1 实时跟踪 T-DOC系统采用了自动识别技术,是计算机系统、可编辑逻辑控制的为矗立设备进行非键盘输入的一种数据输入技术。该技术提供了非常可靠的自动识别和物体追踪方法,从基本的关于任何事物的识别信息(如员工编号、产品序列号)到它们的详尽信息[7],在生产过程中,同步记录人、时、物、状态、各种清洗消毒、灭菌参数的变化等。与人工输入数据相比,该技术的应用使信息采集方便,有效地提高速度,减少差错率。

3.2 信息追溯 在整个生产过程中,由于加入了扫描操作,信息实时采集的实现较以往的操作流程增加了员工的工作量,但对生产质量的监控和追溯却提供了坚实、可靠的基础,是质的飞跃。

3.2.1 产品质量保障 清洗消毒灭菌的参数监测是产品质量的保障。目前多数医院的供应室采用的信息系统仅为简单的物资管理、人员管理及库存管理等[8]。在进行消毒灭菌时,无法准确、实时监测参数的动态变化,如清洗、灭菌时的温度、压力、时间等物理参数。T-DOC系统的应用,实时采集各种设备进行清洗、消毒、灭菌过程中参数的变化,并自动绘成曲线图。一旦需要了解器械的清洗消毒灭菌流程是否合格,只需后台输入单元号,即可查询该单元号所对应的所有信息,提供有效的法律依据。

3.2.2 责任追溯 在管理工作中发现,人员操作具有随意性,缺乏有利的手段对其进行约束[1]。该系统要求,所有扫描操作必须强制先行操作人员的条形码扫描,不但有效约束和监督各岗位工作人员的规范操作,并为管理人员认定人员责任带来依据。

3.2.3 不合格产品召回 通过粘贴和扫描条形码标签的方式,系统对物品所经历的过程进行跟踪,也随时能知晓物品的状态。通过系统记录即可了解清洗、消毒、灭菌的全过程,一旦发现消毒灭菌不合格,可以迅速查出同一批清洗、消毒、灭菌的其他物品的去向,并将其追回[6]。如果将物品信息和病人信息关联,可通过病人信息追查其使用的所有物品,或通过物品追查到在不同时期使用该物品的所有病人信息,杜绝不合格物品的使用,或加强监控和观察不合格物品使用者的病情变化,以便采取最有效的防治措施,为病人的安全提供监督和支持。

3.3 工作量统计 快速、准确地统计各类工作量,完成报表。由于所有的数据采集都“消化”在日常工作中,因此避免了以往繁琐的数据输入和计算。不仅可完成物品的生产统计数、设备的运行次数、设备的故障次数等,还可统计各科室的物品使用量、各员工的工作量及成本核算。

3.4 规范操作流程 信息资源管理意味着对计算机软硬件、各类系统和人员的良好而有序管理[9]。T-DOC系统的应用提升了信息资源管理的水准,避免了员工工作的随意性,提高员工的素质要求,对管理和专业能力都提出了更高的要求。专业化规范化的操作流程和科学监控保证了再生医疗物品的安全控制。为了使该系统更适合我院的实际工作流程,我们不断地学习、调整、运用,不断促进着日常工作流程及各项操作更专业、更规范。

[1] 马桂芳,牛河襄,程立志.供应室无菌物品储存间存在的问题及对策[J].家庭护士,2006,4(8C):53-54.

[2] 邓春春,陈丽萍.供应室无菌物品的质量监测[J].全科护理,2009,7(9A):2300-2321.

[3] 任伍爱.消毒供应中心质量管理体系的追溯系统[J].中国护理管理,2007,7(1):19.

[4] 彭丽然.条形码在医院物流管理系统中的使用心得及思考[J].中国医疗器械信息,2008:14(10):55.

[5] 黄浩,陈慧.条形码系统在中心供应室物品外标签中的应用[J].中华医院感染学杂志,2007,17(8):938.

[6] 刘洪,舒坚,陈英.条形码技术在医疗器械制造 ERP系统[J].计算机系统应用,2008,6:85-87.

[7] 刘俊华,窦延平.自动识别技术在质量追溯中的应用[J].计算机仿真,2005,22(2):226.

[8] 李晓芸,叶枫,杨艳.医院物品消毒灭菌质控跟踪系统的设计与实现[J].计算机系统应用,2007,12:77-79.

[9] 陈晓东.信息资源管理的内涵追溯及其发展前瞻综述[J].图书馆界,2004,6(2):4-6.